Introdução
O mapeamento de processos é uma técnica adotada por diversas empresas para compreender de maneira clara e objetiva como uma unidade de negócio está operando. Além de representar cada passo de operação desse setor em termos de ações, entradas e saídas, a ferramenta é uma importante aliada para o cumprimento da Lei Sox.
Esse inovador recurso de planejamento e gestão que descreve visualmente o fluxo de trabalho e apresenta as partes envolvidas no processo, pode ser utilizado em qualquer organização, revelando em quais áreas um determinado procedimento deve ser melhorado.
Quer saber mais sobre o assunto? Então, continue a leitura e entenda a importância do mapeamento de processo para a observância das normas da Lei Sox.
No que consiste o mapeamento de processos?
O mapeamento de processos é importante para as empresas de maneira geral. Seu propósito é melhorar a eficiência de organizações dos mais variados portes e segmentos, já que ele identifica repetições, gargalos e atrasos.
Também conhecidos como fluxogramas, os mapas fornecem informações sobre os processos, auxiliam as equipes na discussão de ideias de melhorias, ampliam a comunicação, e ainda, oferecem toda a documentação para os procedimentos. Além disso, ajudam a definir limites, propriedades, responsabilidades e medidas de eficácia ou indicadores dos processos.
No entanto, para a criação de um padrão é preciso conhecer os elementos necessários para essa definição e identificar o melhor modelo e a maneira mais assertiva de treinar as pessoas para a realização do padrão estabelecido por meio de um mapeamento anterior.
Em alguns casos, o padrão já é uma realidade, porém, quando o mapeamento é realizado, é possível observar a existência de diferenças entre o modelo idealizado e o processo executado. Nessas situações, é necessário identificar oportunidades de melhoria para ampliar o desempenho — e a única maneira de identificá-las é através da realização do mapeamento.
Explicado o conceito de mapeamento de processos, vamos entender os princípios da Lei Sox.
O que é a Lei Sox?
Sancionada em 2002 pelo congresso americano, a Lei Sox surgiu como resposta aos diversos escândalos financeiros que atingiram corporações gigantes do país como Enron, WordCom e Xerox, por exemplo. Também conhecida como Lei Sarbanes-Oxley, a norma visa proteger investidores e demais stakeholders de erros contábeis e práticas fraudulentas.
Nessa época, algumas empresas manipulavam as questões escriturárias — muitas vezes sem regulamentação — devido ao fato de possuírem capital aberto, e para continuarem recebendo investimentos na bolsa de valores, as organizações simulavam que tudo estava funcionando muito bem.
Quando as fraudes vieram à tona, o resultado imediato foi uma avalanche de falências que causaram enormes prejuízos — para os investidores, colaboradores e para o mercado de maneira geral. Então, houve a necessidade de um esforço conjunto para que os indicadores e demonstrativos de resultados das empresas fossem transparentes e a Lei Sox foi criada e regulamentada.
Seu objetivo é aprimorar a gestão corporativa e a prestação de contas das organizações, além de identificar, prevenir e combater fraudes que possam impactar o seu desempenho financeiro, garantindo o compliance.
Todas as empresas com ações na SEC (Securities and Exchange Comission, equivalente a nossa CVM – Comissão de Valores Mobiliários) devem seguir as definições da Lei Sox — sejam elas organizações americanas ou não.
Ok, mas o que o mapeamento de processos tem a ver com a Lei Sox? Vamos conferir.
Mapeamento x Lei Sox: como se relacionam?
É importante destacar que a Lei Sox não é um conjunto de práticas de negócios, nem especifica como as empresas devem armazenar os seus registros — ela apenas define quais documentos devem ser guardados e por quanto tempo.
Por isso, não é apenas os departamentos financeiros das corporações que são afetados, mas também setores de TI (tecnologia da informação), que são os encarregados do armazenamento dos registros eletrônicos.
De acordo com a Lei Sox, todos os registros comerciais devem ser salvos por no mínimo 5 anos, incluindo os documentos e mensagens eletrônicas. As consequências para quem não cumprir as normas variam de multas até detenção.
E é aí que o mapeamento e a lei se relacionam, já que o contexto de regulamentação e impedimento de fraudes vai diretamente ao encontro das exigências da legislação, isto é, clareza nos processos, controle de risco e qualificação de mão de obra — e para realizar todos esses procedimentos, é preciso colocar em prática o mapeamento de processos.
Importante para a auditoria e para a definição de melhorias das atividades de controles internos, quando o processo é realizado é possível verificar a necessidade de inserir indicadores de desempenho para evitar erros. E para garantir a transparência dos resultados, esses indicadores precisam ser auditáveis.
Os processos devem ser claros para que as empresas obtenham resultados mais eficientes na capacitação dos funcionários, qualificação da mão de obra e melhor aproveitamento. Depois de conhecer o processo, o próximo passo é investir no treinamento de pessoas de forma a garantir que ninguém corra riscos.
Com o treinamento é possível executar os processos conforme o padrão e com os devidos controles exigidos, assim, a empresa conquista qualidade nos procedimentos, melhor funcionamento dos recursos e menor chance de erros.
Quais são os benefícios para a empresa?
A Lei Sox permite que as organizações façam uma autocrítica para crescer de maneira gradativa. O mapeamento e as responsabilidades são interligados para entender quem é o responsável por cada função e evitar que situações imprevistas aconteçam — como, por exemplo, um profissional aprovar um projeto que ele mesmo solicitou.
Antes da lei, as empresas não eram obrigadas a agir com transparência. Isso dificultava até o entendimento de acionistas que queriam obter informações sobre seus investimentos. Ao exigir transações éticas e práticas contábeis claras, a lei Sox obriga as corporações a seguirem certos procedimentos com o intuito de fornecerem serviços transparentes.
Outro benefício da lei é que atualmente os executivos são responsáveis por suas ações e no caso de cometerem alguma fraude, irão responder judicialmente pelo crime. A legislação também é responsável pela melhoria nos controles internos — afinal, com dados precisos, é possível realizar um melhor planejamento estratégico.
Além disso, com a lei a confiança foi restaurada no mercado financeiro, isto é, os acionistas e o público em geral voltaram a conceder crédito às operações, já que os dados atuais são assegurados por informações reais e comprovadas.
Conclusão
Como você pode ver, o mapeamento de processos e o cumprimento da Lei Sox são fundamentais para melhorar a eficiência de seu negócio, identificar erros internos, controlar procedimentos e, ainda, conquistar melhores resultados em seu mercado de atuação.
E para realizar essas etapas da melhor forma possível, o ideal é contar com uma consultoria especializada no assunto, como a disponibilizada pela Nortegubisian. A empresa realiza todos os processos em conjunto com os clientes — desde o mapeamento e identificação dos riscos até o conhecimento da Lei Sox e de todas as probabilidades de ocorrências e erros.
Quer contar com o auxílio de quem mais entende do assunto? Então, entre em contato com a Nortegubisian e fique tranquilo sobre o cumprimento da Lei Sox.