Escritório de Melhoria de Processos

Estruturação e implantação

Definição

O escritório de melhoria de processos é um método de trabalho que tem como objetivo impulsionar as iniciativas estratégicas das organizações e promover o processo de melhoria contínua. Trata-se de um poderoso mecanismo para garantir que todas as ações de melhoria, sejam elas planejadas ou não, possam ser desenvolvidas internamente por meio de métodos estruturados de trabalho, como o MASP – Método de Análise e Solução de Problemas e do uso de técnicas de gestão de projetos.

Desta forma, o escritório de melhorias deve garantir que as estratégias delineadas sejam executadas no dia a dia das organizações, seja através de eventos Kaizen, construção de planos de ação de melhoria ou desenvolvimento de projetos mais complexos. Por este motivo diz-se que o escritório de melhorias é o agente facilitador das estratégias e ações de melhoria. Além disso, o seu objetivo é garantir que todos os departamentos da empresa estejam em perfeito alinhamento e com foco direcionado para os indicadores de desempenho de interesse da organização e que realmente precisam ser trabalhados pelo fato de estarem incompatíveis com as metas desejadas.

Para garantir esta sincronia, o escritório de processos e melhoria atua em todas as esferas da organização, seja na esfera estratégica através das reuniões de gerenciamento estratégico (RGE’s), seja nas esferas táticas e operacionais através das reuniões de gerenciamento operacional (RGO’s).

O procedimento para execução das reuniões é apresentado a seguir.

1. O escritório de melhorias deverá comunicar com antecedência os diretores e gestores das áreas quanto as datas de realização das RGE’s. Os gestores e diretores das áreas, por sua vez, deverão atualizar o mapa estratégico BSC, trazendo para a reunião o status dos indicadores;
2. As reuniões de gerenciamento estratégico devem ocorrer mensalmente e representam os encontros dos gestores, diretores e presidente da organização para avaliação dos indicadores de desempenho relacionados às estratégias corporativas da empresa. Desta forma, cada gestor ou diretor responsável pelo indicador de nível estratégico deve prestar contas em relação a performance do indicador versus a meta estabelecida. Caso o indicador estratégico não tenha alcançado a meta desejada, deve-se realizar a análise mais detalhada, avaliando quais dos indicadores de nível tático e operacional vinculados a ele também não alcançaram a meta. Após as análises, devem ser sugeridas ações para que os indicadores fora da meta possam tingir a sua performance desejada até o próximo período de apuração/ avaliação. Durante a RGE, deve ser apresentado ainda um resumo do status de todos os planos de ação vinculados às estratégias corporativas que estejam em execução (eles também podem ser utilizados para justificar a performance de um determinado indicador);
3. Durante a reunião, o escritório de melhorias deverá realizar uma lista contendo os problemas diagnosticados e as oportunidades de melhoria sinalizadas;
4. O escritório de melhorias deverá analisar a lista de problemas e de oportunidades, realizando a priorização dos pontos levantados com base no nível de urgência diagnosticada durante a reunião. Pode-se aplicar uma das ferramentas de priorização, como a matriz BASICO ou matriz GUT.
5. Após a consolidação da lista de prioridades, deverá ser realizada uma pauta para as RGO’s (Reunião de Gerenciamento Operacional). Para cada problema a ser tratado deverá ser realizada uma pauta;
6. A pauta deverá ser encaminhada para o gestor da área responsável pela oportunidade de melhoria. Este, por sua vez, deverá realizar a análise criteriosa do seu conteúdo;
7. Caso haja necessidade, o gestor de área poderá sugerir inclusões na pauta;
8. No caso de haver alterações na pauta, o escritório de melhorias deverá realizar a sua revisão;
9. Paralelamente à análise da pauta, o gestor de área deverá providenciar a lista de convocados para a RGO, sinalizando se haverá a necessidade de convocação de um recurso de alguma outra área específica;
10. O escritório de melhorias deverá analisar a lista de convocados, verificando a disponibilidade de agenda de todos os participantes e na sequencia deverá encaminhar o comunicado de convocação;
11. A pauta revisada deverá então ser encaminhada para todos os participantes, via e-mail ou documento impresso;
12. Os participantes da RGO deverão analisar detalhadamente a pauta da reunião;
13. Após a compreensão da pauta, os participantes deverão segregar toda e qualquer informação pertinente ao assunto a ser abordado na RGO, desde indicadores de nível operacional e/ ou que não estejam contemplados no mapa estratégico, até registros, formulários, fotos, procedimentos, esquemas, processos e toda e qualquer análise necessárias para o debate em torno do tema levantado;
14. As Reuniões de Gerenciamento Operacional (RGO) devem ocorrer sempre que houver a necessidade de avaliação de um problema ou oportunidade de melhoria sinalizada na RGE, ou mesmo diante da necessidade de atualização/ revisão de um plano de ação concebido anteriormente e que precise ser ajustado por alguma circunstância. Cada RGO deverá ter a duração de no máximo uma hora e deve seguir a dinâmica dos 6 chapéus da execução.

A adoção desta técnica permitirá que a reunião seja eficiente e produtiva. Para isso é imprescindível que os convocados tragam para a reunião dados processados e análises consolidadas. Por este motivo recomenda-se que todos os colaboradores sejam capacitados em ferramentas de análise de dados presentes nos pacotes de PDCA, MASP ou DMAIC.

O objetivo maior da RGO é obtenção do esboço de um novo plano de ação ou das diretrizes para revisão de um plano de ação em execução.

1. Assim, os prazos e os responsáveis por cada ação prevista no plano devem ser definidos para que o mapa A3 ou o Canvas de Projeto possa ser estruturado.
2. Com base na estruturação e formalização dos planos A3, o escritório de melhorias deverá realizar o acompanhamento das ações com base no cumprimento do cronograma. Recomenda-se a aplicação do método das 4 Disciplinas da Execução (4DX), para criar uma cadência de responsabilidades e garantir o cumprimento das ações e dos prazos estabelecidos.
3. Para fechamento do ciclo, os mapas A3 ou Canvas de Projeto devem ser atualizados e apresentados na próxima RGE, expondo o status das ações e os resultados finais ou parciais (caso as ações ainda se encontrem em fase de implementação).

Etapas

Para a estruturação do escritório de melhorias e processos deve-se primeiramente avaliar a estrutura e as características da organização para propor o melhor e mais aderente modelo de trabalho. Todavia, usualmente as etapas para implantação do escritório de melhoria de processos segue as seguintes etapas:

• Seleção da equipe que irá compor o escritório de melhorias;
• Estruturação dos procedimentos do escritório de melhorias com a especificação dos papéis e responsabilidades;
• Capacitação dos membros do comitê nos procedimentos estabelecidos, ferramentas de qualidade, gestão de projetos e no método 4DX para garantir a cadência de responsabilidades;
• Estabelecimento das ferramentas de controle e gestão dos eventos kaizen, planos de ação e projetos de melhoria;
• Preparação dos quadros de gestão a vista e dos mecanismos de comunicação interna;
• Desdobramento do mapa estratégico no BSC – Balanced ScoreCard;
• Avaliação das metas em relação a performance atual;
• Seleção, junto a diretoria, dos indicadores que serão o foco de trabalho das equipes;
• Desdobramento dos indicadores estratégicos em indicadores de níveis tático e operacional através da análise de correlação;
• Definição dos modelos padrão de apresentação das RGE’s, dos planos de ação e dos formulários de convocação das RGO’s;
• Início do ciclo de execução das RGE’s e RGO’s e das reuniões de cadência. 

Benefícios

O escritório de melhorias é em sua essência um catalisador de resultados para a organização e é capaz de proporcionar os seguintes benefícios:

• Impulsionar as iniciativas estratégicas e ações de melhoria da empresa;
• Promover o ciclo de melhoria contínua;
• Promover o desenvolvimento das equipes;
• Promover o alinhamento estratégico entre as equipes e departamentos;
• Promover o alinhamento entre os diferentes níveis hierárquicos da organização;
• Garantir o foco nos indicadores de interesse da organização;
• Garantir uma melhoria de performance exponencial a nível corporativo.

Aplicação

A seguir será apresentado um exemplo de aplicação do escritório de melhoria de processos.