Já ouviu falar em practical problem solving? Aqui no blog da Nortegubisian, estamos sempre falando sobre melhoria contínua e o uso de ferramentas que auxiliam na gestão de processos. Mas, você já parou para pensar que todo esse esforço se baseia na resolução de problemas?
Esse é o foco da metodologia que vamos abordar neste artigo. Você vai entender o conceito, seus 8 passos e a importância de ter uma equipe capacitada para aplicá-los no dia a dia da sua empresa. Aproveite o conteúdo e boa leitura!
O que é o practical problem solving?
O practical problem solving é uma metodologia de resolução de problemas. Ela utiliza o ciclo PDCA para esclarecer o problema, encontrar sua causa raiz e propor soluções de impacto mais efetivas no processo. É um modo mais prático e organizado de alcançar melhores resultados e evitar que as situações indesejadas voltem a ocorrer.
Quais são os 8 passos dessa metodologia?
Como todo bom método, o practical problem solving apresenta alguns passos a serem seguidos. Existe uma ordem lógica entre as etapas e cada uma delas tem um objetivo específico a ser alcançado, como veremos a seguir.
1. Esclareça o problema
O primeiro passo é esclarecer o problema. Parece algo simples e banal, mas o intuito dessa etapa é ter uma visão mais abrangente da questão. É importante citar o que está errado e quais são os seus impactos no negócio.
Imagine que você seja dono de uma fábrica de brinquedos e está enfrentando um alto índice de perdas. O seu problema são os desperdícios, que geram aumento nos custos que, por sua vez, afetam a margem de lucro da empresa.
2. Decomponha o problema
Em seguida, é preciso mergulhar mais a fundo no problema. Entender o que de fato está acontecendo com todos os detalhes possíveis. O levantamento de dados e informações nessa fase é fundamental. Algumas perguntas podem ajudar nesse momento, como:
- Quais são as características que fugiram do escopo esperado?
- Em quais etapas do processo elas aparecem?
- Qual é a gravidade do problema?
- Quem são os responsáveis por cada etapa em que o problema é evidenciado?
3. Estabeleça metas
O estabelecimento de metas é o primeiro passo antes de efetivamente atacar o problema. Elas serão as norteadoras de todas as ações daqui em diante, pois são o registro dos resultados esperados após a aplicação do método. Por isso, devem ser claras, objetivas e quantificáveis. Além disso, é preciso definir os indicadores que serão utilizados para medi-las e os parâmetros considerados satisfatórios.
4. Análise a causa raiz
Depois de toda a preparação, chegou o momento de buscar as causas do problema. Uma ferramenta muito útil aqui é o brainstorming. Selecione as pessoas mais envolvidas no cotidiano da questão e peça para que listem as possíveis causas dos desvios identificados na decomposição do problema.
Em seguida, use um diagrama de causa e efeito para organizar todas as ideias obtidas. Ele facilita a visualização das relações entre os itens levantados e o problema principal, indicando a causa raiz de tudo.
5. Desenvolva contramedidas
Para cada causa relevante encontrada, deve haver uma contramedida. O ideal é que se comece a definir as ações a partir da raiz do problema.
Digamos que uma empresa tenha uma quantidade considerável de retrabalho em uma das peças que compõem seu produto final. Depois de decompor o problema e analisar suas causas, percebeu-se que a maior parte do retrabalho acontecia no segundo turno de operação.
Uma contramedida poderia ser a criação de um plano de capacitação dos operadores do segundo turno para diminuição dos defeitos nessas peças.
6. Execute as contramedidas
Agora, é colocar o plano em ação. Aplicar as contramedidas desenvolvidas de forma tranquila e bem planejada. Lembrando sempre de manter o foco nas metas estabelecidas.
7. Monitore resultados e o processo
Logo que as primeiras contramedidas forem implementadas, comece a monitorar o processo. Registre as mudanças percebidas, quais delas foram bem-sucedidas e quais precisarão ser revistas. Tenha uma atenção especial para os “efeitos colaterais”. O aumento no tamanho do lote, em nosso exemplo, pode gerar excedente em estoque e originar outro problema em lugar de resolver o primeiro.
8. Padronize os processos bem-sucedidos
O último passo a ser seguido na aplicação da solução prática de problemas é a padronização. Na medida em que os resultados forem se mostrando positivos e as contramedidas gerarem melhorias, padronize os processos em seu novo formato. Divulgue e treine seus colaboradores sobre essas mudanças e mantenha o ciclo PDCA sempre girando. O intuito é garantir a melhoria contínua, já que com a evolução do mercado, novos problemas surgirão a todo momento.
Como um bom treinamento em practical problem solving pode ajudar?
A resolução de problemas é um tema que se aplica em qualquer tipo de empresa. Neste artigo, trouxemos um exemplo de uma fábrica, mas você pode pensar em uma loja do varejo que está com um baixo volume de vendas, uma prestadora de serviços que não consegue manter preços competitivos ou um hospital que demora muito tempo para liberar um leito para o próximo paciente.
Contratar uma consultoria para atuar pontualmente até resolve a questão, mas, logo que os consultores se forem, quem vai manter as coisas em ordem? Com uma equipe capacitada, a solução prática de problemas se torna a rotina do local. A metodologia altera o mindset dos colaboradores e ajuda-os a ter mais consciência sobre o que não está indo bem e como fazer para mudar o cenário.
O practical problem solving é mais que uma forma de melhorar os resultados da empresa, é uma ferramenta que ajuda a implementar a cultura de melhoria contínua entre os funcionários. Se você entendeu a importância dela, que tal começar a pensar melhor sobre os seus processos desde já? Aumente a efetividade do seu negócio e seja mais competitivo no mercado.
Não sabe por onde começar? A Nortegubisian pode ajudar! Há 20 anos no mercado, somos uma consultoria em melhoria e gestão de processos que busca atender às necessidades dos clientes atuando como parceiros em cada projeto. Fornecemos diferentes cursos e treinamentos nessa área, levando toda a nossa experiência para dentro da sua empresa. Venha aprender com os melhores! Conheça nosso treinamento em solução prática de problemas.
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