Muitas empresas ainda possuem dificuldades para conhecer seus pontos fortes e fracos, identificar seus principais problemas e encontrar soluções eficientes para o negócio.
A coleta e análise de dados são atividades fundamentais na melhoria de processos. Quando são feitas da maneira certa, permitem clareza ainda maior nos processos internos e externos e possibilitam aprendizados necessários para o crescimento da organização.
Imagine participar de uma reunião. Ela fica muito mais assertiva quando você está munido de fatos e dados, concorda? As discussões ficam mais curtas, mais embasadas e mais precisas.
Então, se você precisa de ajuda e quer entender um pouco mais sobre a importância de coletar e analisar dados, continue lendo nosso artigo!
A importância dos dados
Antes de mais nada, é importante ressaltar que para uma empresa se manter competitiva, ela precisa estar atenta às transformações, ter conhecimento do mercado no qual está inserida, conhecer seus processos internos e saber exatamente quem é e o perfil de seus clientes. E para isso, o uso e análise de dados é essencial.
Os dados ajudam a gente a combater os achismos!
Uma companhia que não conta com a análise de dados pode desenvolver serviços ou produtos que não estão de acordo com a necessidade de seus clientes, perde oportunidades de mercado, fica sem diferenciais e dificilmente consegue acertar suas decisões. Isso pode impactar em diversas áreas da organização, ocasionando perdas financeiras, de reputação e qualidade da marca.
Quando você conhece bem o seu negócio, novas iniciativas, oportunidades e ideias aparecem e elas podem fazer toda a diferença para o rumo da companhia.
Além disso, essa prática direciona as estratégias e as tomadas de decisão. Você passa a entender os horizontes da empresa e as iniciativas se tornam mais claras e alinhadas aos objetivos da organização.
Agora, vamos entender o que são dados!
Os dados são observações documentadas ou resultados de medição que oferecem mais informações sobre um assunto. Você pode obtê-los pela percepção através dos sentidos ou pela execução de um processo de medição.
Mas então, como coletar essas informações?
As fontes de dados são distribuídas de três formas e mensuradas em três classificações (medir, instrumento de medição e a medida) para chegar em um determinado dado:
- Mundo Físico: que é por exemplo a execução de uma tarefa. E para gerar dados sobre isso, você precisa medir o tempo gasto para realizar a tarefa, utilizar um cronômetro como instrumento de medição e ao final terá a medida dos minutos gastos para a realização da tarefa.
- Mundo Comportamental: que no caso seria a realização de uma reunião. Nesse modelo, é preciso medir a atitude das pessoas em uma reunião, usar a observação como um instrumento de medição que terá como medida uma atitude positiva, negativa ou neutra dentro do contexto.
- Mundo Sensorial: aqui vamos utilizar o exemplo de provar um alimento. Você consegue medir através do aroma e utiliza provadores como instrumento de medição. Como resultado, terá uma medida ruim, regular, boa ou excelente.
Com essas informações e antes de iniciar uma análise de dados, é preciso conhecer os tipos de dados existentes e classifica-los dependendo do seu uso e da forma que eles serão armazenados (papel, arquivo eletrônico e etc).
Na área da qualidade, utiliza-se um sistema de classificação de dados simplificado. O resultado de um processo de medição ou de uma observação pode ser classificado como:
- Contínua: que é por exemplo peso, altura ou tempo de ciclo. Podemos utilizar aqui como modelo, a dimensão de uma peça ou o tempo para completar uma determinada tarefa.
- Contagem: são por exemplo os números de acidentes, número de defeitos ou número de ligações perdidas em um call center.
- Classificatória: que pode ser conforme/não conforme, defeituoso/não defeituoso, atrasado/não atrasado.
Essas medições podem ser transformadas de um tipo de dado para outro, entretanto na maioria das vezes isso só pode ser feito em uma direção.
Os dados contínuos ou de contagem geralmente podem ser convertidos em dados de classificação, mas não na direção inversa.
Por exemplo, as medições dos horários de chegada das entregas poderiam ser registradas de acordo com o minuto mais próximo utilizando-se um relógio. Posteriormente, estes dados contínuos poderiam ser convertidos em dados de classificação utilizando-se as definições “no horário”, “atrasado”. Porém, se os dados originais foram registrados como uma classificação, não será possível transformar posteriormente estes dados em horários de chegada (dados contínuos).
Agora que você já sabe o que são dados, quais são as fontes e os tipos existentes, é importante seguir alguns passos para obtenção dessas informações.
Como coletar e analisar os dados em quatro passos
Inicialmente, você precisa ter um planejamento para saber quais os objetivos da busca desses dados, quais as respostas que vocês procuram, quais dados são realmente relevantes, em quais etapas do processo consigo obtê-los, quais serão as perguntas a serem respondidas e como eles serão analisados.
A decisão sobre como os dados serão coletados deverá levar em consideração o custo de obtê-los (análise de laboratório, teste destrutivo, dispositivo de medição, etc.), a quantidade de tempo necessária para se obter a medida e a acurácia e a precisão do processo de medida (dispositivo de medida, método analítico, etc.).
Depois desse passo, é a hora de adquirir dados! E é nesse momento que a equipe precisa definir quais serão os instrumentos para coleta e qual o melhor caminho para conseguir todos os dados necessários.
Com o planejamento feito e com todas os dados coletados, a empresa precisa analisar dados e transforma-los em informações. E para isso, é necessário escolher a opção mais adequada dentro da realidade da empresa de acordo com a demanda dos dados coletados e escolher os profissionais especializados e responsáveis para essa análise.
Por último, é necessário compilar essas etapas em uma demonstração dos dados obtidos. Dessa forma, a análise se torna acessível para o conhecimento de todos dentro da organização.
Os dados, quando corretamente coletados e analisados possibilitam aprendizados sobre o processo.
E não se esqueça que se precisar do apoio de uma consultoria especializada para te ajudar no planejamento, levantamento de dados e como utiliza-los da melhor forma para sua organização, você pode entrar em contato conosco!