É realmente difícil introduzir um novo processo e mantê-lo dentro da organização. Contudo, através da gestão de mudanças, é possível facilitar essa transformação.
Acompanhe nosso texto abaixo para saber um pouco mais sobre os recursos dessa estratégia e outros aspectos importantes que podem fazer toda a diferença!
O que é a gestão de mudanças?
A gestão de mudanças dentro das empresas é a aplicação de um processo estruturado e de um conjunto de ferramentas para preparar e liderar a equipe para grandes alterações dentro da instituição. Nesse sentido, é importante entender que as organizações podem ter três diferentes tipos de mudanças:
- mudança nos processos: visa mudar a forma como a empresa desempenha certas atividades (ex: eliminação de burocracias desnecessárias, troca de responsabilidades entre colaboradores, inclusão ou retirada de etapas dos processos);
- mudança nos recursos: mudar materiais, tecnologias ou equipamentos que a instituição usa para realizar suas atividades (ex: troca de matéria-prima, implementação de software de gestão);
- mudança nas relações externas: mudar a própria estrutura da organização (ex: fusão entre dois setores, troca da diretoria, implementação de Centros de Serviços Compartilhados).
É importante lembrar também que as mudanças, em si, têm o potencial de afetar outras áreas e dinâmicas dentro da empresa, e não só aquelas que estão sofrendo diretamente a alteração.
Nesse contexto, vale ressaltar que a gestão de mudanças não é sinônimo de gestão de projetos ou de pessoas. Ela é uma estratégia individualizada focada no preparo dos recursos humanos para transformações importantes.
Qual é o objetivo?
De um ponto de vista geral, é comum que as pessoas se sintam resistentes frente as mudanças, principalmente se elas acreditam que os processos, equipamentos e dinâmicas atuais estão em bom funcionamento. Dessa forma, o principal objetivo da gestão de mudanças é preparar a equipe para grandes alterações, fazendo com que elas sejam compreendidas e que de fato sejam implementadas.
Normalmente, a necessidade de alguma mudança surge a partir de uma reação a problemas ou oportunidades específicas que a empresa identifica.
Outra etapa importante é a identificação do melhor momento para efetuar alterações. Afinal, se muitas mudanças forem feitas, ao mesmo tempo, ou em um momento no qual os colaboradores não estão prontos para recebê-las, todo o processo pode ser mal sucedido.
Quais as vantagens de usar essa estratégia na empresa?
Nesse ponto, você já deve ter entendido alguns dos benefícios que a gestão de mudanças pode trazer para a sua empresa. Listamos os principais:
- maior probabilidade dos projetos atingirem seus objetivos, pois as mudanças ao longo do processo são bem gerenciadas e aceitas;
- melhoria do relacionamento entre os gestores e funcionários, já que a comunicação é feita de forma estruturada e respeitando o momento dos colaboradores;
- maior sensação de segurança na organização, já que as mudanças são comunicadas e implementadas de maneira responsável e planejada;
- possibilidade de integração da opinião dos funcionários, já que o processo organizado permite calma na tomada de decisões.
Quais são os principais pontos da gestão de mudança?
Para que você entenda, ainda mais, citamos pontos importantes do processo para garantir a sua eficiência.
1. Patrocínio
Para um processo de mudança pacífico e eficaz, é fundamental atestar que haja patrocínio ativo vindo da alta hierarquia de uma organização para a realização da modificação. Isso significa ter pessoas da alta gestão que sabem da mudança e apoiam sua execução. Nesse contexto, o engajamento e a participação ativa são pontos-chave para alcançar os efeitos esperados.
2. Buy-in
O buy-in é aquilo que cada um abre mão inicialmente para se envolver com algo. Nesse sentido, ele é importante pois visa conquistar o máximo de recursos iniciais de todas as pessoas incluídas no processo, seja direta e indiretamente na mudança que será realizada.
3. Envolvimento
O envolvimento diz respeito à necessidade de envolver as pessoas certas na criação e execução de mudanças. Isso possibilita que as modificações adequadas sejam feitas, além de ocasionar uma sensação de pertencimento por parte dos colaboradores. Assim, é preciso identificar quem são as pessoas que tem poder de influência dentro da organização, quem tem boa argumentação e valores que estão de acordo com o que será feito.
4. Comunicação
Primeiramente, é preciso garantir que todas as pessoas sejam informadas adequadamente sobre a alteração e como ela afetará o seu trabalho. Esse ponto inclui, também, a forma como essas informações são comunicadas e o momento no qual o anúncio é feito.
5. Prontidão
A prontidão diz respeito a preparar os envolvidos para se adaptarem às mudanças. Isso pode ser feito garantindo que as pessoas disponham das informações certas e apoio quando necessário. Uma maneira de fazer isso é deixar pré-avisada a chegada de uma grande alteração na empresa, antes mesmo da estratégia ter sido concretizada entre os gestores. Dessa maneira, os funcionários não são pegos de surpresa.
Nesse caso, pode ser que surjam necessidades de realinhamentos ao longo do processo. O importante aqui é ser o mais transparente possível e avisar todos se surgirem informações que tragam novas mudanças.
6. Impacto
Um erro comum é não avaliar precisamente qual o impacto que as alterações trarão para as pessoas envolvidas. Quando isso acontece, os funcionários podem ficar desmotivados e, até mesmo, enganados pelos gestores. Por isso, é muito importante fazer uma avaliação detalhada e informar tudo para os envolvidos.
Conhecer os recursos de gestão de mudanças é um passo importante para as empresas que desejam fazer grandes alterações da melhor maneira possível. Se você levar todos esses pontos em consideração, há grandes chances dos funcionários receberem melhor a mudança e se engajarem verdadeiramente no processo.
A melhor maneira de fazer tudo isso é contratando profissionais especializados para guiar o processo de gestão de mudanças. Que tal fazer isso agora mesmo? Entre em contato conosco para saber mais sobre nossas opções de consultoria!