Na área de gestão de processos e de projetos, o ciclo SDCA tem se tornado uma ferramenta imbatível para trazer estabilidade aos resultados de um negócio. Afinal, essa metodologia foi criada tendo em vista a dificuldade que os gestores encontram de manter resultados sustentados após terem alcançado as metas do seu planejamento estratégico — elaborado depois de um ciclo PDCA.
Sim, essas siglas são um pouco confusas, porém, entendê-las é fundamental nas práticas gerenciais mais modernas. Portanto, se você quer entender melhor o que é SDCA, quais suas etapas, como implementá-la e diferenciá-la da PDCA, não deixe de acompanhar nosso post até o final!
O que significa SDCA?
SDCA é um acrônimo para “Standardize, Do, Check, Act” — quatro etapas de uma metodologia para a gestão de processos. Ela se inicia com o ato de padronizar (“Standardize”) e, depois, executar (“Do”), verificar (“Check”) e, então, agir (“Act”). Ao contrário de métodos lineares com início e fim, o SDCA descreve um ciclo de constante aprimoramento das tarefas de uma empresa.
Tudo começa com a definição de uma meta padrão — também chamada de “meta para manter” —, a qual representa os objetivos iniciais de um projeto. No entanto, quando ela é alcançada, o ciclo SDCA não se esgota. Em vez disso, há um monitoramento contínuo da performance dos processos e o ciclo é reiniciado quando eles estiverem perdendo sua eficiência.
Quais são as etapas do SDCA?
O ciclo SDCA tem como objetivo primordial a manutenção da mesma qualidade de resultados e a estabilidade da gestão.
Explicamos a seguir o significado de cada etapa:
Padronizar (Standardize)
São três as metas principais dessa metodologia: manter os custos-padrões, os procedimentos-padrões e as metas-padrões. Para isso, a documentação, elaborada por meio de fluxogramas, manuais operacionais e outras ferramentas, é essencial para que haja uma reprodução uniforme dos modelos criados nesta etapa. Portanto, tudo deverá ser feito de uma forma sistematizada, bastante objetiva e visual para garantir uma leitura rápida e fácil por cada colaborador.
Executar (Do)
Tendo em vista os produtos gerados no item anterior, a execução deve ser extremamente uniforme para que a mensuração dos resultados seja precisa. Com isso, é possível corrigir os rumos rapidamente, pois a análise inicial pode ter partido de premissas equivocadas. Para garantir uma execução uniforme, treinamentos, capacitações e orientações serão essenciais para inteirar os funcionários sobre a importância de seguir os novos processos à risca.
Verificar (Check)
Lá na etapa de padronização, também devem ser elaborados métodos estandardizados para permitir um acompanhamento contínuo e preciso dos novos resultados. Aqui, deve-se pensar em fiscalizar indicadores para verificar a eficácia do SDCA no seu negócio, como o ROI.
Agir (Act)
Esta etapa envolve todas as ações corretivas a fim de manter os resultados esperados nas metas-padrões. É relativamente frequente que haja várias voltas no ciclo antes de atingir uma sintonia fina. Isso não significa que seu plano inicial esteja errado. Há uma frase do filósofo Agostinho de Hipona que resume bem a cultura do SDCA: “errar é humano, mas permanecer no erro é diabólico”.
Como implementar o ciclo SDCA?
1. Definição da meta-padrão
O primeiro passo é escolher quais são os resultados prioritários para a sua empresa no momento. Há várias possibilidades, como, por exemplo, manter 100% de profissionais capacitados, manter a taxa de lucros em 12% etc. A partir disso, pode-se mapear os processos atuais que os influenciam.
2. Elaboração do Procedimento Operacional Padrão (POP)
Este é o momento de descrever detalhadamente os processos que suportam o resultado a ser mantido. Deve-se ser o mais preciso possível, documentando os insumos necessários, o pessoal envolvido, as métricas de performance etc. Para isso, há um documento chamado “Procedimento Operacional Padrão” (POP).
Ele é uma verdadeira receita de bolo que lista de forma bem clara todas as tarefas que devem ser executadas para manter os resultados. Assim, cada colaborador saberá o que fazer, quando fazer e como fazer.
Além disso, os gestores devem pensar sempre pensar em objetivos secundários nesta etapa, como reduzir a complexidade e os custos-operacionais. Consequentemente criando um ambiente sustentável para manter os bons números durante muito tempo.
Para garantir a execução fiel, tenha em mente o público a que o documento se dirige. Afinal, ele não é uma peça para mostrar o seu entendimento do assunto, mas um produto que visa à instrução de todas as partes envolvidas. Portanto, a linguagem deve ser adequada a eles, respeitando uma sequência lógica de tarefas.
3. Cumprimento do POP
Para se certificar a respeito do cumprimento do POP, os treinamentos são essenciais. Eles devem explicar aos colaboradores o conteúdo das metas, a importância de atingi-las, além de explicitar exaustivamente como executar os procedimentos de acordo com os padrões determinados.
4. Diagnóstico do cumprimento dos padrões
Sabemos, contudo, que o treinamento sem acompanhamento não é muito eficaz. Afinal, por mais dedicadas que as pessoas sejam, o erro humano é comum e perfeitamente aceitável. Mesmo assim, há processos em que um pequeno erro pode impactar significativamente nos resultados.
Para evitar prejuízos, a gerência deve sempre ficar a cargo da supervisão dos funcionários, verificando o cumprimento dos padrões e tirando dúvidas. Ademais, é muito importante identificar o grau de motivação das equipes. Ao final, elabora-se um documento chamado de “Diagnóstico do Trabalho Operacional” (DTO), cujo objetivo é reforçar a disciplina operacional por meio de avaliação e mapear os principais riscos das tarefas mais críticas.
Quais as diferenças entre PDCA e SDCA?
A primeira grande divergência surge em relação ao escopo: o ciclo PDCA busca a melhoria dos resultados das operações da empresa, ao passo que o ciclo SDCA foca na manutenção das metas já alcançadas. Então, por exemplo, diante de um volume de vendas insatisfatório, inicia-se um ciclo PDCA para elencar as ações necessárias para aumentá-lo. Depois de atingido o objetivo, emprega-se o SDCA para que esse planejamento seja sustentado por um longo período.
Além disso, apesar de apresentarem nomes semelhantes, as etapas são bastante distintas uma das outras, justamente por conta do objetivo de cada ciclo. Afinal, no PDCA, o foco está no planejamento estratégico (“P”, na sigla, refere-se a “Plan”); já no SDCA, está nas operações.
Ao adotar essas duas metodologias, sua corporação será capaz de obter resultados muito mais consistentes. Desse modo, é possível superar a concorrência, cujos números devem oscilar constantemente devido à falta da implementação de um ciclo PDCA. Seguindo as dicas de nosso post, você pode se aprofundar mais no assunto posteriormente e revolucionar a cultura de gestão empresarial do seu negócio.
Quer continuar recebendo os melhores resultados para levar a performance da sua empresa a outro patamar? Então, não deixe de seguir as nossas páginas nas redes sociais: LinkedIn, Instagram, Facebook e Youtube.
