A metodologia Hoshin Kanri é uma importante ferramenta de planejamento visual indispensável para a identificação dos principais pontos e estratégias de foco que a empresa pode usar para se guiar em direção à sua visão. Dessa forma, antes mesmo de poder iniciar o processo, é preciso que a empresa tenha a sua missão e visão para o futuro muito bem definidas. A declaração de missão deve refletir a razão de ser da empresa, qual o seu propósito e o que a empresa faz, enquanto a visão é a direção em que a empresa pretende seguir e como ela deseja ser reconhecida.
O que NÃO é Hoshin Kanri
- Não é uma ferramenta de gerenciamento para controlar os funcionários, na verdade ele serve para garantir que as pessoas estejam alinhadas com os propósitos e metas da organização.
- Não é uma metodologia de planejamento estratégico para substituir o BSC, responsável pelo balanceamento dos indicadores que garantem o sucesso da organização em seus quatro pilares, sendo eles: gestão financeira; gestão de clientes, processos internos, aprendizados e conhecimentos. O Hoshin Kanri acredita que é necessário a utilização desse indicador, porém ele não foi criado para substitui-lo.
- Não é focado exclusivamente em resultados, pois está atrelado a filosofia Lean que se preocupa com o meio e o método usado para alcançar os objetivos almejados.
Como saber se minha empresa precisa aplicar o Hoshin Kanri
- Se sua empresa possui muitos projetos ruins em andamento, desvinculados da visão de futuro da organização e que agregam pouco valor.
- Caso a empresa possua prazos longos para estabelecer melhorias, o Hoshin Kanri estimula o desenvolvimento de ações no curto e médio prazo.
- Se a organização possui orçamentos e previsões constantemente perdidos.
- A visão da gerência sênior não corresponde às atividades organizacionais, realizadas no dia a dia.
Caso você tenha identificado algum dos pontos citados anteriormente a sua empresa precisar aplicar o Hoshin Kanri.
E antes de realizar a implementação do Hoshin Kanri, é preciso que esteja claro onde a empresa está e onde deseja e pode chegar. Para isso é necessário realizar uma análise de missão e visão da organização.
Como já comentamos anteriormente, a missão é responsável por definir o motivo da empresa existir, ou seja, qual o seu propósito, e para isso é necessário definir 3 questões:
Já a visão é a direção que a empresa deseja seguir, como ela deseja ser reconhecida. O que reflete onde a empresa deseja estar no futuro.
Com a missão e a visão já bem definidas, podemos partir para o passo a passo da implementação do Hoshin Kanri.
Hoshin Kanri: aprenda o passo a passo
As etapas da implementação do método podem ser encontradas no fluxograma abaixo:
Passo 1 – Determinar a situação atual
Nessa etapa, levando em consideração os KPIs de relevância para a empresa, é preciso responder, qual a performance da empresa hoje?
Nesta fase deve-se utilizar a base de KPIs monitorados pela organização. Pode-se fazer uso neste momento do BSC (Balanced ScoreCard) que está dividido em quatro pilares: financeiro, clientes, processos internos, aprendizado e crescimento.
É importante que a empresa não concentre sua energia em medir o desempenho apenas do financeiro, mas também fique atenta aos outros pilares.
Passo 2 – Determinar a situação alvo (objetivos de longo prazo)
Com base na sua visão de futuro, é preciso, nessa etapa, determinar os objetivos a longo prazo da empresa.
Com o entendimento da situação atual, a etapa seguinte deve ser a determinação da situação alvo ou dos objetivos de longo prazo que a empresa quer buscar. Estes objetivos de longo prazo precisam estar alinhados a visão de futuro da empresa. Cada empresa pode utilizar um método particular para definição destes objetivos.
Algumas dicas para as empresas definirem a situação alvo é a utilização de visão de futuro da organização detalhando qual é a visão dos sócios e acionistas atrelada a uma análise concorrencial que busca por parâmetros World Class (classe mundial) com base na análise de indicadores de referência mundial de organizações do mesmo segmento.
Passo 3 – Priorizar e selecionar objetivos (objetivos para o ano)
Fazendo uma avaliação do existente entre a situação atual e a desejada, deve-se determinar os objetivos nos quais a empresa focará para o ano.
Essa determinação dos objetivos para o ano deve ser realizada por meio de uma avaliação do gap existente entre a situação atual e a situação desejada.
Normalmente o gap refere-se a uma medida corporativa como receita, lucro, entrega ao cliente, taxas de qualidade.
Passo 4 – Definir as iniciativas estratégicas
Quais são as ações que efetivamente farão com que a empresa atinja suas metas para o ano? A resposta para esse questionamento pode ser obtida identificando quais são os efeitos geradores dos problemas, isto é, as “pedras no caminho” que dificultam, ou até mesmo impossibilitam, a solução do problema.
Isso pode ser efeito por meio do Diagrama de Ishikawa, uma ferramenta poderosa que tem como objetivo apontar as principais causas de um dado problema. A mensuração e, posterior, priorização desses dados podem ser feitas por meio do Gráfico de Pareto.
Outra ferramenta que pode ser usada é os 5 Porquês que auxilia na identificação de possíveis causas para um efeito ou problema, esse conceito permite que a probabilidade de chegar à causa raiz seja mais elevada.
Passo 5 – Definir as metas táticas
Com base nos KPIs de interesse da empresa e a relação de causa e efeito entre os indicadores de nível estratégico, tático e operacional.
Os indicadores estratégicos estão ligados ao desempenho corporativos, enquanto os indicadores táticos e individuais estão ligados ao desempenho departamental, células de trabalho, equipes e até mesmo individuais.
Outra forma de definir os indicadores táticos é pensar no conceito de indicadores de resultados que é o indicador estratégico, ou seja, o fim que especifica se a meta foi obtida, e os indicadores de direção monitoram e informam como a estratégia está sendo direcionada para alcançar a meta.
Independentemente do tipo de indicador a ser mensurado deve-se sempre ter clareza no que está sendo medido e nas metas esperadas, além de ter estabelecido internamente a cultura de medição de resultados.
Passo 6 – Especificar as metas
Após estabelecer as metas do nível tático, o próximo passo é especificar as metas e iniciativas entre todos os níveis organizacionais por meio dos conceitos: Catchball e Nemawashi.
O Catchball é uma técnica baseada em um loop contínuo de feedback e de troca de informações entre todos os níveis hierárquicos da empresa.
Já o Nemawashi é o processo informal de estabelecimento de bases para alguma proposta de mudança.
A implementação dessa etapa do Hoshin Kanri será mais efetiva se houver a participação de todos os envolvidos e se estes estiverem confortáveis com as metas estabelecidas.
Passo 7 – Matriz X
Durante a execução das etapas apresentadas anteriormente para implementar o Hoshin Kanri é utilizada a matriz X, considerada uma das mais importantes do método.
A Matriz X é um documento de folha única que inclui metas, estratégias, projetos estratégicos (iniciativas) e respectivos responsáveis e nos proporciona uma visão mais ampla de todo o planejamento realizado.
Assim é possível, alinhar as necessidades de longo prazo com iniciativas estratégicas, identificar as atividades mais importantes ao longo do caminho e listar as métricas que você precisa melhorar.
Passo 8 – Definir responsabilidade
Na implementação do Hoshin Kanri é importante atribuir responsáveis para cada uma das iniciativas estratégicas definidas e que, por sua vez, estarão atreladas às metas estratégicas e táticas do ano.
Passo 9 – Estruturar o plano A3
Para dar continuidade a implementação da metodologia Hoshin Karin, deve ser feita a construção do Plano de Ação A3, que poderá ser consultado rotineiramente e facilitará a comunicação entre diferentes departamentos da empresa.
Em outras palavras, as iniciativas estratégicas indicam o que fazer para que as metas sejam alcançadas. Já o plano A3 deverá especificar o como estas ações serão implementadas. O plano A3 é uma ferramenta associada ao Lean e representa uma maneira de pensar baseada no PDCA, no Nemawashi e no Catchball.
Passo 10 – Implantação e acompanhamento das ações previstas
Após a estruturação dos planos de ação, inicia-se a fase de implantação e acompanhamento das ações previstas.
Esta fase engloba as atividades de gerenciamento, necessárias para implementar os planos estruturados. Nesta etapa, é necessário revisões formais ao longo do ano para corrigir (em tempo) eventuais desvios do plano inicial (ciclo PDCA).
Recomenda-se a aplicação da dupla cadência de responsabilidades. A dupla cadência de responsabilidade representa o follow-up mensal das metas previstas no plano estratégico por meio das RGEs (reuniões de gerenciamento estratégico) e semanal das ações previstas nos planos de ação A3 por meio das reuniões de cadência.
Passo 11 – Revisão anual das metas estabelecidas
A penúltima etapa de implementação do Hoshin Kanri representa a revisão anual das metas e iniciativas estratégicas.
Deve-se certificar se os objetivos e resultados para o ano foram alcançados. Caso não tenham sido, deve-se identificar as causas.
Costumeiramente, a revisão anual acontece em todos os elementos da matriz X, com exceção dos objetivos de longo prazo.
Passo 12 – Revisão a longo prazo
Por fim, a última etapa refere-se a revisão de longo prazo (3 – 5 anos) das diretrizes estratégicas.
Por ser uma revisão de longo prazo, ela deve ser realizada de forma mais densa, atentando-se para os aspectos mercadológicos.
Esta revisão pode implicar em atualizações da visão de futuro da organização e naturalmente dos objetivos de longo prazo.
Conheça os benefícios da implementação do Hoshin Kanri
- Nos ajuda a diferenciar os objetivos triviais dos vitais, possibilitando a priorização dos mais importantes deles.
- Abre espaço para a determinação de objetivos inovadores com a participação de toda a equipe de gerenciamento do processo de planejamento.
- Promove a comunicação dos principais objetivos a toda equipe, independentemente de posição hierárquica.
- O Hoshin Kanri integra e incentiva a cooperação interfuncional para alcançar os objetivos.
- Possibilita a concepção de um processo de revisão periódica que responsabiliza os participantes pela progressão dos planos atribuídos a eles.
Agora que você já aprendeu um pouco mais sobre Hoshin Kanri, conheceu o passo a passo e aprendeu os principais benefícios, clique aqui aproveite para realizar o nosso treinamento EAD sobre o assunto para colocar em prática todos os conceitos abordados!
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