Você sabe o que é SIPOC? Essa ferramenta é bastante utilizada pelos profissionais que precisam fazer um mapeamento inicial dos processos de uma empresa e permite uma visão mais ampla do processo em questão. Além disso, ajuda a identificar pontos de atenção que possam ser melhor avaliados em um segundo momento.
Nas organizações que implementam projetos de melhoria contínua, como o Six Sigma, trata-se de um instrumento fundamental para a coleta dos primeiros dados. Na metodologia DMAIC, essa planilha é usada na definição dos objetivos das melhorias.
Se você está em busca de bons resultados e quer aprender a utilizar uma ferramenta eficaz, veja o que é SIPOC e como ela pode otimizar os processos do seu negócio!
O que é a ferramenta SIPOC?
SIPOC é uma ferramenta utilizada no mapeamento inicial de processos. Ela pode ser feita em um arquivo de Excel, em programas específicos e até mesmo em papel. O nome vem das iniciais das palavras, em inglês, que apresentam os campos a serem preenchidos, como veremos melhor a seguir.
Fornecedores (suppliers)
Os fornecedores são todos os agentes do processo que trazem algo necessário para que ele se realize. Por exemplo, em uma fábrica de calçados, temos os fornecedores de materiais e os funcionários que prestam seus serviços à empresa. Para descobrir quem são eles, a melhor estratégia é perguntar: quem é o responsável por cada entrada?
Entradas (inputs)
As entradas são os insumos necessários para que o processo aconteça. Seguindo o mesmo exemplo, a produção de um calçado depende do couro, solado, cola, linhas e de alguém para juntar todas essas peças. Elas representam tudo o que será utilizado para obter as saídas esperadas.
Processo (process)
O processo é a etapa que transforma as entradas nas saídas, ou seja, o “como”. Elas devem seguir uma ordem correta e apresentar os passos a serem seguidos. Resumidamente, o sapateiro precisa costurar o couro no formato específico e depois juntar ao solado com a cola.
Saídas (outputs)
As saídas são os resultados obtidos no processo. Elas englobam tanto o que era esperado diante do objetivo proposto, quanto as sobras geradas. Logo, estamos falando do calçado pronto e dos restos de materiais que não são aproveitados.
Clientes (customers)
Por fim, os clientes são as pessoas ou entidades que recebem os frutos almejados do processo. No caso da fabricação de calçados, podem ser os lojistas que colocaram os produtos à venda ou os consumidores finais.
Qual o papel da SIPOC na melhoria contínua?
A SIPOC é uma ferramenta de diagnóstico de um processo. Por meio dela, os profissionais envolvidos conseguem enxergar com mais clareza todas as informações que impactam cada processo. É o que permite definir pontos que podem ser modificados para gerar melhores resultados, seja para torná-lo mais ágil ou para reduzir os custos que ele gera atualmente.
Como aplicar a ferramenta SIPOC na empresa?
A planilha SIPOC é bem simples de ser aplicada. É preciso cuidado ao fazer a coleta das informações e observar o preenchimento correto dos campos. Veja os passos a serem seguidos.
Identifique os processos que serão documentados
Comece identificando quais são os processos que a sua organização precisa mapear. O ideal é escolher os mais críticos para o negócio. Essa estratégia ajuda a mostrar mais valor para o projeto, já que as mudanças serão mais percebidas pelos colaboradores.
Evite iniciar várias frentes ao mesmo tempo. Isso pode prolongar as ações e fazer com que os resultados demorem a aparecer. Em meio a tantas mudanças, os funcionários podem se sentir desmotivados por terem a rotina abalada por algo que não traz benefícios.
Faça um levantamento de informações
Escolhidos os focos de análise, comece o levantamento das informações. Cada uma das letras da sigla representa uma coluna da tabela e vai guiar o responsável sobre o que deve ser investigado. Nessa fase, as pessoas responsáveis pela gestão e execução do processo serão suas principais fontes.
Peça para que elas descrevam o funcionamento das etapas, que listem a relação de materiais e de profissionais envolvidos desde a entrada até a saída do fluxo e que digam de quem e para quem o processo é feito. Com base nas respostas, você terá todos os dados que precisa para preencher a SIPOC.
Registre os dados coletados em uma planilha
Depois de diversas entrevistas, observações e reuniões, será preciso colocar todo o material obtido em ordem. Em processos mais simples, essa etapa pode ser feita em paralelo ao levantamento. O consultor ou funcionário responsável pelo projeto pode ir anotando os dados na tabela na medida em que eles são encontrados.
Analise os resultados e planeje os próximos passos
Com a tabela devidamente preenchida, começam as análises. Um olhar mais atento e crítico pode encontrar muitos pontos que mereçam a atenção da equipe e valham a pena uma investigação mais aprofundada. Podem ser o excesso de etapas, problemas com o recebimento de insumos, geração de um volume muito alto de sobras entre outras coisas. Independente das conclusões tiradas, esse é apenas o começo da jornada.
Aproveite o conhecimento adquirido para avaliar a efetividade da empresa e o que pode ser feito para melhorar as suas entregas. Conte com a ajuda de uma consultoria especializada e tenha um projeto mais qualificado. Os especialistas em melhoria contínua conseguem identificar os gargalos dos processos e indicar as soluções mais adequadas para cada tipo de cenário.
Depois de saber o que é SIPOC e como essa ferramenta é importante para a otimização dos resultados da sua empresa, você deve estar pensando em começar a mapear seus processos o quanto antes. Isso é normal, afinal, qual empreendedor não quer aprimorar o seu negócio? A boa notícia é que você está no caminho certo! Conhecer metodologias mais eficientes é fundamental, mas contar com a parceria certa é que vai garantir o seu sucesso.
Quer aplicar essa e outras ferramentas para obter melhorias significativas para a sua gestão? Conte com uma consultoria especializada e com vasta experiência no assunto. Entre em contato com a gente e agende uma conversa!