O mundo corporativo exige cada vez mais qualidade, segurança, redução de custos e produtividade. Muitas vezes, os conhecimentos técnicos têm dificuldade de dialogar com as dinâmicas próprias do mercado e da indústria, de modo que nem sempre (ou quase nunca) operamos em condições ideais de ambiente.
Para garantir a execução dos padrões estabelecidos e proporcionar melhoria contínua e sustentável dos processos, os procedimentos operacionais padrão e as instruções de trabalho são de grande ajuda!
Quer entender o que é uma instrução de trabalho, do que se trata o procedimento operacional padrão e como ambos podem ajudar sua empresa? Continue a leitura!
O que é a instrução de trabalho?
A instrução de trabalho, que também atende por instrução de tarefa ou IT, funciona como um verdadeiro manual de instruções. Com uma lista de indicações, ela ensina determinada tarefa para qualquer pessoa.
Assim, a IT padroniza procedimentos, garante a consistência do produto final e aprimora a produtividade da equipe, tornando a empresa preparada para a adoção de um Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ), por exemplo. Ao fazer a instrução de trabalho, os responsáveis precisam:
- identificar o passo a passo da atividade a ser ensinada;
- apontar o que é importante para a boa execução de cada um dos passos listados.
Qualquer tarefa pode ser dividida em pequenas etapas, desde que seus elementos e pontos-chave sejam enfatizados e muito bem esclarecidos. Embora muitas pessoas adotem a IT apenas para atividades repetitivas, ela é aplicável a todos os procedimentos de uma empresa.
Quando usá-la?
Ainda que tenha uma função bastante didática, ensinando os elementos essenciais das atividades a serem cumpridos, a instrução de trabalho também pode ser usada para aumentar e difundir o conhecimento da equipe em torno dessa tarefa.
Junto aos POPs (Procedimentos Operacionais Padrão), a IT se tornou um critério indispensável garantir a produtividade e a qualidade dos processos.
Quais são seus pontos essenciais?
Para que seja mais clara e objetiva, a instrução de tarefa precisa determinar o que é essencial na atividade antes de apontar como executá-la. Seu método de treinamento, também conhecido como método de quatro etapas, é subdividido em:
- preparação do aprendiz;
- apresentação da operação;
- testes de desempenho;
- acompanhamento.
Após essas fases, estrutura-se então um treinamento que vê no funcionário alguém capaz de executar múltiplas funções. Na Toyota, tal ferramenta permite avaliar quais são as deficiências e competências do funcionário para que, a partir disso, seja construída uma linha do tempo que ajude a visualizar seu processo de capacitação.
Quais são os conceitos essenciais para o aprendizado?
A instrução de trabalho pretende ensinar a tarefa, para que ela seja executada por qualquer colaborador na empresa. Durante esse processo, é necessário considerar alguns pontos essenciais. Veja quais são a seguir.
O aprendizado é gradual
Como qualquer conhecimento que precisemos adquirir, o aprendizado da tarefa é gradual. Ou seja: apenas a leitura e a execução das etapas descritas na IT não são suficientes para que o colaborador execute a atividade com perfeição. É necessário que ele receba orientação e apoio para tanto, especialmente nas primeiras vezes.
O aprimoramento contínuo fortalece relacionamentos
O treinamento e o desenvolvimento de habilidades no local de trabalho geram relacionamentos harmônicos entre funcionários de diferentes cargos, pois são processos contínuos.
O supervisor ajuda a desenvolver pessoas
Os papéis do supervisor dentro de uma instituição comprometida com o aprimoramento contínuo são de orientador e professor. Dessa forma, profissional deve ser capacitado para desenvolver as pessoas durante a execução das atividades.
Como é possível perceber, as melhorias na produtividade e na qualidade das entregas são resultados desse processo. Portanto, não podem ser vistas como um fim em si mesmo, já que surgem da dedicação que colocamos na execução dos processos.
Qual é a relação entre instrução de trabalho e procedimento operacional padrão?
Tanto a instrução de trabalho (IT) quanto o procedimento operacional padrão (POP) têm origem no mesmo campo: a gestão de processos, que visa garantir um trabalho de excelente qualidade e bons resultados.
O POP, contudo, é mais amplo, pois busca a gestão holística do processo e afirma o que é preciso fazer. Ele atua como um planejamento do trabalho a ser executado, de forma a reduzir custos, padronizar as entregas e evitar desvios na execução da atividade.
O IT, por outro lado, oferece instruções mais específicas, focando na aplicação delas. É possível que as instruções estejam previstas no POP, porém, elas dão indicações sobre como e quando conduzir o que deve ser entregue. Isto é: IT e POP são complementares, sendo ambos fundamentais para a gestão de qualidade.
Como uma boa consultoria pode ajudar na implementação do método de IT?
Como vimos, a elaboração da instrução de trabalho exige que você determine da maneira mais clara possível aquilo que é essencial para a atividade ser bem executada. É preciso que o responsável tenha uma visão abrangente para entender todo o processo, fazer a análise do ambiente e escutar a experiência dos funcionários.
Assim, serão delimitados os elementos essenciais da atividade executada. Essa visão holística também será de grande ajuda ao preparar sua organização para a sistematização dos processos. Afinal, antes de qualquer coisa, é preciso fazer um diagnóstico da atual situação da empresa e avaliar quais são as possibilidades.
Como você pode perceber, implementar a instrução de trabalho exige experiência, método e tato para lidar com as peculiaridades da equipe de colaboradores de cada companhia. Por ser uma tarefa colaborativa, que requer a escuta e a participação dos funcionários, é necessário que os encarregados tenham muita habilidade para lidar com os entrevistados.
Portanto, o acompanhamento de uma empresa especializada é essencial para que o processo dê bons resultados ao seu negócio.
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