A Matriz de Versatilidade é uma representação gráfica das qualificações do colaborador da empresa, em formato de tabela, referente ao processo em que ele atua.
Algumas empresas não possuem acompanhamento rigoroso do nível de habilidade de seus colaboradores e, consequentemente, não desenvolvem e não eliminam as lacunas de aprendizado dos membros da equipe. Tal comportamento faz com que a curva de aprendizado dos colaboradores seja prejudicada e seus resultados demorem mais do que o necessário para atingir um nível de excelência.
Esse cenário resulta em uma equipe desmotivada e com resultados irregulares. E, em algumas situações, o time entrega um resultado ótimo e, em outras, um resultado ruim.
O fato é que as empresas necessitam de colaboradores capacitados e motivados para gerarem resultados assertivos e regulares para crescerem e serem competitivas. E para isso, as organizações precisam ter um plano para o desenvolvimento das habilidades de cada colaborador, além de ter um controle de suas habilidades.
A Matriz de Versatilidade é uma ferramenta que permite visualizar qual o nível de habilidade de cada um dos colaboradores da sua empresa. E assim, é possível sua empresa realizar uma boa gestão e planejamento para alavancar os resultados de cada departamento.
Além disso, a seguir listamos os principais benefícios de utilizar essa ferramenta:
Quais são os benefícios de aplicar a Matriz de Versatilidade?
- Identificar a necessidade específica de cada departamento para a condução de suas atividades diárias;
- Demonstrar o nível de capacitação de cada colaborador para a realização dos trabalhos atrelados a sua função;
- Identificar as fraquezas dos membros da equipe, possibilitando estabelecer um cronograma e plano de treinamento;
- Identificar quantos funcionários o gestor tem disponível para realizar um mesmo trabalho e, na ausência do colaborador, o departamento conseguir realizar a atividade;
- Identificar as habilidades que mais necessitam de reforço dentro de um departamento;
- Controlar o processo de aprendizagem de cada um dos funcionários;
- Incentivar os colaboradores a adquirirem novas habilidades;
- Ser parte da força motriz para a implementação de um Programa de Excelência Organizacional.
Como montar a Matriz de Versatilidade?
Cada departamento da sua empresa precisa ter a sua própria Matriz de Versatilidade e, se dentro de um departamento existirem divisões em subáreas, é preciso ter matrizes para as subáreas.
Para cada um dos departamentos é necessário elencar quais são as habilidades requisitadas para realizar as atividades. Uma boa dica para isso é pensar sobre as ferramentas e conceitos de determinado departamento. Por exemplo, em um departamento de qualidade algumas ferramentas e conceitos que os colaboradores precisam ter para realizarem bem o trabalho são os de produção Lean, melhoria contínua, 5S, análise de Pareto, ciclo PDCA, normas e legislações, auditorias etc. E todas essas ferramentas devem aparecer na Matriz de Versatilidade.
Também é importante garantir que, para cada ferramenta elencada na matriz, os conhecimentos necessários para a execução dos trabalhos estejam disponíveis e padronizados em documentos.
Outro passo para continuar a montar a matriz de versatilidade é definir critérios e objetivos para medir o nível de habilidade dos colaboradores. Caso sua empresa trabalhe com indicadores de desempenho, utilizá-los é um bom parâmetro para medir o nível de habilidade. Porém, existem outros critérios que podem ser adotados, como por exemplo, aplicar avaliações periódicas e estabelecer o número de acertos necessários para se atingir um nível de habilidade.
Abaixo está a estrutura da Matriz de Versatilidade Nortegubisian. Em seguida, a explicação para preencher todos os seus campos.
Os níveis de habilidade são: iniciante, aprendiz, operador e, novamente, operador.
Agora, um exemplo de como preencher a matriz utilizando uma atividade de montagem.
1. Comece preenchendo a matriz de versatilidade com o departamento, o(a) líder do departamento e a data do primeiro preenchimento;
2. O nome de cada uma das habilidades necessárias para realizar a montagem;
3. O nome de cada um dos membros da equipe. O primeiro nome a ser colocado nessa coluna é do(a) líder e os nomes dos membros da equipe vem abaixo.
4. O número ideal de treinados, que é o número de pessoas que tem o nível operador naquela habilidade. Nessa contagem não é incluso o(a) líder;
5. Na intersecção da linha que contém o nome de um membro da equipe com a coluna que contém uma habilidade necessária, é preenchido o nível de habilidade desse operador.
6. As colunas de ‘Competências’ indicam, para cada um dos membros da equipe, o número de habilidades em que o membro têm nível operador;
7. A linha ‘N° atual de treinados’ mostra quantos membros têm nível operador em cada uma das habilidades necessárias. Nessa contagem não é considerado o(a) líder.
8. A coluna ‘Notas’ é destinada para colocar informações gerais que impactem no planejamento de capacitações do departamento, como membros que serão promovidos, desligados, temporários, etc.
9. A linha ‘Nível de revisão do Trabalho Padrão’ é preenchida com o nível de revisão do documento de trabalho padrão de cada uma das habilidades necessárias.
10. Compare as informações do ‘N° ideal de treinados’ com o ‘N° atual de treinados’ para determinar a necessidade de treinamentos e planejar futuros treinamentos.
11. Utilize as colunas de ‘Datas de Acompanhamento’ para fixar as datas das próximas verificações dos níveis de habilidade de cada membro.
Após preencher toda a matriz pela primeira vez, o(a) líder do departamento precisa ter firmeza nas datas marcadas para fazer acompanhamento. Não existe uma regra de qual o intervalo ideal entre um acompanhamento e outro, mas recomendamos que não ultrapasse 15 dias. A cada acompanhamento também é importante pedir um feedback para cada membro do departamento para entender se ele precisa de treinamentos em alguma habilidade para performar melhor suas atividades.
Ao utilizar a ferramenta Matriz de Versatilidade para auxiliar na gestão das capacitações da sua organização, você terá mais rapidez para fazer as tomadas de decisão necessárias para desenvolver os colaboradores e os departamentos e, assim, conseguirá colocar energia naquilo que é necessário e na hora certa.
Agora que você conheceu a Matriz de Versatilidade, nós da Nortegubisian convidamos você a continuar lendo nossos artigos e conhecer outras ferramentas que auxiliarão a sua empresa a atingir a excelência organizacional. Também convidamos você a nos acompanhar nas redes sociais Linkedin, Facebook e Instagram. E caso a sua empresa tenha interesse em avaliar as habilidades dos seus colaboradores e montar um Programa de Excelência pautado por uma robusta trilha de conhecimento, conte conosco!
