Diante das demandas crescentes do mercado, a capacidade de identificar e resolver problemas de forma eficaz é um diferencial crucial para organizações que buscam excelência operacional e melhoria contínua.
Entre as diversas ferramentas disponíveis para análise de causas raiz, a técnica dos 5 porquês destaca-se por sua simplicidade e eficiência.
Desenvolvida e amplamente adotada pela Toyota, essa metodologia vai além dos sintomas superficiais, permitindo que as empresas descubram as causas mais profundas e enraizadas dos problemas, promovendo soluções duradouras e impactantes.
Através da repetição sistemática da pergunta “por quê?”, as organizações conseguem não apenas resolver problemas imediatos, mas também implementar melhorias estruturais que reforçam sua competitividade no mercado.
Neste artigo, exploramos a técnica dos 5 porquês e mostramos como essa ferramenta pode ajudar na melhoria contínua de seus processos!
Onde surgiu e o que são os 5 porquês?
A técnica dos 5 porquês foi desenvolvida por Sakichi Toyoda, fundador da Toyota Industries, na década de 1930.
Utilizada amplamente no sistema de produção da Toyota e em diversas metodologias de melhoria contínua, como o Lean e o Six Sigma, essa abordagem visa identificar a causa principal de um problema ao fazer a pergunta “por quê?” repetidamente (geralmente até cinco vezes).
Essa técnica permite uma compreensão mais profunda das causas subjacentes dos problemas, promovendo soluções mais eficazes e duradouras.
Os princípios básicos e os benefícios dos 5 porquês
A essência dos 5 porquês é a simplicidade. Os princípios básicos incluem:
- Foco na causa raiz: a repetição da pergunta “por quê?” ajuda a evitar soluções superficiais, promovendo a identificação de fato das causas raiz.
- Simplicidade: a técnica não requer ferramentas complexas, sendo acessível a todos os níveis da organização.
- Engajamento da equipe: envolve as pessoas que estão diretamente ligadas ao processo ou problema em questão, melhorando a precisão das respostas e aumentando o comprometimento com a solução.
- Promove a melhoria contínua: ao identificar e eliminar as causas raiz dos problemas, a técnica dos 5 porquês contribui para a melhoria contínua dos processos e operações, aumentando a eficiência e a qualidade.
Os 5 porquês na prática
O primeiro passo é definir claramente o problema. A descrição deve ser específica e baseada em fatos observáveis. Por exemplo, “a impressora do escritório está sem papel”.
A partir do problema identificado, faça a primeira pergunta “por quê?”. Seguindo o mesmo exemplo acima, a resposta seria: “porque o estoque de papel acabou”.
Depois disso, continue repetindo a pergunta “por quê” para cada resposta obtida até alcançar a causa raiz do problema. Isso pode levar mais ou menos cinco porquês, dependendo da complexidade do problema.
Seguindo o exemplo da impressora, a análise completa seria da seguinte forma:
Problema – A impressora do escritório está sem papel.
1º. Por quê? Porque o estoque de papel acabou.
2º Por quê? Porque ninguém reabasteceu o estoque.
3º Por quê? Porque ninguém percebeu que o estoque estava baixo.
4º Por quê? Porque não há um sistema de monitoramento do nível de estoque.
5º Por quê? Porque a responsabilidade de monitoramento não está atribuída a ninguém.
Com a técnica aplicada, é possível observar que a causa raiz é a falta de um sistema de monitoramento do nível de estoque e a ausência de um responsável designado para essa tarefa.
A solução para este problema seria implementar um sistema de controle de estoque e designar uma pessoa ou equipe responsável por monitorar e reabastecer o papel na impressora.
Dando continuidade em um caso mais complexo de problema, temos agora um cenário onde a empresa apresenta uma alta taxa de turnover, ou seja, uma grande rotatividade de funcionários. Confira abaixo como seria essa análise:
Problema – Alta rotatividade de funcionários.
1º. Por quê? Porque muitos funcionários estão insatisfeitos com o ambiente de trabalho.
2º Por quê? Porque se sentem sobrecarregados e não veem oportunidade de crescimento.
3ª Por quê? Porque a carga de trabalho é mal distribuída e não há um plano claro de carreira.
4º Por quê? Porque a gestão de recursos humanos é ineficiente e não há políticas de desenvolvimento profissional bem definidas.
5º Por quê? Porque a empresa não investiu adequadamente em treinamentos e ferramentas para a equipe de RH.
Neste caso, a causa raiz é a ineficiência na gestão de recursos humanos e a falta de políticas de desenvolvimento profissional.
Como soluções para este problema, podemos propor algumas melhorias como a reestruturação da gestão de RH, o desenvolvimento de um plano de carreira claro para todos os funcionários com avaliações regulares de desempenho, distribuir a carga de trabalho de forma equitativa, investir em treinamentos e desenvolvimento da equipe e melhorar o ambiente de trabalho com iniciativas e programas de saúde, bem-estar e reconhecimento e recompensa.
Diante disso, é importante salientar que, à medida que trabalhamos com problemas mais complexos, as opções para solução dos problemas tendem a aumentar, porque cada vez mais existem interações com outros componentes do processo.
E agora que você já viu na prática como implementar os 5 porquês, veja abaixo algumas limitações e cuidados que você deve ter!
Limitações e cuidados com os 5 porquês
Embora a técnica dos 5 porquês seja poderosa, há algumas limitações e cuidados a serem observados:
- Superficialidade: sem uma análise cuidadosa, as respostas podem ser superficiais. É essencial ter uma compreensão adequada do contexto e dos detalhes. Uma das formas de contornar essa limitação da ferramenta é a utilização de equipes multidisciplinares durante a execução, aumentando a probabilidade de pessoas que pensam de forma diferente, validarem os pontos observados.
- Complexidade: problemas complexos podem ter múltiplas causas raízes. Essa técnica pode ser complementada por outras ferramentas de análise e você pode inclusive fazer a construção de planos de ação A3 para te ajudar nesse processo.
- Viés e suposições: as respostas podem ser influenciadas por preconceitos ou suposições dos envolvidos. Novamente, é importante envolver uma equipe diversa e multidisciplinar para revisar criticamente as opções e ajudar a mitigar os riscos.
Com estes cuidados, fica claro que adotar a técnica dos 5 porquês é um passo estratégico para qualquer organização que busca aprimorar suas operações e alcançar a excelência. Ao permitir uma análise profunda e sistemática dos problemas, essa abordagem não só resolve questões imediatas, mas também fortalece a capacidade da organização de enfrentar desafios futuros.
A simplicidade e a eficácia dos 5 porquês fazem dessa técnica uma aliada indispensável na jornada rumo à melhoria contínua e ao sucesso empresarial. E se você quer o apoio de uma consultoria especializada para te ajudar nesta jornada, entre em contato conosco!
