O mercado atual, competitivo e banhado em oscilações, nos faz perceber claramente a importância das vendas para o sucesso de um empreendimento. Porém, quanto da nossa energia deve ser despendida para a gestão de compras e estoque? É importante lembrar, que uma boa estratégia de gestão tem como objetivo adquirir, dos fornecedores, os itens que possuem maior demanda com preços vantajosos.
Primeiramente, é importante salientar que uma boa estratégia de gestão em um negócio deseja adquirir, de forma preferencial, os itens dos quais a empresa mais necessita — no momento certo e com preços vantajosos.
A reserva também é de enorme importância, pois a falta de produtos ou materiais acaba resultando na perda de vendas ou na interrupção da produção, enquanto que o seu excesso pode desequilibrar financeiramente o empreendimento. Afinal, estoque parado significa perda de dinheiro, não é mesmo?
Quer saber quais são os desafios da gestão de compras e estoque e como vencê-los? Continue lendo! Preparamos um material especialmente para você!
Como fazer uma boa gestão do setor de compras e do estoque?
Saber administrar os estoques significa compreender também a administração da demanda. Afinal, não faz sentido estocar grandes quantidades de produtos que possuem baixa procura, certo?
Por outro lado, é preciso ter sempre disponíveis os produtos que são mais solicitados. Dessa forma, é essencial fazer um planejamento das compras, avaliando qual é o melhor momento e quais quantidades comprar de cada item oferecido.
E, para entender quais atitudes são essenciais nessa gestão, veja abaixo alguns comportamentos indicados.
Avalie o fluxo de consumo
Para planejar as compras futuras, é importante avaliar o histórico de consumo e as informações sobre a demanda dos clientes. É dessa maneira que você consegue reduzir a perda de materiais e de dinheiro, além de evitar desperdícios e roubos.
Calcule o custo de adquirir e manter o estoque
Às vezes, aquela proposta irrecusável que um fornecedor te oferece pode representar uma grande dor de cabeça futura. Para evitar esse tipo de problema, é necessário conhecer os custos de manutenção do estoque para decidir quais investimentos vão trazer melhores resultados ao negócio.
Faça um inventário dos produtos
Relacione todos os itens e suas quantidades a fim de definir a melhor maneira de codificar e organizar o estoque. A partir disso, crie um método que seja capaz de controlar a saída e a entrada dos materiais e produtos. Uma boa dica é implantar mecanismos como a ficha de controle de materiais, ordem de reposição, entre outros.
Classifique o estoque
Para classificar o estoque, você precisará descobrir quais os produtos que são mais pedidos pelos clientes com o objetivo de determinar quais são aqueles que possuem maior giro e quais são os que sempre acabam sobrando no depósito.
Para isso, defina a quantidade de produtos que permitem uma margem de segurança diante de imprevistos, como o aumento da demanda e os atrasos de entrega, por exemplo.
Além disso, avalie o espaço de que dispõe juntamente à capacidade de investir na estocagem sem comprometer o capital da empresa. Após, identifique qual vai ser o momento de repor o estoque, evitando decepcionar os clientes com a falta de produtos.
Quais desafios eu posso encontrar nesse caminho?
Falta de mão de obra qualificada
Apesar de, nos últimos anos, haver um grande aumento no número de profissionais capacitados no mercado, a escassez de mão de obra qualificada ainda é um desafio que as empresas enfrentam na gestão de compras e estoque.
Isso ocorre porque ainda é pequena a oferta de profissionais com competência e experiência necessárias para aprimorar o setor. Uma das saídas é oferecer qualificação a algum colaborador que já se mostra um destaque na empresa. Disponibilizar uma capacitação adequada resultará em bons frutos, tanto para a empresa quanto para a carreira do profissional.
Processos manuais
O excesso de processos manuais — diversas planilhas e controles — são o espelho de uma administração pacata e ineficiente, pois, além de ser contraprodutivo, há um grande risco de perdas e extravios de informações relevantes para a gestão de compras e estoque.
Portanto, um empreendimento de sucesso precisa investir em um sistema de gestão mais efetivo e na melhoria de processos, que são possíveis com o controle automático de atividades. Adotar essa medida resulta em eficiência e indicadores mais assertivos.
Informação descentralizada
As informações em algumas empresas, devido à falta de controle manual, acabam se dispersando ou sendo arquivadas em locais inapropriados. Essa desorganização é umas das responsáveis pela ineficiência na tomada de decisões. Isso acarreta uma gestão desorganizada e ineficiente que gera decisões sem eficiência. Porém, assim como no caso anterior, esse problema pode ser resolvido com a implantação de uma gestão de compras e estoque automatizada.
Como manter essas duas áreas sempre alinhadas?
Conheça os fornecedores
Possuir apenas um fornecedor é um grande risco para o abastecimento do estoque de uma empresa. Entretanto, também não faz diferença ter muitos fornecedores, mas não poder confiar neles em um momento crítico, certo?
É um erro imenso contar com apenas um fornecedor, mas também não adianta ter muitos e não conhecê-los ou, ainda, não poder confiar no abastecimento. Por esse motivo, o relacionamento empresa-fornecedor deve ser próximo e harmônico. Portanto, antes de contratar algum, pesquise a credibilidade que ele possui no mercado e se a entrega de produtos pode ser flexibilizada.
Programe as compras
A programação de compras, como dissemos, é importante para manter um estoque abastecido sem desperdícios, que são também prejuízos. Dessa forma, elas devem ser planejadas observando quais são os produtos mais demandados no mercado.
Assim, é possível diminuir os custos de estocagem e, ao mesmo tempo, estar sempre preparado para imprevistos ou aumentos repentinos na procura dos produtos mais pedidos.
Registre as entradas e as saídas
Parece óbvio, mas essa dica ainda é menosprezada. Entretanto, não é demais frisar que, ter a exata noção do que há no estoque é imprescindível para manter um alinhamento da gestão de compras e estoque. E, para que isso seja eficaz, o uso da tecnologia, mais uma vez, é o maior aliado que a empresa pode ter nesse momento.
Como você pôde perceber, no caminho para uma boa gestão de compras e estoque existem alguns desafios, mas eles podem ser contornados de forma bastante eficaz com as dicas que apresentamos neste artigo.
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