Via de regra ouvimos falar em reuniões relacionadas a programa de melhoria contínua sobre a dificuldade de mostrar os ganhos, ou melhor, o retorno do investimento (ROI) referentes aos planos de ação executados pelos times de trabalho.
E com isso, tentamos entender porque isso acontece. Será que quantificar os ganhos de um projeto é tão difícil assim? Isso tem a ver com a baixa educação financeira dos brasileiros que reflete no ambiente de trabalho? Será que falta o envolvimento do pessoal de finanças nos projetos de melhoria para ajudar os times a fazer as corretas apurações relacionadas aos ganhos resultantes de suas ações de melhoria?
O fato é, em um ambiente cada vez mais competitivo, devemos ter em mente que calcular o retorno do investimento de uma determinada ação de melhoria é condição essencial para verificar se atingimos o sucesso desejado e para entender o verdadeiro benefício gerado pelos programas de melhoria em nossa empresa.
Obviamente, não defendemos aqui que a ótica financeira é a mais importante, mas, sem dúvida nenhuma, ela deve ser considerada juntamente com a avaliação dos impactos sobre as características de performance dos processos e produtos, dos clientes, da segurança e do bem estar dos colaboradores, por exemplo.
Por que calcular o ROI de uma ação de melhoria contínua?
Todo programa de melhoria contínua começa com um sentimento enorme de fazer algo diferente e colocar em prática as filosofias, conceitos, métodos e ferramentas que levaram empresas como a Toyota para patamares inquestionáveis de sucesso.
No início as pessoas, motivadas pelo desejo de fazer algo diferente, se engajam para pensar em novas formas criativas de executar os processos e melhorar os produtos ou serviços, motivadas pelo sonho de obter ganhos jamais vistos em suas organizações.
Pouco a pouco, essa motivação encontra um de seus primeiros desafios. Qual deve ser a ação priorizada dentre todas as oportunidades de melhoria evidenciadas pelo time de trabalho? Quais delas trarão os melhores resultados para a organização? Quais os impactos positivos nos indicadores de performance do processo, do produto, do cliente, das pessoas? Qual o retorno financeiro esperado?
Toda ação de melhoria deve responder a esses questionamentos antes mesmo de sair do papel. Somente assim, é que os times de melhoria terão o suporte necessário da alta gestão para desenvolverem as ações pretendidas.
Calcular os ganhos previstos com uma ação de melhoria e checar se esses números foram conquistados ou superados após o encerramento do projeto são elementos essenciais para gerar e manter a força motriz dos programas de melhoria nas empresas, garantindo sua perenidade e engajamento de todos.
Como rastrear o ROI?
A primeira etapa é estabelecer uma linha de base. Leve em consideração os principais indicadores de desempenho do processo que você está ajudando a melhorar. Meça os tempos de cada operação ou atividade, as taxas de refugo, a quantidade de erro ou retrabalho e os custos de cada etapa, por exemplo.
É a partir daí que você vai poder definir com mais facilidade onde buscar as melhorias.
A fórmula mais básica para calcular o ROI é somar os benefícios esperados, subtrair quaisquer custos ou taxas iniciais e, em seguida, dividir esse número pelos seus custos totais. A porcentagem final é seu ROI total.
Os custos diretos, que retornam diretamente aos resultados financeiros da organização, são certamente os mais fáceis de medir. Mas existem outras metas de economia. Por exemplo, uma sugestão de melhoria contínua pode encurtar o tempo necessário para realizar uma tarefa específica da linha de frente. Reduzir a quantidade de tempo que um funcionário gasta em uma tarefa específica, pode liberá-lo para realizar mais atividades na organização. O cálculo da quantidade de tempo economizado pelo salário por hora do funcionário fornece uma noção das implicações do ROI. Como alternativa, a melhoria pode ajudá-lo a evitar a contratação de novos funcionários contribuindo para o que chamamos de cost avoindance (ou custo evitado). Em seguida, você pode avaliar seu ROI com base na economia de salário.
Não esqueça dos benefícios qualitativos
Além de mensurar os ganhos quantitativos e calcular o retorno do investimento de cada um deles, você não pode deixar de destacar os benefícios qualitativos das ações de melhoria. Documente todas as ações que impactaram positivamente na segurança dos colaboradores, no moral e bem estar e na melhoria da experiência do cliente, por exemplo.
Essas melhorias cumulativas impactam a cultura da sua empresa. Eles podem melhorar a retenção de funcionários, fortalecer a preferência do cliente e ter um grande impacto no sucesso geral do seu produto ou serviço.
Se quiser ir além, benefícios não quantificáveis geralmente podem ser quantificados com um pouco de criatividade. Pense no seguinte exemplo: a melhoria do bem estar dos colaboradores pode ser mensurada por uma pesquisa de satisfação. Por sua vez, o resultado dessa pesquisa pode ser comparado com o indicador de turnover da empresa. A melhoria no indicador de turnover pode ser explorada na redução de custos com os processos de demissão e contratação de novos colaboradores, além do impacto positivo na estabilidade dos processos que levam a melhoria da performance produtiva.
Pense sempre em simplificar seu programa de melhoria
Obviamente, a simplificação do próprio processo de melhoria contínua pode contribuir para um maior ROI.
Quando os times podem compartilhar, testar e implementar ideias de melhoria de forma mais rápida e fácil, o próprio processo de melhoria contribui para a captação de mais resultados em menos tempo. Ao simplificar a melhoria contínua, as organizações podem descobrir que podem colher benefícios maiores.
A Nortegubisian Consultoria e Treinamento pode ajudar na sua jornada de melhoria contínua e excelência organizacional e ainda ensinar como transformar seus ganhos em uma perspectiva financeira para entender o ROI de suas ações.
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