Você tem a sensação de que, apesar de contar com uma equipe composta por excelentes profissionais e de ter implementado tecnologia de ponta, algumas vezes os resultados ainda são insatisfatórios?
No meio do caminho algo dá errado, você tem que refazer uma tarefa, buscar uma informação que faltou, avisar em cima da hora uma área que deveria ter sido envolvida logo no início do processo e o cliente começa a reclamar?
Esses são alguns exemplos de problemas que enfrentamos no dia a dia e que entendemos que a combinação do componente humano com ferramentas de ponta não é eficaz sem a padronização dos processos.
Por isso, resolvemos trazer um artigo dedicado a esse tema. Continue lendo e descubra como a padronização pode ser fundamental para aumentar a produtividade e a qualidade dos processos de sua empresa!
O que é padronização de processos?
A padronização de processos descreve o estabelecimento de um conjunto de regras que regem como as pessoas em uma organização devem concluir uma determinada tarefa ou uma sequência de tarefas.
E a melhor forma de garantir a qualidade dos produtos e dos processos é por meio da aplicação de um padrão de trabalho.
Com ele é possível eliminar atividades e procedimentos desnecessários para manter o controle dos processos operacionais e o cumprimento dos requisitos de qualidade, bem como a sustentabilidade das melhores e mais confiáveis práticas a serem realizadas na empresa, permitindo o aproveitamento máximo dos recursos humanos e da tecnologia.
Quais são os benefícios da padronização?
A padronização provê a estabilidade nos processos, garantindo que as atividades sejam executadas conforme uma determinada sequência em um determinado intervalo de tempo, com o objetivo de alcançar a alta produtividade com qualidade (livre de desperdícios).
Com padrão é possível sustentar as melhorias obtidas nas operações. E na medida em que isso é aprimorado, o novo padrão se torna a base para outras melhorias, e assim por diante (Kaizen).
Entre as principais vantagens oferecidas pela padronização de processos, estão:
- Redução de custos operacionais
- Melhoria da moral dos funcionários
- Criação de uma base de conhecimento
- Redução de erros e retrabalhos
- Transparência e clareza
- Garantia da qualidade de trabalho
- Melhoria na satisfação dos clientes
- Aumento da produtividade
- Eliminação das ambiguidades e dos achismos
Como conseguir a padronização de processos dentro da empresa?
Padronizar os processos dentro de uma organização pode ser fácil ou complicado. Isso depende do nível de comprometimento de todos os atores envolvidos. Se você realmente deseja obter procedimentos mais eficientes, estas são algumas estratégias que você pode aplicar:
Identifique os processos vitais do seu negócio
Pode ser um pouco difícil padronizar imediatamente todos os processos que são realizados em sua empresa. E é por isso que recomendamos que você comece identificando as coisas mais importantes. Depois disso, você terá uma ideia mais clara de por onde começar.
Defina também as pessoas e as equipes que serão envolvidas no processo e alinhe os objetivos e resultados desejados.
Use uma estrutura
Felizmente, antes da sua empresa, já houve outras que desenvolveram estratégias eficazes com base em suas próprias experiências. Por isso, dentre os diversos modelos de entregáveis, defina em conjunto com os colegas o formato dos fluxos e modelos de procedimentos padrão e que tenham maior aderência à cultura da sua empresa.
Faça o Mapeamento dos Processos
Após a definição dos processos vitais para seu negócio, tenha o entendimento sistêmico do seu processo. Identifique os fornecedores, as entradas, as principais etapas, as saídas e os clientes do processo.
Para isso, você pode utilizar a ferramenta SIPOC, por exemplo. Em seguida, mapeie minuciosamente as etapas e as informações que fluem no processo. Você pode usar a ferramenta de Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM).
Depois disso, levante os dados, suas origens e a forma de captação (entrada) e de transmissão (saída). Tente entender as regras do negócio, e os hand-offs. Levante as responsabilidades atuais, os indicadores de desempenho existentes e suas performances.
Atente-se também às possíveis legislações, normas e regulamentações associadas ao processo que também podem impedir a realização de uma determinada mudança.
Por fim, avalie os riscos do processo e tente entender as dificuldades atuais que precisam ser superadas.
Identifique gargalos e oportunidades de melhoria
O olhar crítico sobre o mapa atual dos processos é muito importante.
Após essa validação, tente identificar os gargalos (prontos críticos de sucesso) e as oportunidades de melhoria.
Procure por situações onde há a possibilidade de reduzir não conformidades, eliminar burocracias, eliminar duplicidades, aumentar o valor agregado, reduzir custos, simplificar e reduzir tempos de ciclo, melhorar a comunicação, respeitar as regras, melhorar a aderência aos sistemas de informação e automatizar.
Priorize as oportunidades de melhoria por meio da matriz GUT ou BASICO e se for o caso, proponha novos indicadores de desempenho.
Estruture planos de ação e implemente melhorias
Faça diferente.
Organize suas ações entre aquelas que podem ser implementadas imediatamente (quick wins), que são fáceis, rápidas e que não exigem altos investimentos.
Planeje com mais preciosismo aquelas que demandam mais tempo, exigem mais capacidade do time e que envolvem investimentos mais altos. Elimine as ideias que podem ser boas, mas que “ferem” as legislações.
Desenvolva o manual de processos e capacite os envolvidos
Com os processos mapeados, melhorados e validados, chegou a hora de criar os procedimentos padronizados.
Não se esqueça de lançar mão da boa e velha matriz RACI. Você pode documentar os processos em papel ou virtualmente, utilizando até vídeos para demonstrar como os processos devem ser executados. É fundamental treinar os envolvidos!
Automatize
A automação pode economizar muito tempo para você e sua equipe, evitando que os membros da empresa realizem tarefas repetitivas.
Tente então implementar soluções que permitam automatizar atividades em todos os departamentos que compõem a sua organização.
Defina um modelo de governança e acompanhe o processo
É importante criar um modelo de governança para orquestrar a estratégia de atuação e para a gestão de processos em sua empresa.
Dessa forma, você garante a execução dos padrões concebidos, a melhoria contínua, controla as elaborações, alterações e versionamento dos documentos internos, assegurando a perenidade do trabalho.
Acompanhe os processos após a padronização e capacitação dos envolvidos. Verifique se há evidências de que o novo padrão está sendo seguido, avalie os resultados dos indicadores de desempenho de cada processo e incentive a criação de planos de ação para os indicadores fora das metas desejadas.
Então, agora que você já sabe um pouco mais sobre a importância da padronização dos processos e como alcança-la, que tal marcar um bate papo com a Nortegubisian para entender melhor como podemos ajuda-lo nesse desafio? Nos acompanhe também no Facebook, Instagram e Linkedin para ficar sempre atualizado dos nossos conteúdos.