O pensamento A3, também conhecido como relatório A3, foi criado por uma empresa que é referência no setor automotivo: a Toyota.
O principal intuito da sua aplicação é ser um resolvedor de problemas. Essa poderosa ferramenta tem o objetivo de melhorar os processos de uma organização e auxiliar a execução de suas ações de forma clara e objetiva.
O relatório A3 tem este nome pois a metodologia é aplicada em uma folha tamanho A3 (29,7 cm x 42 cm). E essa folha deve ser utilizada para contar a história do problema, descrever como ele será resolvido e posteriormente acompanhar os resultados. Nesse relatório, o conteúdo pode ser escrito, desenhado e pode ser representado com gráficos.
O pensamento A3 é um ótimo aliado para as organizações que buscam a melhoria contínua. Confira abaixo!
O Plano de Ação A3
Para compor o plano de ação A3 é necessário que se preencha as seguintes informações no relatório:
- Contexto: o primeiro passo é descrever e esclarecer o problema de forma clara e objetiva.
- Condições atuais: é um detalhamento do problema, o motivo pelo qual o plano será realizado, com foco na situação atual e baseado em dados e fatos. Use e abuse de tabelas, gráficos, desenhos e esquemas!
- Objetivo e metas: são os resultados que se pretende alcançar com o projeto, momento de definir as metas.
- Análise das causas raízes: nessa etapa considere todas as potenciais razões do porquê a causa do problema priorizado existe.
- Contramedidas: desenvolva as condições necessárias para alcançar os objetivos. É a forma de como a causa raiz do problema será tratada.
- Cronograma: é o desdobramento das ações do plano, o “como” as elas serão concluídas, definindo as principais ações, responsáveis, prazos e status.
- Acompanhamento: realizar a comparação de resultados, verificando a efetividade das ações realizadas. Nesta fase, não deixe de padronizar e divulgar os resultados positivos obtidos. Essa etapa é fundamental para que o problema tratado não volte a acontecer.
Para que o preenchimento do seu relatório seja feito da melhor maneira possível, também trouxemos abaixo os 7 elementos do pensamento A3 para você colocar em prática!
Os 7 elementos do pensamento A3
1. Processo de raciocínio lógico
Desenvolver a equipe é essencial para que reconheçam quais são os problemas mais importantes. E, dessa forma, os colaboradores conseguem ter discernimento da diferença entre causa e efeito.
Além disso, será possível alcançar as metas estabelecidas no relatório, elaborar políticas e tomar decisões diárias para solucionar problemas.
2. Objetividade
A observação humana é inerentemente subjetiva, pois existem diferenças na percepção de cada um. Ou seja, a experiência e a vivência de cada indivíduo proporcionam diferenças no modo de como veem a realidade. Isso pode fazer com que cada ser humano entenda de uma maneira a informação recebida.
Então, de forma objetiva, o pensamento A3 busca trazer todas as percepções, fazendo com que todas as pessoas sejam ouvidas e que todos os pontos de vista sejam considerados.
3. Resultados e processo
O resultado e o processo possuem o mesmo nível de importância. Por um lado, o processo é crítico para o entendimento por completo do problema e do outro, o resultado é o teste final da nossa compreensão.
Caso o resultado obtido por algum motivo venha a ser negativo, significa que não houve compreensão de todos os envolvidos e que uma determinada situação precisa ser consertada.
A solução prática de problemas é um processo que nos leva a resultados reais pois entendemos as causas fundamentais dos problemas.
4. Síntese, destilação e visualização
Como já comentamos anteriormente, o relatório busca sintetizar todo o conteúdo em apenas uma folha tamanho A3 que contenha apenas as principais informações. Para isso, é preciso que o conteúdo seja claro, objetivo e de fácil visualização para que todos os colaboradores consigam analisar e entender o que está sendo transmitido.
Uma dica é não esquecer de compilar alguns dados em gráficos ou que sejam até mesmo desenhados para melhor entendimento.
5. Alinhamento
Os colaboradores de todos os níveis hierárquicos devem estar alinhados, devem ter acesso ao relatório e devem saber as mesmas informações.
Para o melhor desempenho desse pensamento, a preocupação de cada colaborador precisa ser levada em consideração, mesmo que não seja utilizada posteriormente.
O fato é que escutar pode fazer toda a diferença e indicar problemas que não tinham sido observados. E, a partir daí, podem surgir soluções extraordinárias que não seriam notadas anteriormente.
6. Coerência interna e consistência externa
O relatório deve ter coerência interna, ou seja, deve estar alinhado com as metas e valores da organização, e que nenhuma parte crucial seja deixada de lado. Tudo deve estar interligado: desde as estratégias até os resultados alcançados.
Além disso, deve ter consistência externa, estabelecendo um alto nível de consistência entre todas as iniciativas que estão sendo desenvolvidas.
É importante ressaltar que abordagens coerentes e consistentes aceleram a comunicação e auxiliam o estabelecimento de um entendimento compartilhado.
7. Ponto de vista sistêmico
Por último, é preciso que se tenha uma vista sistêmica. É importante que todos os colaboradores da organização entendam o propósito de cada ação e que saibam o impacto do problema/solução em cada departamento.
E não esqueça que: o relatório A3 busca solucionar problemas, então, evite criar outros problemas em outra parte do fluxo de valor.
Em suma, os elementos A3 acima são cruciais para que os relatórios e sua aplicação no dia a dia sejam realizados de maneira eficaz.
Além de identificar os problemas e encontrar as soluções, essa metodologia também melhora o relacionamento entre os colaboradores, pois todos estarão alinhados e trabalharão com o mesmo objetivo: solucionar os problemas da melhor forma.
Então, agora que você já sabe como preencher o relatório A3 e conhece os 7 elementos indispensáveis para sua construção, você pode fazer o download gratuito do nosso template e colocar em prática tudo que aprendeu!
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