O uso de ferramentas de gestão é fundamental para facilitar a vida de quem precisa tomar decisões e garantir que as metas da empresa sejam cumpridas. Nesse sentido, uma das principais metodologias utilizadas é o modelo 5W2H. Ele é um excelente aliado na organização e acompanhamento de demandas, bem como na garantia da execução de algumas tarefas.
Se ainda não conhece esse modelo ou quer tirar algumas dúvidas sobre ele, este artigo foi feito para você! Acompanhe o texto até o final e boa leitura!
O que é o modelo 5W2H?
O modelo 5W2H é uma ferramenta de gestão que permite esclarecer os principais pontos sobre uma determinada questão por meio da resposta a 7 perguntas fundamentais. Inclusive, são as iniciais em inglês dessas perguntas que formam seu nome. Para facilitar o entendimento, vamos abordar cada uma delas, separadamente, nos tópicos a seguir.
What (o que)
A primeira pergunta é também a mais importante de todas: o que? Trata-se da identificação do problema que precisa de solução. Esse “o que” pode ser inúmeras coisas, tais como: aumentar as vendas do produto X, aumentar o faturamento total, reduzir custos operacionais, melhorar a produtividade dos funcionários.
Why (por que)
Em seguida temos o “por que”. Essa indagação visa entender o motivo do problema em questão. Ou seja, por que aumentar as vendas, por que aumentar o faturamento, por que reduzir os custos e por aí vai.
Where (onde)
O onde, pode estar relacionado a um local físico ou a um ponto específico de um processo. Sendo assim, aumentar as vendas pode ser de um produto ou de uma das filiais, bem como a redução de custos pode ser apenas no processo de produção ou na aquisição de matéria-prima.
When (quando)
Quando diz respeito ao prazo para a resolução definitiva da questão. Por exemplo, o aumento das vendas deve se dar em 6 meses, a redução de custos deve ocorrer mensalmente, a melhoria no desempenho da equipe deve apresentar resultados em 1 ano.
Who (quem)
O “quem” define o responsável pela entrega do resultado. Todo problema precisa ter um dono, alguém que tenha responsabilidade por ele, senão ele vai fugir do controle. Em geral, essa informação é preenchida com o nome do gestor do setor mais envolvido e em alguns casos mais específicos, de um funcionário.
How (como)
O “como” representa a forma como o problema será resolvido. É uma pergunta chave para o sucesso. É também daqui que deve sair um plano de ação mais detalhado com as atividades que deverão ser executadas por cada um dos envolvidos. Se, para a melhoria do desempenho dos funcionário ficou decidido que isso será feito por meio de um treinamento, a pessoa responsável deve tomar as devidas providências para executá-lo.
How much (quanto)
Por fim, o “quanto” é justamente a parte financeira da questão. No exemplo da melhoria da equipe, será os custos dos treinamentos. Já no caso do aumento das vendas ou da redução dos custos, será o valor ou percentual que se pretende alcançar.
Quais os benefícios dessa ferramenta?
Agora que entendemos um pouco mais sobre o funcionamento do modelo 5W2H, vamos conhecer os principais benefícios que os gestores percebem ao utilizá-la.
Organização das demandas
O dia a dia de um administrador é bastante cheio e são muitas demandas para atender. Diante disso, o uso de instrumentos como este permite que elas sejam organizadas, aumentando a capacidade de gestão. Quando aliadas a outras ferramentas, como uma matriz de priorização, economizam tempo e otimizam esforços de toda a equipe.
Acompanhamento e controle da resolução de problemas
O modelo 5W2H foi desenvolvido especificamente para auxiliar no controle de demandas. Nele, é possível acompanhar o quadro geral dos problemas enfrentados pela empresa e como andam suas resoluções. Além disso, com a identificação de cada responsável, fica mais fácil saber de quem cobrar os devidos posicionamentos.
Agilidade na tomada de decisão
Algumas questões precisam de soluções mais rápidas e que garantam máxima eficiência. O detalhamento proporcionado por esse modelo ajuda não só a entender melhor o problema, como a direcionar e acompanhar a sua resolução de forma mais prática e simplificada.
Quando e como ela deve ser usada?
O modelo 5W2H deve ser usado constantemente, afinal ele serve para qualquer tipo de problema e qualquer tamanho de empresa. Contudo, ele é ainda mais imprescindível quando uma ação maior ou mais impactante precisa ser implementada. Como nos exemplos que utilizamos no início deste artigo.
Sobre o processo de elaboração da planilha que norteará os trabalhos, temos um pequeno passo a passo que vamos detalhar adiante.
Discuta o problema com sua equipe
Antes de tomar qualquer decisão, ouça sua equipe. Agende uma reunião, exponha o problema e peça a ajuda deles para encontrar a melhor solução. Uma boa estratégia nesse momento é fazer um brainstorming. Essa etapa é muito importante para aumentar as possibilidades de resolução, gerando diferentes alternativas.
Elabore uma planilha
Depois de discutir o problema, é preciso documentar tudo para que as informações não se percam. Então, deve ser elaborada a planilha no modelo 5W2H, na qual sejam colocadas as perguntas nas colunas e os problemas sejam listados nas linhas. Com isso, além do registro, as informações ficam mais fáceis de serem visualizadas e administradas.
Faça reuniões periódicas de acompanhamento
Os problemas não serão resolvidos com a criação de uma planilha, mas sim com a execução das ações definidas nela. Por isso, é muito importante que seja feito um acompanhamento periódico junto à equipe. As reuniões podem ser semanais, quinzenais, mensais ou qualquer outra periodicidade, mas precisam acontecer para garantir o andamento das atividades.
Como vimos, o modelo 5W2H garante diversos benefícios para a empresa quando, além de aplicado, segue uma rotina de acompanhamento regular. Se, como gestor, você está diante de diversos problemas em sua organização, que tal tentar essa abordagem? Você vai ver como tudo pode ficar mais fácil e seus resultados podem ser alcançados.
Gostou do conteúdo? Se ele foi útil para você, que tal se aprofundar um pouco mais nesse universo da gestão corporativa? Então, confira em nosso blog qual é a importância do planejamento estratégico.