O 5s é uma ferramenta Lean que auxilia na organização do local de trabalho. A lista a seguir contém 5 termos em japonês que dão origem ao 5S e suas traduções para o português.
SEIRI – Senso de Utilização: este pilar é responsável pela aplicação dos recursos de maneira consciente ao identificar, classificar, remanejar e usar corretamente equipamentos, ferramentas, informações e dados.
SEITON – Senso de Ordenação: este pilar é responsável pela organização dos objetos de maneira inteligente ao permitir a sua localização com rapidez, qualidade e segurança, facilitando ainda a livre circulação de pessoas pelo local de trabalho.
SEISO – Senso de Limpeza: este pilar é responsável pela manutenção da aparência ao manter o ambiente de trabalho limpo, transformando-o em um lugar agradável para as pessoas como forma de influenciar a sua motivação e consequentemente proporcionar um nível mais elevado de produtividade, além de promover a conservação das máquinas, equipamentos e do próprio ambiente de trabalho.
SEIKETSU – Senso de Padronização: este pilar é responsável pela transformação do local de trabalho em um lugar seguro e agradável para as pessoas, melhorando a qualidade de vida. O cuidado com a apresentação pessoal é fundamental para a saúde do corpo e da mente. As boas práticas sempre devem ser padronizadas.
SHITSUKE – Autodisciplina: este pilar é responsável pela manutenção dos padrões técnicos, éticos e morais da organização onde trabalhamos e de nossa vida pessoal. Ter disciplina é colocar em prática tudo o que foi aprendido, ser criativo, fazer críticas construtivas e cumprir as normas estabelecidas.
Inicialmente, o 5S (assim como as outras ferramentas Lean) restringia a sua utilização a área de fabricação, entretanto, posteriormente, sua utilização adquiriu uma maior abrangência, sendo utilizada em processos administrativos.
Considere o seguinte exemplo de uma implementação de 5S que reduziu o tempo de geração de relatório de três horas para dez minutos.
S1 – Classificação de Dados: Uma equipe de finanças dispunha de um relatório com dados de 2010 até a data atual. A equipe, no entanto, só precisava dos dados relativos ao ano anterior para conduzir suas análises. A lógica usada para puxar as informações foi modificada, reduzindo o período de extração de dados. Esta alteração teve por consequência a drástica redução do tempo de geração dos relatórios.
S2 – Definição da ordem: A equipe precisava de dados em uma determinada ordem durante a análise. O relatório foi organizado e padronizado para que fosse gerado e impresso nesta mesma ordem, economizando tempo de análise.
S3 – Saneamento Todos os relatórios foram limpos. Células e colunas de dados que não eram necessárias foram removidas, acelerando assim o tempo de geração e análise do relatório.
S4 – Padronização: O relatório sempre era gerado durante o dia de trabalho, o que acaba por comprometer o tempo do colaborador e da máquina. Um processo padrão foi estabelecido para que todas as manhãs, antes do turno começar, uma pessoa executasse o processo de geração do relatório. Todas as ações em conjunto fizeram com que o processo que anteriormente era executado em três horas passasse a ser executado em apenas dez minutos.
S5 – Sustentação: Todas as atividades descritas nos 4S’s anteriores foram sustentadas nos últimos três meses e agora este processo já se encontra totalmente incorporado pela equipe de trabalho.
Nós temos outro artigo explicando mais afundo o 5S, não deixe de conferir.
Traduzido e adaptado de “I Six Sigma”