Ao contrário do que muitos podem pensar, o Kaizen não é uma ferramenta, mas uma filosofia japonesa que foi desenvolvida, em meados da década de 50, objetivando a melhoria contínua dos processos. Para tal, seu conceito se pauta em dois ideogramas nipônicos: o “kai”, que significa mudança; e o “zen”, que remete a melhoria.
Dessa maneira, as empresas que trabalham com essa filosofia visam, justamente, a melhoria contínua — seja das atividades, das funções ou dos processos. Para tanto, a principal ação realizada é o chamado evento Kaizen, fenômeno que tem como objetivo eliminar a maior quantidade de desperdícios possível.
Quer entender melhor sobre ele? Continue a leitura!
Quais são as diferenças entre a melhoria contínua e a radical?
Antes de falarmos sobre como se dá o evento Kaizen, é importante ressaltar de que maneira as melhorias contínua e radical se diferenciam. Consolidado como uma importante filosofia de sustentação, o Kaizen é totalmente direcionado para melhoria contínua.
Dentro do Lean Manufacturing, ele é considerado um dos principais pilares — junto ao trabalho padronizado, o nivelamento da produção e os 5 sensos da qualidade. Dessa forma, o aperfeiçoamento propiciado por ele ocorre por meio de mudanças mais frequentes, menores e incrementais.
Normalmente, inclusive, esses avanços contam com um baixo investimento, envolvem todos da empresa e têm como principal foco a utilização dos recursos disponíveis para extrair os melhores resultados.
Em contrapartida, há o chamado Kaikaku que, também de origem japonesa, é uma vertente para a implementação de melhorias radicais. Assim, além de ser empregado de forma mais brusca do que o Kaizen, ele exige mais investimentos e, na maioria dos casos, envolve grandes mudanças no produto, no serviço ou na tecnologia.
As melhorias radicais costumam ocorrer quando, por exemplo, há a necessidade de alterações no projeto de produtos por conta de mudanças na legislação, de evoluções tecnológicas, de pressões de mercado etc. Por mais que sejam bastante diferentes, o Kaizen e o Kaikaku são estratégias complementares.
Como as empresas devem se preparar antes de receber o evento Kaizen?
Falando mais especificamente sobre o evento Kaizen, para que ocorra de forma efetiva nas empresas, é imprescindível que alguns pontos sejam assegurados. Veja, abaixo, quais são eles:
- Trabalho em equipe: se as pessoas da organização não cooperarem entre elas, as melhorias não ocorrem de forma efetiva;
- Planejamento: o estabelecimento e o cumprimento de prazos é fundamental para que o desenvolvimento não se perca;
- Multidisciplinaridade: com a união de representantes de diferentes áreas e perfis, o evento Kaizen pode contar com resultados muito mais consistentes, não causando efeitos secundários que poderiam ser negativos;
- Criatividade: esse aspecto é fundamental e deve ser motivado nos colaboradores. Com a sua valorização, eles podem contribuir de forma mais efetiva;
- Senso crítico: quando esse quesito é desenvolvido, os colaboradores podem fazer análises mais completas sobre o impacto das mudanças que estão sendo feitas e colaborar com suas perspectivas;
- Foco em resultados: por fim, para que o evento Kaizen obtenha sucesso, é fundamental que ele seja iniciado já com um propósito bem definido pela empresa.
Nesse contexto, uma consultoria especializada pode ser um importante braço de apoio — tanto para capacitar quanto para ajudar a fomentar a mudança de cultura dentro das empresas.
Qual é a estrutura empresarial necessária para receber o evento Kaizen?
Qualquer empresa que queira aculturar seus colaboradores para que eles façam melhoria contínua precisa contar com uma estrutura propícia para tal. Com isso, é necessário ter, antes de tudo, um coordenador do projeto.
Esse representante costuma ser quem detém um conhecimento mais avançado sobre melhoria contínua e é capaz, por conta disso, de coordenar as reuniões, mobilizar os diferentes times, definir as metas e prioridades e acompanhar os resultados.
Além desse profissional, é importante que também haja uma comissão gestora, que é formada por representantes chave de cada área da empresa. Essa equipe tem como responsabilidade apoiar e dar suporte para todos os eventos Kaizen realizados dentro da empresa, levando a iniciativa à frente.
De que forma se dá o evento Kaizen?
O evento Kaizen é um projeto de melhoria que costuma levar, em média, de cinco dias a até quatro semanas. Esse tempo muda de acordo com as variações de planejamento, do tamanho da área que vai ser atacada, do grau de complexidade do problema e dos recursos envolvidos.
De modo geral, um evento Kaizen pode ser dividido em quatro etapas:
1. Planejamento
Na primeira etapa, é feita a identificação da situação atual da empresa. Assim, pode-se entender o cenário, interpretar o que está acontecendo e contextualizar o que vem sendo feito. Com base nisso, podem ser traçados alguns objetivos mensuráveis.
De acordo com os desafios apresentados, define-se uma equipe para participar do evento. É importante que ela contenha colaboradores que são agentes de mudança e que contribuam, de forma efetiva, para a coleta de dados — informando como estão a produtividade, o tempo de ciclo, entre outras métricas.
Depois que tudo isso é feito, pode-se, finalmente, elaborar o planejamento das atividades. Em geral, a etapa de planejamento faz parte do chamado pré-Kaizen, que ocorre algumas semanas antes do evento.
2. O evento Kaizen
A segunda etapa, por sua vez, se dá na realização do próprio evento Kaizen. É nesta fase que as atividades começam a andar e os processos começam a ser documentados. Para tanto, podem ser feitos fluxogramas, diagramas, estudos de tempos e métodos, avaliações dos critérios de coordenação do local onde está sendo feito o trabalho, entre outras ações.
Com esse entendimento mais consolidado, os envolvidos começam a identificar os desperdícios —respeito de movimentações, esperas, retrabalhos, processos ineficientes, excesso de estoques, entre outros.
O importante, aqui, é que se busque ter uma visão, tanto do fluxo de materiais quanto do de informações. A partir do que é mapeado, pode-se aplicar a metodologia do Lean de maneira efetiva.
3. Plano de ação
Na terceira etapa, o foco é nas atividades que podem ser feitas durante o período do evento Kaizen e que, portanto, devem ser priorizadas. Nas ações realizadas durante o evento, pode-se reunir baixo custo, criatividade e, consequentemente, obter a máxima eliminação de desperdícios possível.
Dessa forma, o plano de ação é executado se baseando sempre nos seguintes pontos:
- menor esforço e necessidade de recursos;
- maior impacto para o cliente interno e externo;
- maior influência no resultado que é monitorado pelos objetivos definidos;
- maior facilidade de operacionalização.
Depois que essas mudanças são realizadas, é feita a verificação se os resultados foram alcançados e se mudanças adicionais podem ser feitas. Assim, pode-se fazer, inclusive, um novo evento Kaizen de validação e revisão do que já foi feito.
Esses questionamentos possibilitam que o novo padrão da empresa seja melhor consolidado e efetivamente estabelecido. Podem ser implantados métodos de acompanhamento do que foi mudado e treinamento dos colaboradores.
Para tal, ocorre a parte de documentação, ação que envolve todo o reporte das implementações realizadas, a sugestão das próximas atividades a serem feitas (que não conseguiram ser realizadas durante o evento Kaizen) e a definição de um plano de ação para as atividades que ainda precisam ser finalizadas
Esse plano de ação chama-se Jornal Kaizen. Ele visa terminar o que foi aberto e fazer as ações complementares, — além de divulgar o evento para toda a empresa, fomentando a ideia da melhoria contínua para todas as outras áreas.
4. Jornal Kaizen
De acordo com o que foi tratado acima, a última etapa diz respeito à condução e ao acompanhamento das ações definidas no Jornal Kaizen. Isso é feito com base no plano de ação criado, que dita, inclusive, a duração com a qual o acompanhamento deve ser feito.
Para efetivação desta etapa, são feitas reuniões semanais de cadência para que a progressão das ações e dos resultados seja melhor acompanhada. É ela que fecha o ciclo e garante que o evento Kaizen foi, de fato, significativo.
Afinal, vale a pena realizar um evento Kaizen?
O evento Kaizen mostra-se extremamente efetivo para as organizações que lançam mão dele. Confira, abaixo, alguns dos principais benefícios que ele propicia:
- 40 a 60% de redução do lead time;
- 10 a 30% de aumento de produtividade;
- 10 a 20% de redução de retrabalho;
- aumento da satisfação dos clientes internos e externos.
Este artigo foi útil para que você entendesse melhor sobre o evento Kaizen? Entre em contato com a Nortegubisian e saiba como podemos ajudá-lo a efetivar a melhoria contínua em sua empresa!
Publicado em 10 de julho de 2018.