Diante do cenário atual, o mercado sofre transformações intensas e repentinas e, por essa razão, as organizações se preocupam cada vez mais com sua competitividade frente aos concorrentes.
O alinhamento entre a estratégia competitiva e as diretrizes organizacionais da empresa – missão, visão, valores – devem ser medidas e comparadas por meio de indicadores para possibilitar as tomadas de decisão.
Indicadores de desempenho são medidas quantitativas, que refletem os fatores de sucesso de uma organização. Eles podem ser diferentes em função do tamanho, segmento de negócio ou estrutura da organização, por exemplo:
- Um negócio pode ter como um dos seus indicadores-chave de desempenho a porcentagem do faturamento obtida de clientes que já haviam comprado algum produto ou serviço da organização.
- Uma escola pode ter como indicador de desempenho a porcentagem de alunos que se formam em função do número total de alunos.
- Um departamento de serviços ao cliente pode ter um dos seus indicadores de desempenho alinhado com algum indicador geral da organização, como chamadas de clientes atendidas no primeiro minuto.
- Uma organização que presta serviço social pode ter como indicador de desempenho o número de clientes assistidos durante o ano.
De qualquer maneira, os indicadores de desempenho selecionados devem refletir as metas da organização.
Os KPIs e o Planejamento Estratégico
O Planejamento Estratégico é a ponte que leva a organização do presente a um lugar no futuro. Ele define onde a empresa está e onde pode chegar, como uma bússola que guia os passos em busca de objetivos desejados, alinhando os objetivos em toda a organização.
Você sabia que 95% das pessoas que estão no nível operacional das empresas não compreende a visão de futuro de suas organizações? É comum observarmos empresas desalinhas, sem integração e sinergia entre as áreas.
Para o desenvolvimento de projetos de melhoria, por exemplo, o alinhamento dos níveis tático e operacional com os interesses da organização (nível estratégico) é crucial para que os resultados sejam alcançados. Dessa forma, os recursos e os esforços podem ser concentrados naquilo que realmente faz a diferença para o ciclo estratégico desenhado para o período.
Quando conseguirmos estabelecer a relação de uma melhoria com um indicador de nível tático ou operacional, que consequentemente irá se refletir em um indicador estratégico organizacional, será muito mais fácil o apoio para o desenvolvimento de projetos de melhoria.
A implementação dos KPIs nas empresas
Com as estratégias delineadas e o modelo de negócios concebido, é hora de definir os indicadores de desempenho (KPIs) responsáveis por mensurar se os objetivos traçados estão sendo realizados conforme o planejamento.
Como muitas organizações encontram dificuldades neste momento, separamos 5 etapas que podem ser seguidas:
1. Alinhamento com a estratégia
Nesta etapa, deve-se ter a construção de um mapa estratégico (Balanced Scorecard, por exemplo) que descreva a trajetória da empresa por meio de objetivos relacionados entre si e distribuídos em dimensões do negócio, por exemplo, financeira, clientes, processos internos, aprendizado e inovação.
2. Estabelecimento de metas
Com o mapa estratégico constituído, deve-se realizar a definição dos indicadores de desempenho (KPIs) que deverão monitorar se os objetivos e as metas estabelecidas serão alcançados. Importante ressaltar que os KPIs devem seguir a técnica SMART, ou seja:
- (S)pecific: específico (pode ser compreendido sem explicação);
- (M)easurable: mensurável (capacidade de medir a meta);
- (A)ttainable: atingível (realista, viável em termos de recursos e sob o controle pessoal);
- (R)elevant: relevante (expressa a condição final desejada diretamente relacionada com o plano estratégico), e
- (T)ime-bound: com prazo (prazo final claro para a conclusão da ação).
3. Escolha dos KPIs
A escolha dos indicadores chave de desempenho acompanham a evolução dos esforços em direção às metas estabelecidas. Devem ser filtrados os KPIs de cálculo mais simples e evitar a escolha excessiva de indicadores, uma vez que em demasia dificultam o seu acompanhamento e a sua melhoria. Todos os KPIs devem ter responsáveis de monitorá-los e garantir o resultado esperado.
4. Coleta de dados, acompanhamento e melhoria contínua
Nessa etapa é definido o processo da coleta de dados dos indicadores, que pode ser automatizado por meio de sistemas, por exemplo. A coleta de dados assertiva, o acompanhamento e monitoramento dos indicadores são fundamentais para real entendimento do negócio frente às metas e objetivos estabelecidos. Desse modo, há a garantia da correta execução dos processos, além de verificar a necessidade de ajustes nos indicadores ou nas metas, visando a melhoria contínua de todo o processo. Sempre que necessário, planos de ação devem ser gerados para todos os indicadores que estão fora da meta, contendo ação para melhoria, responsável e prazo.
5. Compartilhamento
É importante ter o alinhamento com toda a empresa. Os colaboradores que fazem parte da organização devem compreender o que está acontecendo, e saber quais são os objetivos, metas e estratégia global. Assim, os funcionários se tornam parte do time de modo a incentivá-los a crescer e se envolverem nos objetivos da empresa. Práticas de Gestão à Vista, por exemplo, são de grande valia para garantir esse envolvimento.
Com a definição de uma boa estratégia e uma forma de verificar se ela está sendo alcançada, será possível impulsionar o sucesso da sua empresa e melhorar a tomada de decisão quando percebe-se que algo não está conforme o previsto.
Agora que você já entendeu um pouco mais sobre esse tema, que tal entrar em contato com a Nortegubisian para saber como podemos ajudá-lo? Aproveite também para conferir os treinamentos que temos disponível na plataforma EAD!