Uma associação imediata que as pessoas costumam fazer ao se depararem com o termo Lean é ao sistema produção industrial enxuto, voltado a logísticas complexas ou a um grande volume de atividades ocorrendo simultaneamente. Criado em meados da década de 1950, o Lean visava à identificação e eliminação de desperdícios sem comprometer a qualidade ou sacrificar a produção, com foco em atender aos anseios do cliente. Nada mais natural que o termo remeta à sua concepção original, já que foi ela que batizou esta filosofia de produção.
Desde a época em que foi criado, o Lean estabelece-se como uma metodologia sistemática que possibilita analisar, medir, aprimorar e repetir ações, tendo como base um resultado almejado. Além da busca diária por melhorias e eficiências operacionais, aborda também a dignidade do trabalho às pessoas envolvidas. Segundo seus criadores, colaboradores engajados, respeitados, motivados e felizes fazem melhor suas atividades e transferem este orgulho aos produtos, serviços e aos clientes.
Toda essa gama de princípios permitiu que as práticas e a filosofia Lean se ampliassem para além da indústria de transformação, tornando-se igualmente pertinente para outros setores, como a saúde, áreas administrativas e a prestação de serviços. Para mostrar como funciona na prática, reunimos alguns cases, começando pela aplicação mais tradicional e ampliando para outros segmentos. Confira!
Lean na Manufatura
Uma empresa no segmento de óleo e gás lidava com o desafio de fomentar uma cultura baseada na melhoria contínua de processos, ao mesmo tempo em que almejava obter melhores índices de produtividade e excelência operacional no processo produtivo.
O primeiro passo foi encontrar o parceiro ideal para acompanhar o desenvolvimento do plano de ação de implementação do método Lean. Depois disso, a Nortegubisian propôs uma estratégia de jornada em quatro etapas, repleta de atividades práticas para que as equipes tivessem a experiência hands-on:
- Mapeamento dos gargalos nas diferentes etapas produtivas, com fluxogramas e identificação de oportunidades de melhoria;
- Treinamento teórico e dinâmico, com a realização de atividades em grupo, jogos e exercícios para fixação dos conceitos;
- Desenvolvimento por meio de evento Kaizen no qual as equipes desenvolveram práticas técnicas como 5S, Trabalho Padrão, Sistemas Puxados, entre outros;
- Monitoramento, controle e sustentação de resultados de maneira prática e envolvente, com o suporte de iniciativas de gestão à vista.
Como resultado, a companhia obteve um ambiente de trabalho padronizado, limpo e organizado, que favoreceu o aumento de produtividade real, mensurada por meio de queda do tempo de set up de máquina, aumento de 25% no OEE, ganho de produtividade de 60% no processo de montagem, redução de 80% em tempo médio de reparo e redução em 20% de estoques intermediários.
Lean Healthcare
Independente da instituição em que atue, sabemos que a meta de qualquer gestor hospitalar é fornecer um atendimento cada vez mais preciso ao paciente, melhorar sua experiência, ao mesmo tempo em que elimina desperdícios, reduz custos e melhora os resultados corporativos. Afinal, por mais que trate de vidas – um âmbito no qual qualquer deslize pode ser fatal –, as instituições de saúde funcionam como verdadeiras engrenagens corporativas que precisam seguir processos, se adequar a parâmetros e dar resultados. Foi diante deste cenário que o Lean Heathcare começou, timidamente, a ser implementado no início dos anos 2000, tendo destaque a partir de 2010.
O projeto de Lean Heathcare desenvolvido pela Nortegubisian junto ao Hospital das Clínicas da Unicamp para gerenciamento de equipamentos médico-hospitalares e seus acessórios da Unidade Respiratória é a prova de que é possível aplicar ferramentas, ajustar o fluxo de processos e identificar pontos de melhoria na área da saúde sem qualquer prejuízo ao paciente.
Começando pelo diálogo, treinamento e alinhamento das equipes envolvidas no projeto, foi possível estabelecer uma mesma linguagem entre consultores e profissionais do hospital. Em seguida, foi desenvolvido um mapa de fluxo de valor do processo-chave, que consistia em disponibilizar equipamentos e acessórios limpos, montados e testados, aptos para utilização imediata em pacientes. Esta segunda etapa foi fundamental para a identificação da origem do problema – acumulo de equipamentos no corredor, demora para a higienização e falta de controle deste o processo – para, então, transformá-lo em pontos de melhoria.
A solução envolveu a aplicação de três ferramentas:
- Programa 5S, que trabalha os 5 sensos da organização estabelecido pelos japoneses: utilização, ordenação, limpeza, padronização, autodisciplina;
- Kanban, que consiste em um sistema de produção puxada, no qual cada processo aguarda o momento certo para ter início, otimizando recursos, minimizando o estoque e reduzindo o tempo total de operação;
- Trabalho Padrão, com o estabelecimento de rotina aos enfermeiros, buscando atingir um fluxo contínuo no processo de gestão dos equipamentos e acessórios, com o suporte de gestão visual.
Pode-se dizer que o Lean aplicado ao Healthcare está relacionado à revisão do planejamento e implementação de novos padrões de trabalho capazes de gerar impactos positivos tanto na experiência do paciente e seus familiares, quanto nos resultados financeiros. Com isso, obtém-se mais eficiência na rotina e no fluxo de informações; padronização de procedimentos; redução de burocracias, de custos operacionais, de perdas de materiais e de desperdício; eliminação do retrabalho; e mais segurança e controle de riscos, criando um comprometimento em toda a organização.
Lean Office
Assim como pode ser bem-sucedido na saúde, o Lean também revela resultados interessantes em processos de áreas administrativas, como compras, qualidade, marketing, vendas ou quando aplicado ao setor de serviços. A grande diferença quando comparado à um ambiente de manufatura é a complexidade inerente ao mapeamento de uma atividade ou processo que não é puramente operacional, cíclico ou que, muitas vezes, sofre com escassez de informações.
Nestes casos, é essencial adaptar conceitos e ferramentas aos novos ambientes, como adequar o mapa de fluxo de valor a uma versão VSM Office, além de implementar uma visão mais holística na identificação de perdas e no diagnóstico de oportunidades de melhorias. Outro ponto essencial é o envolvimento de pessoas e suas respectivas responsabilidades ao longo de toda jornada, incluindo ações de capacitação sempre que necessário.
Enquanto em um cenário de manufatura a identificação de superprodução salta aos olhos, no Office isso é mais sutil, podendo se materializar em duplicação de tarefas ou dedicação de esforços em atividades não solicitas pelo cliente. Outro exemplo é o inventário: na manufatura, é facilmente identificado quando em excesso, já em um ambiente de serviços, pode se traduzir em acúmulo de informações, documentos ou ordens abertas.
Portanto, o Lean Office torna-se essencial não só para viabilizar uma ação pontual de melhoria em um ambiente administrativo, mas para enraizar dentro da estrutura operacional uma nova forma de gestão dos processos, do ambiente e do trabalho. Isso aconteceu justamente com a implantação do Lean Office na Patrus Transportes, que incluiu a criação de um departamento de melhoria contínua para atuar como um multiplicador dos ensinamentos da Nortegubisian.
Com 70% dos colaboradores trabalhando sob os princípios do Lean Office, a empresa alcançou mais padronização e pôde enxergar desperdícios com mais clareza. Além disso, conseguiu melhorar o trabalho e a distribuição de mão de obra, passou a gerenciar melhor os processos e observou ganhos financeiros.
Como você pôde conferir nos cases acima, o Lean vai além de uma prática produtiva enxuta, estabelecendo-se como uma filosofia que permeia desde os mais simples processos operacionais até os recursos humanos em busca de mais eficiência e satisfação. Sua implementação, quando realizada de forma estruturada, é transformacional, pois é capaz de gerar mudanças reais e perenes em diferentes setores e tipos de negócio.
A Nortegubisian possui décadas de experiência neste setor e pode ajudar a sua empresa na transformação rumo a processos mais sustentáveis e na melhoria contínua. Fale com um de nossos especialistas e entenda como podemos agregar mais valor à sua oferta!