A definição de papéis e atividades a serem desenvolvidos nos processos e projetos de uma empresa é essencial para que haja um bom aproveitamento das potencialidades de cada colaborador, e uma boa forma de fazer essa delimitação é por meio da matriz RACI.
A busca pela simplificação dos processos internos é outra questão relevante nessa divisão de tarefas, pois requer uma boa comunicação entre todos os setores da corporação para que o planejamento seja efetivamente válido. Entretanto, a boa notícia é que a possibilidade de investir nesse tipo de estratégia já existe e o seu custo é mais baixo do que se pode imaginar.
Diante dessa reflexão, desenvolvemos este artigo com o objetivo de deixar claro o conceito de matriz RACI, ressaltando como aplicá-la em uma empresa e mostrando suas vantagens para o desenvolvimento dos processos internos. Boa leitura!
O que é a matriz RACI?
A matriz RACI é uma ferramenta que auxilia na gestão de tempo e de pessoas e na distribuição de tarefas no decurso de um projeto, com vistas a otimizar o uso das habilidades dos funcionários. Derivada do inglês, a sigla RACI é a junção de quatro palavras:
- Responsible: “responsável”, refere-se às pessoas incumbidas da execução do projeto;
- Accountable: “autoridade”, é a definição do dirigente encarregado de realizar as aprovações necessárias em cada etapa;
- Consulted: “consultado”, é aquele que deve ser ouvido antes de qualquer decisão final importante;
- Informed: “informado”, é a pessoa que deve ser notificada sempre que uma atividade se iniciar ou se findar.
Com isso, é feito um mapeamento que garante uma boa organização para que todos consigam acompanhar como cada etapa do projeto está se desenvolvendo. Um gestor mais perspicaz pode, ainda, utilizar essa disposição como forma de aprimorar a alocação de pessoas e recursos.
Como ela é feita?
A partir da observação para dividir as responsabilidades inerentes ao projeto ou processo, faz-se uma tabela na qual são distribuídos os nomes dos membros da equipe e as etapas do projeto ou processo. No cruzamento entre as linhas e as colunas, coloca-se a letra (R, A, C ou I) referente à atividade que aquele funcionário vai desempenhar em determinada fase do planejamento.
Nesse momento, é muito importante que nenhuma etapa ou colaborador sejam esquecidos, pois tudo deve se encaixar da melhor forma possível. Além disso, há algumas etapas que precisam ser subdividas devido à sua complexidade.
Uma regra básica da matriz RACI é que cada etapa deve ter, pelo menos, um responsável (R) e uma autoridade (A), mas nunca poderá haver mais de uma autoridade na mesma demanda para que não haja confrontos de decisões. Por outro lado, há tarefas que não necessitam de pessoas para serem consultadas (C) e nem informadas (I).
Quais são os objetivos dessa matriz?
A matriz RACI também é amplamente conhecida como “matriz de responsabilidade”, já que seu objetivo principal é definir claramente as funções e responsabilidades de cada um durante a execução de um projeto. Além disso, também podemos citar como suas metas:
- manter a fluidez na execução do projeto ou do processo;
- incentivar o trabalho em equipe;
- evitar a procrastinação e a atribuição de vários responsáveis pela mesma tarefa;
- organizar as tarefas de acordo com as habilidades pessoais;
- identificar e minimizar as falhas de um projeto ou processo;
- melhorar o fluxo e a qualidade dos processos internos.
Como ela pode ajudar a melhorar os processos da empresa?
Com a clara determinação de tarefas e posições, consequentemente vai haver mais equilíbrio na execução do processo, não é mesmo?
A partir do momento em que todos têm uma visão do panorama geral das alocações, é possível verificar como anda a performance dos colaboradores para realizar as rotatividades de funções necessárias.
Como isso ocorre na prática?
Alguns problemas muito comuns podem ser facilmente resolvidos com a utilização da matriz RACI. Vamos utilizar um exemplo de situação concreta para entender melhor essa questão: imagine que na empresa X há uma tarefa muito importante que deve ser realizada em um determinado prazo.
Todos sabem da existência dessa tarefa e, devido à sua importância, acreditam que alguém a acabará executando. No fim, ninguém realizou a tarefa por achar que outra pessoa o faria e todos ficam estressados com a situação, procurando culpados.
Nesse exemplo, fica bem evidente a relevância de uma divisão clara de tarefas, pois, apesar da importância e do prazo da atividade, ninguém a executou por não a ter tomado como sua própria responsabilidade.
Quais são as suas principais vantagens para as empresas?
A utilização dessa ferramenta tem algumas vantagens. Veja abaixo:
Elimina a confusão de papéis
Com a implantação dessa estratégia, a divisão transparente de tarefas mostra a cada um qual é, exatamente, a sua responsabilidade, o que elimina a confusão de papéis. Com isso, evita-se também que uma demanda fique com vários funcionários, enquanto outra fique sem nenhum.
Otimização do contato entre os colaboradores
Para que um projeto ou processo tenha um resultado satisfatório, é essencial que haja uma boa comunicação entre os membros da equipe responsável. A aplicação da matriz de responsabilidades estimula essa comunicação entre as funções a partir de um desmembramento de incumbências. Isso faz com que todos fiquem satisfeitos, pois ninguém será esquecido ou sobrecarregado.
Aumento do senso de responsabilidade
É muito comum que algumas atividades sejam deixadas de lado quando não se tem uma delimitação dos verdadeiros responsáveis por ela, certo? Isso é bastante prejudicial no dia a dia de uma empresa, pois, com o tempo, a negligência se transforma em procrastinação e afeta a produtividade geral da equipe.
Aplicando-se a matriz RACI, cada um tem consciência do seu papel, o que aumenta o senso de responsabilidade e praticamente suprime a possibilidade de que uma etapa do projeto ou processo seja menosprezada. Assim, todos saem ganhando.
Implantar uma matriz RACI não é a mais complexa das tarefas, exige apenas observação, comprometimento e organização para que se tenha o resultado pretendido. Então, utilize as informações que dispomos neste artigo que você já vai ter uma base para implementar essa estratégia na execução dos próximos projetos da sua empresa.
Agora que você aprendeu sobre a matriz RACI pode complementar os seus conhecimentos sobre gestão de pessoas aprendendo o que é o Modelo de Excelência Organizacional e qual a sua importância! Também nos acompanhe no Facebook, LinkedIn, Instagram e Youtube!
