Hospitais são organizações complexas, que requerem cuidados e precisão em seus procedimentos, tanto com seus pacientes quanto na eficiência da sua administração. Nesse sentido, a gestão de materiais hospitalares tem um papel fundamental, já que garante os insumos necessários para a rotina dos pacientes e a otimização de custos e recursos para atender múltiplas demandas.
Esse estoque precisa ser constantemente abastecido, conferido e ter seus itens guardados corretamente para que não aconteçam perdas e falta de medicamentos em momentos de necessidade extrema. Organização, planejamento e controle são as palavras que melhor descrevem essa tarefa.
Para ajudar nesse sentido, separamos 9 dicas para quem deseja melhorar a gestão de materiais hospitalares. Continue com a leitura!
1. Organize os materiais hospitalares por categoria
Após receber e realizar a conferência dos materiais, catalogue-os e armazene-os conforme suas características, prioridades e frequência de utilização. Alguns medicamentos precisam ser dispostos sob refrigeração, enquanto outros devem permanecer mais próximos do alcance das mãos, para agilizar o atendimento.
Essa classificação servirá para uma armazenagem segura e adequada dos materiais de saúde. Eles podem ser separados por suas características como fragilidade, corrosão, oxidação, inflamabilidade, volume, peso, entre outros.
Uma vez estabelecidos os locais de armazenagem, cuide para que os aparatos sejam sempre repostos nos mesmos lugares, para evitar desorganização e compras desnecessárias caso a equipe não encontre os produtos.
2. Controle as entradas e saídas de estoque
Ter um registro do consumo diário facilita a tomada de decisão para a realização de novos pedidos e a organização do estoque na totalidade. Essa medida evita desperdícios ou extravios de materiais e dá a noção real do que é consumido semanalmente pelos pacientes.
Além de controlar em sistema a chegada de novos insumos, deve-se estar atento também para a entrada física nos locais de armazenamento. Quando um refrigerador é aberto, seu interior troca calor com o ambiente e pode interferir na temperatura e condições de armazenagem. Por isso, programe as entregas para horários específicos e aperfeiçoe os processos para evitar retiradas constantes nesses locais.
3. Armazene os produtos corretamente
Os itens hospitalares são materiais com rígidos controles de qualidade, sensíveis às oscilações ambientais e ao contato com agentes químicos e microbiológicos. Por isso, fique atento ao local de armazenagem, regulando corretamente a graduação do ambiente e a distância que cada medicamento deve manter de outros itens.
De maneira geral, a guarda dos insumos deve obedecer aos critérios de classificação citados anteriormente. Fique atento também à validade dos produtos estocados, deixando à frente aqueles com menor tempo hábil para uso, para que sejam os primeiros a serem utilizados.
4. Programe as entregas dos insumos
Em muitos casos, a compra de medicamentos controlados precisa obedecer normas governamentais e exige uma quantidade mínima para faturamento. Por isso, é preciso ter um controle mais apurado desses itens para evitar sua falta por longos períodos e, assim, comprometer a realização de cirurgias e atendimentos emergenciais.
Para os demais, você pode atrelar o disparo de novos pedidos conforme a saída dos materiais durante atendimento, para manter um estoque mínimo de cada produto, conforme sua demanda. O uso de um software e de uma metodologia de gestão de materiais hospitalares pode ajudar nessa tarefa.
5. Faça inventários periódicos
Ainda que seu controle de movimentação seja apurado, fazer a contagem do material de tempos em tempos ajuda na gestão de materiais hospitalares e também contribui para acompanhar se tudo está saindo conforme planejado. Caso contrário, é necessário estudar medidas para diminuir a margem de erros. Para produtos com custo mais elevado, as contagens devem acontecer em espaços de tempo menores.
A periodicidade da contagem pode ser atribuída também para a classificação de cada material, sendo mensal, semestral e anual. É realizado o ajuste entre a quantidade física e a informada no sistema e, posteriormente, deve ser feito um comunicado para a equipe sobre as divergências e os pontos a serem melhorados.
6. Faça a adequação das quantidades ao consumo
Todo o trabalho de contagem, controle de saída e armazenagem tem o intuito de melhorar a gestão de materiais hospitalares para identificar a quantidade de compras de insumos e reduzir perdas com materiais obsoletos, vencidos ou danificados pelo excesso de tempo nas prateleiras.
A realização de um estudo com essas informações permite descobrir quais insumos são mais utilizados e qual o estoque mínimo para cada material. Com isso, é possível melhorar a rotatividade dos produtos e reduzir os custos com aquisição e armazenagem dos medicamentos.
7. Entenda a rotina das equipes
Será necessário realizar um trabalho de observação nos setores de recebimento, separação, entrega e armazenagem dos materiais para descobrir se acontecem perdas durante alguns processos.
Essa medida servirá também para readequar as rotinas desses setores ou realizar mudanças que facilitem o trabalho e reduza o tempo de espera por esses materiais. Com a gestão de materiais hospitalares é possível identificar a rotina das equipes e melhorar a eficiência e qualidade de atendimento.
8. Construa um bom relacionamento com fornecedores
Alguns hospitais trabalham com o sistema de consignação de insumos com os fabricantes, ou seja, o material fica disponível no almoxarifado, porém, a compra só é efetivada quando o item for utilizado no paciente. Para instituições que trabalham com esse modelo, é fundamental conhecer a procedência e qualidade desses insumos.
Mesmo que as compras sejam realizadas de maneira tradicional, essa parceria com fornecedores deve estar bem alinhada para evitar atrasos na entrega, falta de medicamentos ou danos durante o transporte dos produtos.
9. Ofereça treinamento aos colaboradores
Uma boa gestão hospitalar deve envolver todos os profissionais que participam das rotinas da instituição. Por isso, conscientize e ofereça instrução ao pessoal ligado ao almoxarifado, aos centros de distribuição de material, farmacêuticos, técnicos administrativos e de enfermagem.
Quando todos têm conhecimento das normas e rotinas do hospital, a motivação aumenta e fica mais fácil controlar as fraudes, erros no transporte e estocagem, desperdícios e aplicações indevidas dos materiais e medicamentos.
Essas dicas contribuirão para aprimorar o controle do seu estoque e proporcionar uma gestão de materiais hospitalares que forneça o medicamento adequado, para o paciente certo e na quantidade correta. A instituição de saúde ganha com o uso sob medida dos recursos e a sociedade tende a lucrar com um atendimento mais rápido e eficiente.
Agora que você já conhece as dicas sobre gestão de materiais hospitalares leia o artigo onde destacamos o trabalho realizado junto ao Hospital das Clínicas da Unicamp! Nos acompanhe nas mídias sociais (Facebook, LinkedIn e Instagram).