Relato do nosso diretor comercial Diego Moretti.
“Uma vez viajei para o Vale do Rio São Francisco para atender um cliente e tive uma grata surpresa após passar pelo aparelho de raio-X durante o embarque realizado no aeroporto de Viracopos, na cidade de Campinas.
Talvez, o que passa desapercebido para muitas pessoas, salta aos olhos para quem lida no dia a dia com as práticas de melhoria de resultados nas empresas.
Após a privatização do aeroporto, muita coisa mudou: novos investimentos, melhoria no atendimento, novas lojas, práticas que tem levado Viracopos a ser considerado um dos aeroportos mais bem pontuados na Pesquisa Permanente de Satisfação do Passageiro, que começou a ser feita em janeiro de 2013.
O que me chamou atenção desta vez foi o aperfeiçoamento da aplicação da Gestão à Vista, para melhoria da informação para o passageiro, quando precisa deslocar-se até o portão de embarque.
Pensando nisso, a Nortegubisian Consultoria e Treinamento preparou um material sobre Gestão à Vista, com o objetivo de evidenciar como uma informação visual pode facilitar e agilizar a melhoria contínua dos processos. No caso do aeroporto de Viracopos, a informação evita movimentação desnecessária dos passageiros, agiliza o processo de embarque e elimina demoras desnecessárias.”
Definição
A exigência do mercado faz com que as empresas busquem por uma gestão eficiente de seus processos e com foco em resultados. Esta demanda se intensifica com o aumento da concorrência e da globalização.
Considerando a globalização das operações, vemos que os processos internos e externos das corporações ganharam velocidade, para acompanhar a rápida mudança de demanda do mercado e garantir a satisfação de seus clientes.
Para isto, é necessário integrar os processos, por meio de indicadores eficientes, que mostrem realmente o que está acontecendo na operação e que, ao serem analisados, proporcionem uma visão clara e objetiva, voltada à melhoria. Estes indicadores visam mostrar para toda a empresa, em todos os níveis, quais processos precisam de maior atenção e quais aqueles que ainda podem ser melhorados.
Atualmente, podemos dizer que o sucesso ou o fracasso na consolidação de resultados e objetivos das organizações está intimamente atrelado a rapidez e a assertividade com que as tomadas de decisões acontecem, as quais devem sempre se basear em dados confiáveis e informações claras e precisas.
Benefícios
A utilização de quadros de gestão à vista pode trazer muitos benefícios, tais como:
- A constante alimentação e atualização das informações permite uma visão precisa do que está acontecendo na empresa, tal como os processos críticos, as tendências positivas e negativas, e pontos de controle. Faz-se essencial que todos os envolvidos no processo tenham acesso as informações;
- O acompanhamento dos colaboradores para com seus próprios resultados e com os resultados de suas equipes melhora a compreensão da importância do trabalho e da dedicação de todos e ajuda a empresa a atingir suas metas e melhorar seus resultados;
- A partir do ensinamento e treinamento em ferramentas de controle, a equipe começa a adquirir um conhecimento essencial, reforçando a cultura da gestão com base em informações e fatos. Desta forma, o processo de tomada de decisão ganha credibilidade;
- Com a análise dos indicadores e suas variáveis, é possível identificar tendências e agir na prevenção de problemas, ajustando os processos e eliminando falhas da operação;
- Contribui para a disseminação da cultura da organização, transformando o compartilhamento de informações e a melhoria na comunicação em uma rotina diária.
Aplicação
A Gestão à Vista deve ser utilizada quando necessitamos transmitir qualquer dado ou informação para um determinado grupo de pessoas, sem a necessidade de parar e reunir toda a equipe, deixando as informações sempre disponíveis para consulta.
Para a consolidação e sucesso na implantação da gestão à vista devemos nos atentar para alguns pontos:
- Deve existir uma padronização dos indicadores que farão parte da gestão à vista como também deve-se criar os padrões visuais. Este aspecto é fundamental para que possa existir sempre uma base para comparação temporal.
- Para a atualização e manutenção dos indicadores, devemos nomear uma pessoa ou uma equipe responsável por coletar as informações e alimentar constantemente os quadros.
- Devemos treinar e preparar os líderes para utilização da ferramenta, de forma que eles sejam capazes de disseminar o conceito entre os colaboradores e tomar decisões consistentes a partir das informações.
A seguir serão apresentados alguns exemplos da aplicabilidade dos conceitos de gestão à vista.
Kanban
Podemos citar como exemplo de Gestão à Vista, a ferramenta desenvolvida por Taiichi Ohno, ex Vice-Presidente da Toyota Motors, inspirado no conceito de supermercado, em que as prateleiras eram reabastecidas apenas quando esvaziadas.
O termo Kanban é de origem japonesa e significa literalmente “cartão” ou “sinalização”. Tem como finalidade controlar a produção e a movimentação do material em processos produtivos. Está integrado ao Sistema Toyota de Produção, relacionado a sistemas puxados e ao conceito de Just-in-time, cujo objetivo é eliminar os elementos desnecessários referentes a produção, reduzindo assim os custos.
Pode-se dizer, de maneira geral, que o kanban é um dispositivo sinalizador, que fornece instruções para a produção do momento exato em que um novo lote deve ser produzido. Neste modelo, cada etapa do processo só deve produzir um bem ou serviço quando um processo posterior, ou o cliente final, o solicite.
Os cartões representam a necessidade de peças ou itens para o processo produtivo e geralmente são utilizados em meio impresso. O objetivo principal do sistema é permitir uma fina sintonia entre a gestão do estoque e a produção, sem a necessidade da comunicação verbal.
Também existe uma versão eletrônica, o e-Kanban, que pode substituir o método físico, evitando alguns problemas como o desgaste dos cartões e a desatualização dos cálculos, além de proporcionar mais rapidez na atualização do quadro de tarefas e em sua manutenção.
Dashboards
Dashboards podem ser entendidos como um conglomerado de indicadores, agrupados por determinada necessidade (departamento, data, área, máquina) para facilitar a compreensão e a interpretação das informações. Pode ser utilizado também para uma comparação de desempenhos e objetivos a serem alcançados.
Estes painéis precisam ser atualizados constantemente, demonstrando coerência aos conceitos de gestão à vista e assegurando o valor das informações, devendo ser, quando possível, preenchidos automaticamente por sistemas de informação, garantindo a rapidez no acesso aos indicadores.
Reuniões de Cadência
As reuniões de cadência são encontros realizados por uma determinada equipe com um objetivo em comum para discutir a evolução de ações previstas, debater as dificuldades, estabelecer novos compromissos (definir as ações a serem realizadas até o próximo encontro) e avaliar a evolução dos indicadores de desempenho.
“Criar cadência de responsabilidade significa criar um ciclo ao qual se recorre frequentemente para a informação sobre o desempenho passado para planejar o futuro e garantir que o placar evolua”
Neste contexto, a gestão à vista (placar) é essencial para demonstrar para as equipes participantes da reunião a evolução dos indicadores de desempenho e a progressão das atividades previstas nos planos de ação, motivando-as e direcionando-as rumo aos objetivos almejados.
A figura a seguir ilustra uma reunião de cadência realizada com a equipe de operações de uma empresa fabricante de tintas e texturas. O quadro de gestão à vista ao fundo apresenta o status atualizado dos indicadores de desempenho, foco de discussão da reunião.
Outras Aplicações
Apesar do conceito de gestão à vista ser fortemente associado a utilização de quadros, dashboards e indicadores de desempenho, a sua essência é muito mais abrangente.
Além de transmitir informações referentes ao desempenho, proporcionar a avaliação do resultado previsto versus o realizado e servir como gatilho para sinalizar o início da produção de um novo lote, a gestão à vista também pode ser aplicada nas seguintes situações:
– Sinalização de Layout: este tipo estratégia também atrelada à gestão visual tem como objetivo garantir que o espaço de trabalho permaneça organizado e que cada item esteja em seu devido lugar, assim como reza a filosofia do 5S: “um lugar para cada coisa, cada coisa em seu lugar”. Isto tende a garantir que a equipe mantenha o material dentro das áreas demarcadas, evitando que os corredores sejam obstruídos (garantia de fluidez) e ainda que não haja excesso de materiais nas áreas.
– Instruções de Trabalho: o uso de instruções de trabalho também integra as estratégias de gestão visual. O seu objetivo é permitir que todos os colaboradores desenvolvam as suas atividades de forma padronizada. As instruções de trabalho devem garantir a compreensão da sequência de atividades a serem desenvolvidas de forma rápida e pratica.
– Sinalização de áreas de risco: o uso da gestão visual também é de extrema relevância para a identificação e sinalização de áreas que possam apresentar algum tipo de risco à segurança dos colaboradores e das pessoas em geral.
– Sistemas à Prova de Erros (Poka Yokes): a gestão visual também é amplamente utilizada para a estruturação de sistemas à prova de erros, os chamados Poka Yokes, cujo objetivo é exatamente evitar, ou pelo menos minimizar, a incidência de falhas na operação. A figura a seguir apresenta uma ilustração de um sistema à prova de erros simples utilizado para garantir que cada um dos três diferentes tipos de óleo utilizados para lubrificação da máquina, possam ser inseridos nos locais adequados, utilizando-se também das ferramentas adequadas.
– Manutenção Autônoma: a gestão à vista também pode ser utilizada em programas de manutenção autônoma, mais especificamente no seu primeiro estágio, referente a estruturação das condições básicas, onde é feita a inspeção e a etiquetagem sinalizando as restrições. Na ilustração abaixo as etiquetas em azul representam os pontos em que o próprio operador pode resolver uma anomalia identificada. Já as etiquetas em vermelho representam as anomalias que podem ser resolvidas única e exclusivamente pela equipe de manutenção por envolver questões de segurança.
– Gerenciamento de Estoques: a utilização da gestão à vista é crucial na gestão de estoques, principalmente para grandes armazéns que acondicionam um volume elevado de produtos, sejam eles matérias-primas ou produtos acabados. Neste contexto, o seu objetivo principal é permitir a rápida localização e identificação dos itens, atribuindo velocidade ao processo de picking e auxiliando na rastreabilidade.
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