Atualmente, o que tenho visto é a busca por parte das empresas em tornar os seus processos de gestão cada vez menos burocráticos. Esta motivação tem ocorrido muito em função da complexidade do atual mundo dos negócios que passou a ser extremamente volátil. Com a concorrência em nível global, economia incerta e clientes cada vez mais exigentes, dispor de processos ágeis e dinâmicos para a tomada de decisão e ajuste de percurso passou a ser uma vantagem competitiva e, em alguns casos, até mesmo uma questão de sobrevivência.
Os modelos de gestão participativa (descentralização) têm ganhado força neste contexto, através do desenvolvimento de mecanismos de gestão em que as equipes possuem mais autonomia para as tomadas de decisão, atribuindo mais velocidade ao processo decisório. Este movimento também pode ser observado na busca pelas empresas na formação de líderes e não apenas de gerentes. A tendência é que os ocupantes de cargos superiores sejam ouvidos e seguidos pela confiança que transparecem às suas equipes, conhecimento técnico, capacidade de resolução de problemas (inclusive conflitos pessoais) e criação de um ambiente saudável e que estimule o desenvolvimento e a criatividade dos funcionários.
Atuando no ramo de consultoria, tive a oportunidade de visualizar diferentes níveis de burocracia nas diversas empresas em que atuei e posso destacar 3 exemplos distintos. O primeiro refere-se a um modelo de gestão com uma estrutura totalmente descentralizada, em que as equipes possuíam autonomia para as tomadas de decisão. O modelo era extremamente eficiente e proporcionava grande dinamismo e velocidade para a empresa. Uma característica desta empresa e que vale destacar é que a equipe de trabalho era constituída por funcionários altamente especializados.
O segundo modelo refere-se a uma empresa extremamente burocrática e com processos muito “engessados”. O processo de tomada de decisão era demasiadamente longo, fazendo com que houvesse perda significativa de eficiência. Especificamente nesta empresa, a Nortegubisian foi contratada para identificar a causa que a estava levando a obter resultados negativos.
Após um diagnóstico financeiro e dos processos produtivos e administrativos, constatamos que a empresa começara a operar com prejuízo logo após a implantação da certificação ISO. Este novo modelo de trabalho, exigiu uma série de adequações por parte da empresa e um aumento abrupto dos controles internos. Todo este movimento demandou a criação de novos postos de trabalho e a revisão de uma série de processos.
Este conjunto de fatores fez com que a empresa aumentasse substancialmente os seus custos fixos e perdesse a sua flexibilidade e agilidade em relação aos seus concorrentes, inclusive na elaboração e envio de orçamentos (constatou-se que devido ao novo processo, os orçamentos – projetos extremamente técnicos – começaram a ser submetidos a uma série de revisões e, em muitos casos, a equipe não conseguia atender o time dos clientes, levando a perda prematura do negócio).
Além disso, observou-se que após a implantação da ISO não houve um aumento significativo de faturamento e/ ou das margens de lucratividade da empresa, evidenciando que este não era um fator decisório na escolha dos clientes e/ ou que a equipe de vendas/ marketing não soube explorar adequadamente este diferencial.
O último modelo refere-se a uma empresa com processos burocráticos, mas que se encontrava em processo de descentralização, todavia, estava direcionando o foco de maneira errônea, ou seja, partes do processo que deveriam ser mais flexíveis, estavam engessados e, parte dos processos que deveriam ser formais e mais regrados, estavam soltos e não eram adequadamente geridos pela empresa. Esta confusão no modelo de gestão fez com que a empresa, por um lado negligenciasse fatores críticos do seu negócio e, por outro, centralizasse ao extremo decisões que precisariam ser tomadas de forma extremamente rápida para acompanhar o mercado.
Estes fatores quase levaram a empresa a falência, entretanto, após uma reformulação geral do seu modelo de gestão, que implicou na quebra de vários paradigmas e enfrentou uma forte resistência, a empresa pôde alcançar novamente o seu equilíbrio e voltar a ser competitiva.
Diante do exposto, concluo que a migração das empresas para um modelo de gestão menos burocrática e menos centralizada será crucial para a manutenção da sua competitividade, considerando os fatores mercadológicos atuais que demandam um maior nível de agilidade e flexibilidade. Este processo é fundamental também para que haja um maior comprometimento da equipe com os resultados corporativos, ou seja, a motivação dos funcionários está muito ligada ao conhecimento pleno do seu papel para o sucesso da empresa e em como eles podem influenciar os resultados corporativos.
Concordo também que dificilmente as empresas conseguirão atingir o nível máximo da administração participativa (descentralização total), entretanto, não acredito que este nível seja saudável para qualquer tipo de empresa, pois do meu ponto de vista, a chave do sucesso está na dosagem do nível de burocracia ideal para cada processo e para cada tipo de organização.
Acredito que normas sempre devem existir, entretanto, não podem interferir na criação de um ambiente que estimule a criatividade e a ação autônoma dos funcionários dentro de parâmetros pré-estabelecidos. Sou totalmente a favor da implantação das normas ISO, desde que analisada previamente a viabilidade para a organização (faturamento, custo, Break Even Point, margem de lucro, diferencial competitivo) e que haja um planejamento prévio para que as normas possam ser implantadas da maneira correta, trazendo assim, benefícios, sem prejuízo a eficiência global do negócio.
Por fim, julgo que cabem algumas últimas ressalvas, do meu ponto de vista, este processo de descentralização e migração para um modelo de autogestão deve ser muito bem planejado, pois não se trata de algo simplista. O modelo deve ser implantado de forma gradual para evitar choques internos e, o papel do departamento de Recursos Humanos será crucial neste processo, uma vez que, o novo modelo implicará em uma mudança da cultura organizacional, revisão dos papeis e responsabilidades, capacitação e desenvolvimento das equipes.
No final, tudo está de certa forma ligado a concepção adequada dos processos. Identificar os processos críticos de uma organização e dosar adequadamente o nível de controle é um fator chave de sucesso para qualquer tipo de negócio.
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