O Lean Office é definido como a aplicação dos princípios do pensamento enxuto ao ambiente de escritório. Em outras palavras, visa a otimização dos processos administrativos, aumentando a produtividade e reduzindo custos.
Originalmente, a metodologia Lean era aplicada exclusivamente a ambientes fabris e de produção, entretanto, com o ganho operacional que essa metodologia apresentou nas diferentes indústrias, principalmente no sistema Toyota de produção, as empresas começaram a aplicar essa filosofia em outros ambientes, como é o caso dos escritórios.
Agora que você já sabe a origem do Lean Office, vamos conhecer mais a fundo a sua importância nos ambientes administrativos.
A importância do Lean Office
O Lean Office é uma metodologia que permite enxergar o fluxo de informações e a partir daí identificar os gargalos e desperdícios em um sistema administrativo, trazendo soluções para reduzi-los ou exterminá-los.
Com essas soluções, a empresa consegue entregar com mais qualidade, em um menor tempo e custo e consequentemente aumenta a satisfação de seus clientes.
E para garantir essa satisfação, é necessário identificar os principais desperdícios do Lean Office em sua organização. Confira abaixo!
Quais são os 8 principais desperdícios do Lean Office?
- Superprodução: tratar informações antes, mais rápido ou em maior quantidade que o requerido pelo processo seguinte.
- Espera: informação aguardando alguém processar.
- Transporte: transferências entre diferentes bases de dados.
- Movimento: deslocamentos de pessoas entre áreas da empresa, ou seja, processamento excessivo, redigitação, sistemas duplicados, conciliações e geração de informação sem utilidade.
- Estoque: informação “parada”, sem ninguém atuar.
- Defeitos: correções, retrabalhos e atrasos.
- Comportamentos: barreiras à comunicação e falta de colaboração.
- Descontinuidade: mudanças de rumo, perdas na passagem de informações entre pessoas, departamentos e desalinhamento de objetivos.
Levando em consideração todos esses desperdícios listados, usualmente encontramos diversas oportunidades de melhorias, que se forem implementadas da maneira correta, podem trazer diversos ganhos a uma organização.
É importante lembrar que as perdas administrativas estão, em muitos casos, ligadas à qualidade e precisão das informações. E como consequência, outros processos podem ser impactados com esperas, interrupções ou retrabalhos.
Para evitar estes problemas, detalhamos passo a passo para implementar o Lean Office!
Como implementar o Lean Office?
Mapeie o fluxo de valor no seu escritório
Para isso é necessário realizar um mapeamento do fluxo de valor (VSM), identificando, dentro do processo proposto, quais são as atividades que realmente estão alinhadas com os objetivos estratégicos definidos e o que é desnecessário. A partir deste mapeamento, é possível identificar o que realmente agrega valor para o produto ou serviço.
Identifique os desperdícios
Nesta etapa é necessário focar os esforços em eliminar ou reduzir as atividades que não agregam valor para o produto e serviço. Para esses processos, são levantadas oportunidades de melhoria pontuais que visam solucionar determinados problemas isoladamente. Por meio de matrizes de priorização, como é o caso da matriz BASICO, é possível selecionar qual ação trará maiores benefícios com um menor esforço e custo.
Elabore os planos de ação
Depois de definir as oportunidades de melhoria, são criados planos de ação com o objetivo de implementar e controlar as mudanças.
Desenhe um VSM to be
Depois de elaborar os planos de ação, é feito o esboço do VSM futuro, definindo qual o novo processo que deverá ser seguido quando os planos de ação forem concluídos e monitorados.
Mantenha um ciclo de melhoria contínua
Acima de tudo, o Lean Office incentiva a busca pela melhoria contínua dos processos. Assim, como uma forma de atingir a excelência organizacional, é necessário sempre avaliar o desempenho atual e identificar os desperdícios, podendo corrigi-los em um novo ciclo de melhoria.
Veja os principais benefícios do Lean Office
Com uma implementação adequada do Lean Office, uma organização pode alcançar grandes benefícios que podem transformar a cultura da empresa, como por exemplo:
- Diminuição do tempo de processamento.
- Redução do trabalho em processo (pilhas de papel nas mesas).
- Padronização dos processos.
- Redução de estoques e filas.
- Redução no transporte de unidades de trabalho.
- Organização do ambiente de trabalho.
- Redução de etapas do processo.
- Maior envolvimento e engajamento dos colaboradores.
- Programação nivelada/balanceamento das atividades.
- Maior controle da informação produzida.
- Melhor sistemática de identificação de problemas.
- Maior flexibilidade para responder às alterações na demanda.
Como já dissemos anteriormente, a implementação do Lean Office nas empresas pode trazer diversos benefícios relacionados ao aumento da produtividade e redução de custos.
E se você quer contar com o apoio de uma consultoria especializada neste assunto para implementar o Lean Office em sua organização, entre em contato com a gente e conheça nossos cases de sucesso! Também continue nos acompanhando nas mídias sociais (Facebook, LinkedIn e Instagram).