O Sistema WMS — Warehouse Management System, pode ser traduzido para o português como: Sistema de gerenciamento de Armazém. Trata-se de um software de execução estratégica, fundamental para os processos logísticos e fornecimento de qualquer organização que integra processos de vendas, endereçamento, recebimento de mercadorias e gestão de estoque.
Com o WMS, você potencializa o uso do tempo, reduz os custos, possibilita o aumento da produtividade e aumenta a lucratividade. Ele foi desenvolvido para solucionar os problemas de armazenamento de forma simples, auxiliando o Picking (que é a atividade responsável na preparação ou separação dos pedidos).
Quer aprender mais sobre esse sistema fantástico de armazenagem? Então, continue a leitura!
O que é um Sistema WMS
É um sistema de gerenciamento de armazém essencial para os procedimentos logísticos de uma empresa que atua com vendas. Tem a função de controlar estoques e facilita a automatização de todas as operações dentro dos depósitos, definindo a localização de mercadorias, devoluções e processamento de pedidos.
Além disso, visa maior integração com outras áreas da organização por meio de outros sistemas de ERP, maximizando os procedimentos do negócio.
Para que serve essa ferramenta
O WMS é um software que assume o absoluto controle do armazém, desde a chegada da mercadoria e seu deslocamento pelo depósito, até o final de sua etapa no setor de envio da encomenda.
Trata-se de uma grande solução para as organizações que desejam redução de custos e cumprimento dos prazos de entrega. Alem disso, ajuda a manter os clientes satisfeitos e facilita a rastreabilidade dos materiais em tempo real.
Esse sistema trouxe maior segurança para as empresas, pois permite que as informações sejam coletadas de modo automático com precisão em suas operações de gerenciamento, de modo padronizado.
O sistema promove a melhoria da coordenação, do controle, da análise e da visualização de todos os processos produtivos, corrigindo eventuais erros e contribuindo com os procedimentos decisórios nas organizações.
Como ela funciona
Os requerimentos, tanto de compra como de venda, são elaborados e enviados para o software WMS. Tudo é atualizado em tempo real, baseado na situação das prateleiras do depósito. Dessa forma, as comunicações são recebidas e processadas pelos funcionários.
As informações são passadas e sincronizadas pelos gestores do sistema e as decisões são tomadas de forma independente de acordo com a entrada ou saída das mercadorias. Isso é possível com a leitura de códigos de barras, sensores, dispositivos eletrônicos móveis ou fixos localizados nas empresas.
O processo permite saber qual a situação de cada produto estocado: tipo, quantidade, localização, data de entrada. Ele também auxilia em todo procedimento, indicando qual produto será retirado, o local onde ele se encontra na estante, a confirmação automática de baixa do item, conferência do endereço de entrega e envio de um aviso ao cliente.
Deste modo, tarefas habituais podem ser feitas com precisão e agilidade. A produtividade aumenta significativamente, minimizam-se os custos e a organização tem uma imensurável vantagem competitiva nos negócios.
Qual a importância do Sistema WMS
O sistema de gestão WMS é voltado para armazenagem, otimização de espaços, organização de fluxo e distribuição de produtos. É um sistema de atuação restritamente operacional, pois realiza tarefas como:
- Picking — separação e preparação de pedidos;
- Envio;
- Inventários;
- Definição de endereçamento dos produtos;
- Definição de caminhos de coleta, entre outras.
O Sistema WMS transformou-se com a evolução tecnológica e com a logística do picking, trazendo inovação e automatização dos processos. O resultado é bem interessante: ele agrega diferencial competitivo, sendo a melhor estratégia para facilitar o picking.
Quais são os benefícios do Sistema WMS
O WMS traz diversos benefícios para as organizações, proporcionando confiabilidade em todos os processos com sua logística totalmente integrada e automatizada. Dentre eles, podemos citar:
Controle de estoques em tempo real
A possibilidade de visualizar os itens disponíveis no armazém, onde eles estão localizados e quando eles precisam ser reabastecidos com apenas alguns cliques é um diferencial competitivo imenso para qualquer empresa — tornando a gestão muito mais estratégica e dinâmica.
Melhorias no atendimento ao cliente
O armazém é parte integrante da experiência de compra dos clientes. Será que os produtos que os clientes precisam ou desejam estão em estoque? Será que os clientes terão o que eles pediram quando e onde for necessário? Se sua empresa utiliza um bom software WMS, a resposta é sim.
Ao melhorar a gestão de armazenamento, você estará melhorando a logística para a entrega dos produtos ao seu cliente. Assim, seus vendedores sabem o que podem e precisam vender e fica mais fácil calcular em quanto tempo a mercadoria chegará ao cliente.
Aliás, não será mais preciso estocar quantidades gigantes, já que com a solução é possível fazer previsão de vendas e fabricar a partir do que é vendido, respeitando prazos e entregando com qualidade.
Aumento da produtividade
A relação entre os estoques e o chão de fábrica deve ser próxima e de retroalimentação. Isso só é possível com uma boa solução WMS. Com ela, as pessoas envolvidas no processo produtivo fazem suas escolhas e direcionam seus esforços para o que realmente será ou foi vendido, conforme a estratégia da empresa.
Do contrário, sem este aparato tecnológico, você pode estar direcionando os esforços de produção para mercadorias que não estão saindo e, deixando de lado o que tem uma saída maior, por exemplo.
Redução de perdas, danos e avarias
Muitos erros de recebimento de mercadoria são evitados com uma solução WMS. Equipados com aplicações de RFID e leitura de códigos de barras, por exemplo, integrados ao WMS, os profissionais que recebem os produtos e insumos, fazem um controle mais rígido. Da mesma forma, conseguem controlar cada peça que sai, tornando a expedição mais eficaz e assertiva.
Quando um produto ou insumo é solicitado, uma rápida consulta no sistema mostra aonde exatamente está localizado. Assim, diminuem os erros e, consequentemente, as perdas, os danos e as avarias.
Baseando-se em papéis e planilhas de Excel, você compromete a produtividade da sua operação e pode não ter um controle efetivo de tudo que está armazenado. Uma boa solução WMS é uma aliada se sua empresa quer ter um controle efetivo da logística de armazenamento de matéria-prima, insumos, componentes e produtos produzidos, tornando tudo mais gerenciável e estratégico.
O ponto principal é: Clientes completamente satisfeitos com os processos mais eficientes e eficazes de entrega. Clientes satisfeitos são sinônimo de marketing positivo para sua marca e para a imagem do seu negócio, atribuindo maior credibilidade e certeza de uma parceria duradoura.
Como começar a utilizar essa ferramenta no negócio
O processo de implementação de um Sistema WMS requer que haja integração com os demais sistemas já instalados e que estão relacionados com os objetivos desejados pela organização. Para que esses objetivos sejam atingidos, deve-se levar em consideração o apoio da administração, assim como o uso da estrutura organizacional.
O grande desafio ao implementar é fazer um levantamento/diagnóstico organizacional — uma avaliação geral da empresa tendo como base todos os recursos oferecidos pelo Sistema WMS para que ele seja capaz de atender todos os processos. Esse diagnóstico objetiva reconhecer o que deve ser mantido, o que deve ser alterado e o que a organização está querendo eliminar em seu gerenciamento.
É preciso deixar bem claro as metas de seu negócio e saber da importância da implementação de um software, necessitando previamente da alteração dos processos. Inclusive, para facilitar essa implementação, existem empresas que auxiliam o processo de utilização do Sistema WMS em cada tipo de negócio.
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