A gestão diária é um divisor de águas das organizações. Sua implementação é responsável por resolver problemas com mais agilidade e eficiência.
As empresas que não seguem a gestão diária, normalmente determinam um prazo para analisar os resultados, que pode ser uma vez por semana, no final do mês ou em datas específicas. Neste caso, podem passar por grandes atrasos para corrigir variações.
Já as organizações que seguem essa metodologia, conseguem analisar os resultados de maneira imediata e quando ocorre algum tipo de problema, a empresa já está pronta para solucioná-lo, sem atrasos para corrigir as variações.
Neste artigo, vamos abordar um pouco mais sobre este tema e como a gestão diária pode fazer a diferença no seu negócio!
Mas então, o que é de fato a gestão diária?
A gestão diária é um sistema de acompanhamento que permite o acompanhamento e a execução de atividades de modo estratégico para verificar a fluidez do que está sendo feito e se o desempenho está normal ou se apresenta algum tipo de desvio.
Assim, caso apareçam anomalias, é mais fácil de identificar e eliminar os problemas para que as atividades voltem ao normal o mais rápido possível.
A gestão diária é composta por 4 elementos destacados na figura abaixo.
Primeiro elemento: o trabalho padrão do líder
O trabalho padrão do líder é um checklist padronizado ou template de trabalho que foca nas atividades críticas. É um documento dinâmico e que permite o líder tomar notas, fazer observações e pedir recursos diariamente.
Para a criação do trabalho padrão do líder, você pode seguir alguns métodos. Um deles, é seguindo as etapas abaixo:
1. Conheça seu processo e mapeie suas atividades diárias.
2. Pegue essas notas e determine a frequência com que as realiza.
3. Determine se são “missões críticas” relacionadas à KPIs ou métricas e então enxugue o processo.
4. Essas atividades estão ligadas a outros trabalhos padrões atualmente?
5. Determine “quem” precisa fazer, e então, delegue.
6. Com que frequência precisam realizar essas atividades?
7. Mapeie essas atividades baseado na frequência e quem está performando.
8. Certifique-se que esses processos críticos estão interligados entre os diferentes níveis de gerenciamento.
9. Coloque no papel.
10. Faça uma revisão e permita que outros times e outros departamentos revisem.
11. Siga o trabalho padrão do líder e ajuste caso necessário.
Para mostrar visualmente, separamos um exemplo do trabalho padrão do líder em uma agenda eletrônica, criando padrões e focando na organização:
Segundo elemento: o controle visual
O controle visual é a comunicação e exposição de maneira visual de informações importantes, como indicadores, planos de ação, entre outros elementos gerados a partir do desdobramento da estratégia de cada nível. A ferramenta principal utilizada são os quadros de gestão. E como benefício, melhora a compreensão da importância do trabalho e da dedicação de todos e ajuda a empresa a atingir suas metas e melhorar seus resultados.
Para aplicar o método, os quadros de gestão devem:
- Ter o mesmo padrão e estar alinhados com a identidade da corporação.
- Os KPIs devem fazer sentido e ser significativos para a produção.
- Os KPIs devem ser apresentados com marcadores que podem ser apagados, ou folhas em um quadro magnético.
- As 5 áreas SQCD (Security, Quality, Cost, Delivery) + Geral devem ser claramente separadas por linhas no quadro. Uma área para canetas, apagador e imãs deve ser separada por linhas também. Confira abaixo um exemplo visual com os pontos mencionados.
Além disso, os quadros de gestão precisam ser colocados numa localização central na produção, que seja acessível e de preferência próxima à um corredor largo por onde as pessoas passam. Também recomendamos que opte por utilizar ferramentas de fácil visualização e entendimento, como: metas, gráficos e cores como verde e vermelho.
Terceiro elemento: o processo de responsabilidade diária
São reuniões de time ou de grupos multifuncionais, focadas no status do processo e na identificação de desafios, realizadas ao longo de todos os dias de trabalho para analisar os indicadores e decidir as próximas ações e providências a serem executadas para correção dos desvios.
Este elemento permite o time discutir problemas e oportunidades, refletir sobre o dia anterior e antecipar o próximo dia. Também melhora a qualidade do processo e reduz a variação nos processos e na execução das atividades.
E qual o método a ser seguido para que essas reuniões sejam realizadas?
Para isso, os líderes devem:
- Revisar os dados e ajudar a determinar os próximos passos, prioridades e responsáveis.
- Atribuir recursos e determinar datas de entrega.
- Assegurar um follow-up adequado.
- Estabelecer um “quadro de prestação de contas do líder”, que assegure que as ações do líder, de suportar a cultura Lean, sejam seguidas.
Para cada nível, as reuniões possuem diferentes formatos, variando quem participa, quando acontecem, como é feita e o objetivo a ser analisado. Veja um exemplo:
Quarto elemento: a disciplina de liderança
A liderança nada mais é do que a habilidade de influenciar as pessoas para trabalharem com entusiasmo a fim de atingir metas para o bem comum, com um caráter que inspire confiança. Os líderes devem incentivar o surgimento de novos líderes.
Com a disciplina de liderança, é possível garantir a sustentabilidade do sistema de gestão diária e desenvolver a capacidade de liderança nas pessoas.
Para desenvolver este elemento, o método a ser seguido consiste em:
- Mostrar respeito.
- Decidir baseado em fatos – ir ver (gemba).
- Ter orientação para ação (proatividade).
- Perguntar “por quê?” e não ficar satisfeito com o atual cenário porque é sempre possível melhorar.
- Escutar ativamente e garantir boa comunicação.
- Resolver os problemas capacitando a equipe.
- Promover consenso sobre problemas, causas e ações.
- Ser referência de estabilidade.
Agora, que você já sabe a composição da gestão diária e conheceu os quatro elementos desse sistema, conheça o passo a passo para implementar a gestão diária.
Então, como implementar a gestão diária?
Para implementar a gestão diária de maneira adequada e estruturada, você deve seguir algumas etapas com base nos elementos que apresentamos:
- Definir níveis de gestão (estratégico, tático e operacional).
- Desdobrar a estratégia.
- Criar quadros de gestão e criar reuniões.
- Criar trabalho padrão do líder.
- Implantar a disciplina de liderança.
E para você aprender um pouco mais a fundo cada um desses passos, recomendamos que você realize nosso treinamento EAD de gestão diária para se aperfeiçoar no assunto e começar a colocar em prática:
Conheça os principais benefícios com a implementação da gestão diária
Com a gestão diária, é possível:
- Detectar, expor e resolver problemas rapidamente.
- Aumentar a transparência através de comparações dos resultados com as metas.
- Garantir a execução eficaz da estratégia.
- Atingir os resultados esperados (como qualidade, produtividade e variação de processo).
- Engajar e desenvolver os colaboradores para enfrentarem os desafios atuais e futuros.
- Sustentar melhorias.
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