Em geral, a variação nos processos é algo sempre indesejável para as empresas, pois com ela, vem a incerteza da produção sair conforme o esperado e que esteja em perfeita harmonia com as necessidades dos clientes.
No ambiente organizacional, os resultados demandam consistência, ou seja, o objetivo é produzir um produto ou entregar um serviço de forma previsível. E para isso, é importante considerar, entender e manter sob controle a variação dos processos.
É importante ressaltar que alguma alteração sempre existe, mas é preciso respeitar certos limites pois grandes variações podem representar defeitos, retrabalhos ou até mesmo, a falta de competitividade do seu negócio no mercado.
Se você quer entender um pouco mais sobre esse tema e saber como o Six Sigma pode ajudar a sua organização, continue lendo nosso artigo!
O que é a variação do ponto de vista do Six Sigma?
Imagine por exemplo uma situação em que você lança uma moeda para cima e a deixa cair sobre uma superfície. A chance de sair cara é de 50%, certo? Portanto, se você jogar uma moeda dez vezes, a sua expectativa é conseguir cinco caras e cinco coroas.
Agora, para colocar em prática, pegue uma moeda e jogue-a dez vezes. O que aconteceu? Você atendeu às suas expectativas? Depois dessa jogada, tente mais uma vez. O que aconteceu na segunda tentativa?
Com esse exercício é possível entender que o número de caras e coroas varia em cada partida. A sua experiência foi diferente da expectativa inicial e é nesse momento que a variação ocorreu.
De forma muito simples, variação é o desvio da expectativa. E é importante entender que a variação sempre acontece.
Quer outro exemplo? Cada vez que você dirige seu carro para o trabalho, o tempo do percurso nunca é exatamente o mesmo. E os produtos fabricados por uma empresa ou os serviços prestados por eles também variam. Isso inclui características como: dimensões, peso, tamanho, durabilidade e assim por diante.
Variação real x a média
A variação da ocorrência real x a média é uma comparação que você faz frequentemente no Seis Sigma. Se você medir a ocorrência de algo várias vezes, ele variará em torno de algum valor médio. Por isso, se você jogar várias vezes uma moeda, verá que a média tende a 50% de cara e 50% de coroa. Essa média é a tendência central do seu processo.
Sempre que você medir o valor de uma determinada ocorrência ou evento, isso varia em relação à média. A média por exemplo de pontos de um time de basquete pode ser 92 durante o campeonato, mas em um determinado dia o time atingiu 112 pontos. E isso ocorre graças à variação.
Causas comuns x causas especiais
Para que as ações sejam eficazes em um processo, é necessária uma boa compreensão de variabilidade que pode ser classificada em dois tipos de causas:
- Causas Comuns – aquelas que são inerentes ao processo no decorrer do tempo, que afetam a todos que trabalham nele e todos os resultados.
- Causas Especiais – aquelas que não são parte do processo o tempo todo ou que não afetam a todos, mas que surgem em função de circunstâncias específicas.
Por exemplo, o grau de atenção de 50 pessoas durante uma apresentação é afetado por causas comuns como: temperatura e iluminação da sala, estilo do expositor e assunto apresentado. Mas, existem algumas causas que afetam a atenção que é especial a cada indivíduo, como sono, problemas familiares e saúde. Se a falta de atenção se deve a causas comuns, então uma melhoria da atenção nas futuras apresentações do mesmo tipo exigirá novas atitudes do expositor, daqueles que preparam a sala ou das pessoas que iniciarem a apresentação. Se a falta de atenção for motivada por causas especiais, então a melhoria da atenção exigirá alguma atitude dos indivíduos da plateia.
A partir deste exemplo, alguém pode começar a visualizar a importância de saber se o processo é dominado por causas comuns ou especiais antes de indicar as responsabilidades pela melhoria. Este modelo é utilizado somente para ilustrar o conceito. Na prática, a distinção entre causas comuns e especiais pode ser feita através de técnicas como gráficos de tendência ou gráficos de controle.
Um processo que tenha apenas causas comuns afetando os resultados é denominado processo estável ou num estado de controle estatístico. Um processo estável é aquele no qual o sistema de causas para a variação se mantém essencialmente constante ao longo do tempo. Mas isto não significa que não haja alteração nos resultados do processo ou que ela seja pequena ou ainda que os resultados satisfaçam às exigências do cliente.
Já um processo no qual os resultados são afetados tanto por causas comuns quanto por causas especiais, ele é denominado como processo instável. Mas isso não significa necessariamente algo com grande alteração.
A variação é o grande inimigo da qualidade e é preciso trabalhar constantemente para reduzi-la. A diferenciação entre causa comum e causa especial é importante porque as estratégias de melhoria são diferentes para os diferentes tipos de variação.
Se uma causa especial foi encontrada, é necessário descobrir o que de diferente aconteceu e desenvolver uma ação específica para o processo (eliminar, desenvolver um plano de contingência, incorporar de forma definitiva ao processo, etc).
Se somente causas comuns estão presentes e se essa quantidade é grande, será necessário atuar nos fatores que estão presentes o tempo todo no processo, ou seja, é preciso fazer mudanças no sistema que gera os resultados.
Em atividades de melhoria de processos, é fundamental eliminar primeiro as causas especiais antes de atuar na redução de causas comuns.
Quando as causas especiais são identificadas e removidas, o processo torna-se estável. O desempenho torna-se previsível e essa é a grande virtude de conhecer e controlar a variação de um processo.
Agora que você já sabe mais sobre variação de processos e os seus efeitos, que tal marcar um bate papo com a Nortegubisian para conhecer e controlar as que existem em sua empresa?