Como muitos já sabem, o Lean é uma filosofia que ajuda a identificar e reduzir desperdícios nos processos, entregando mais valor ao cliente. Para alcançar esse objetivo, três pilares são muito importantes. O primeiro deles é o pilar pessoas, o segundo, fluxo contínuo e o terceiro, tecnologia, que será foco da nossa conversa de hoje. Acompanhe nosso artigo sobre Lean Automation!
Mas então, qual a relação do Lean com a automação dos processos?
O Lean é uma filosofia que tem como objetivo diminuir os desperdícios e otimizar os processos, sempre mantendo o foco nas pessoas. A tecnologia e automação vem de encontro com o mesmo propósito. Quando são conectados, ajudam a simplificar tudo aquilo que precisa ser feito.
E diferente do que muitos pensam, a automação não vem para substituir a atividade humana, mas sim para melhorar o desempenho e facilitar o trabalho no dia a dia.
Utilize o Lean Thinking para identificar e implementar a automação. Essa perspectiva, principalmente através do mapeamento do fluxo de valor, faz com que você encontre os principais desperdícios e posteriormente coloque em prática o que for mais adequado para sua organização. Use a automação para ajudar e rejeite tecnologias que entrem em conflito com a cultura da empresa. Não saia automatizando tudo. Uma automação precisa ser validada a fim de entender se ela gera o resultado desejado, caso contrário, passa a ser um desperdício de recursos.
Para a aplicação do Lean Automation (Lean + Automação), recomendamos seguir 5 passos fundamentais para identificar o que precisa ser feito, simplificar e automatizar onde for necessário. Confira!
1. Identificação
Comece selecionando os principais processos da sua empresa. Você pode usar a ferramenta SIPOC para ter uma visão mais ampla do seu negócio e identificar os fluxos de valor que podem ser alvo de um projeto de melhoria e automação. Em seguida, questione – “Precisamos mudar?” “Mas então, o que precisamos mudar?”.
2. Definição
Identificados os principais processos do seu negócio, comece a mapear o fluxo de valor (VSM). Mapear o fluxo de valor oferece a visualização das várias etapas de um processo o que ajuda a identificar gargalos e outros problemas que possam existir. Sem um mapa de fluxo de valor, podemos assumir que a automação é necessária e acabar criando novos gargalos, problemas e frustrações.
Não esqueça de levantar os principais indicadores de desempenho para entender a performance atual do processo, por exemplo, tempo de processamento, lead time, hand offs, %C&C (completo e correto), RTF% (right first time), número de sistemas de informação e o índice de automação.
3. Analisar
Nessa etapa, é preciso analisar o VSM com objetivo de identificar oportunidades de automação e ganhar velocidade. Essas possibilidades podem surgir tanto nos processos operacionais quanto nos processos administrativos de uma organização.
Algumas dicas importantes:
- Use a automação para ajudar. É melhor exercitar um processo manual antes de adicionar automação ao processo.
- Use o pensamento Lean para identificar e implementar automação: a nova automação pode colocar em risco o fluxo do processo, portanto, realize testes e rejeite tecnologias que entrem em conflito com a cultura da empresa.
- Faça um balanço entre risco e retorno de curto e longo prazo para os stakeholders, funcionários e clientes.
4. Prototipagem
Identificados os pontos em que a automação é pertinente, construa o mapa futuro do fluxo de valor, contemplando o protótipo de automação e os impactos previstos nos indicadores de desempenho. O foco aqui é na melhoria de desempenho de tempo, confiabilidade, qualidade, índice de automação, custo e segurança.
- Tempo: com a automação, é possível reduzir o tempo da execução das atividades e consequentemente, ganhar produtividade nos processos.
- Confiabilidade: a automação também é construída com base no engajamento das pessoas. E as pessoas só serão envolvidas se você fornecer a elas uma cultura segura e mostrar como a tecnologia pode ajudar ainda mais o seu trabalho.
- Qualidade: a qualidade deve ser incorporada na automação. Os equipamentos e sistemas devem ser concebidos para construir um produto ou entregar um serviço de qualidade, bem como fornecer visibilidade para os funcionários em relação a problemas que possam surgir.
- Índice de automação: a automação deve ser projetada para melhorar o rendimento. É necessário apoiar os funcionários em atividades que agregam valor. A automação deve ser altamente intuitiva e fácil de usar. As pessoas precisam ter as ferramentas adequadas e saber como utilizá-las no dia a dia.
- Custo: os equipamentos e sistemas devem ser projetados para serem econômicos e terem o melhor custo/benefício para a organização.
- Segurança: a automação deve ser projetada para proporcionar segurança para os envolvidos.
5. Teste e Validação
No teste e validação, realize a avaliação do retorno do investimento. Caso aprovado, aplique testes pilotos e replique quando necessário. Reflita sobre as seguintes perguntas:
- Conseguimos eliminar os principais desperdícios nos processos?
- Qual é o impacto na estabilidade, confiabilidade e flexibilidade?
- Existe consenso da automação com as pessoas que estão envolvidas nos processos?
- A automação está agregando valor aos clientes internos e externos dos processos?
- A automação aumentará a capacidade geral da planta e atenderá às necessidades do cliente?
É necessário saber que os consumidores, internos e externos de uma organização, representam uma parte fundamental de qualquer negócio. Eles demandam uma experiência cada vez melhor através da identificação de suas dores e no desenvolvimento de um relacionamento de confiança de longo prazo (Customer Experience).
Os consumidores estão inserindo a tecnologia frequentemente em seu dia a dia e isso está influenciando positivamente as relações entre as organizações e seus clientes. Essa nova era, implica também na grande expectativa em relação à rapidez e inovação nas entregas, exigindo experiências cada vez mais reais e inteligentes.
Focar em pessoas, ouvir a opinião de todos aqueles que estão envolvidos, é muito importante para que as mudanças de automação sejam suportadas e para que sua implementação seja ainda mais efetiva. A decisão sobre automatizar ou não deve ser transparente e consensuada com todos os envolvidos para que não haja dúvidas e ressentimentos.
Nesse contexto, as empresas que utilizam a tecnologia ao seu favor, proporcionam uma experiência mais qualificada aos seus clientes, otimizam a utilização de dados, ganham mais velocidade em seus processos, diminuem a imprevisibilidade e criam uma conexão ainda mais precisa e adequada com seu público.
Aproveite para entrar em contato conosco e ver como podemos ajudar sua organização a otimizar os recursos e ganhar ainda mais vantagem competitiva no mercado!