Você sabia que o OTIF é um importante indicador logístico que ajuda a empresa a realizar entregas com mais qualidade a seus clientes? Por ser a análise de dois fatores em conjunto, ele é mais completo e consegue apontar os pontos que demandam alguma atenção especial.
Se esse indicador ainda não é acompanhado em seu negócio, é sinal de que suas entregas podem estar abaixo do esperado. Uma das formas mais eficientes de identificar o foco do problema e propor soluções é fazendo esse acompanhamento.
Quer entender um pouco mais sobre o assunto e melhorar a qualidade da logística da sua empresa? Confira este artigo!
O que é OTIF?
O OTIF é a sigla formada pelas iniciais de “On Time, In Full” — no tempo certo e na quantidade certa. Para entendê-lo melhor, vamos explicar os dois principais aspectos influenciados pelo processo:
On time
O on time se refere ao cumprimento do prazo acordado. Se a previsão de uma entrega é na sexta-feira antes das 17h, o dever da sua empresa é se planejar para que essa data e horário sejam cumpridos. Tanto adiantamentos quanto atrasos prejudicam o indicador e demonstram ineficiência.
In Full
O In Full está relacionado ao atendimento adequado do pedido no que diz respeito à quantidade solicitada. Uma entrega na qual está faltando ou sobrando itens afeta o cumprimento do OTIF.
OTIF
Para que a qualidade da entrega seja considerada satisfatória, a empresa deve cumprir o prazo e a demanda. Ou seja, de nada adianta o pedido chegar na data e na hora agendada e não vir completo ou ter tudo o que foi pedido, mas atrasar.
É importante lembrar que a entrega afeta os processos do cliente, principalmente quando o negócio é B2B. A produção da empresa parceira pode estar parada aguardando apenas a sua entrega para prosseguir, por exemplo.
Em casos B2C, seu cliente pode ter encomendado algo para presentear um ente querido em uma data especial e, se você perde essa data, gera uma frustração enorme.
Para que serve esse indicador?
A principal função do OTIF é avaliar a eficiência da logística da empresa. Ao analisar em conjunto os dois principais fatores de qualidade esperados nesse tipo de atividade, ele é capaz de verificar os pontos de ineficiência e prover informações relevantes para a realização de ajustes.
Como calcular o OTIF?
O cálculo do OTIF é relativamente simples. O mais complicado é implementar a mudança cultural necessária para a coleta dos dados. O primeiro passo é selecionar um período a ser analisado e levantar algumas informações, conforme abaixo:
Pedidos entregues no prazo
Do total de pedidos entregues, deve-se encontrar o percentual referente à quantidade que cumpriu o prazo acordado. Por exemplo, se foram entregues 100 pedidos, mas 5 atrasaram, o percentual é de 95%.
Pedidos entregues conforme a demanda
Da mesma forma, devem ser contabilizados os pedidos que foram entregues seguindo os padrões de qualidade predefinidos. Aqui podem entrar diversos fatores de acordo com o tipo de mercadoria desde quantidade, peso e temperatura até a ocorrência de avarias. Seguindo o mesmo exemplo anterior, se 10 entregas apresentaram alguma inconformidade, o percentual será de 90%.
Percentual OTIF
O percentual de atingimento do OTIF se dá pela multiplicação dos dois fatores que o compõem. Ou seja, no exemplo apresentado ele seria de 0,9 * 0,95 = 0,85 ou 85%.
Qual a importância de acompanhar esse indicador logístico?
Acompanhar esse indicador é fundamental para evidenciar a necessidade de melhorias nos processos que envolvem a logística. Afinal, esse é um setor que está em uma etapa do processo geral e que recebe as consequências de erros originados de departamentos anteriores a ele.
Durante a implementação do OTIF, uma prática muito importante é garantir a documentação adequada de todas as entregas, pois é com base nelas que é feita a identificação dos pontos de melhoria. Sem esse acompanhamento, fica praticamente impossível confirmar o nível correto de qualidade que a empresa está entregando a seus clientes ou identificar pontos de melhorias.
Quais os principais benefícios que o OTIF proporciona?
O acompanhamento do OTIF é uma excelente forma de ter uma gestão mais eficiente da logística da empresa. O indicador proporciona diversos benefícios, dentre os quais podemos listar:
Identificação da origem das falhas e atrasos nas entregas
Quando bem implementado, o OTIF permite uma visualização mais específica dos problemas que afetam a entrega correta dos produtos aos clientes. Os formulários contam com campos acerca dos motivos que levaram a entrega a não ser plenamente satisfatória. Isso permite uma análise mais completa e a identificação de pontos de recorrência que apresentem uma tendência a ser verificada.
Redução de custos e aumento da margem de lucro
Diante das melhorias identificadas por meio do OTIF, os gestores são capazes de otimizar processos nos setores de compras, de produção e de logística, de forma a torná-los mais integrados. Consequentemente, a empresa tem um aumento da capacidade produtiva e uma redução dos custos e desperdícios operacionais, o que gera uma margem de lucro maior e uma vantagem competitiva no mercado.
Melhoria na percepção de valor dos clientes
Por fim, o benefício mais importante é a mudança na percepção de valor dos clientes. Uma empresa que mantém um percentual OTIF alto tem uma ocorrência muito mais baixa de erros e isso faz com que os clientes fiquem mais satisfeitos com as mercadorias recebidas. A excelência no trabalho promove a fidelidade e proporciona o crescimento da marca no mercado.
Agora que você já sabe o que é OTIF e qual é a importância de acompanhá-lo em sua empresa, o próximo passo é implementá-lo. Por mais simples que pareça o cálculo, o ideal é contar com a ajuda de profissionais para alcançar a mudança cultural necessária entre os funcionários e para fazer a coleta e análise dos dados de forma correta. De qualquer forma, é um esforço que vale muito a pena.
E por falar de coleta de informações, você sabe o que seu público pensa sobre a sua empresa? Veja como ouvir a voz do cliente neste outro artigo!