O desenvolvimento de uma organização depende sempre de um bom modelo de melhoria contínua. Existem muitas soluções disponíveis no mercado, mas uma das mais completas para esse propósito é o ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act), bastante utilizado em todo o mundo.
Para quem não sabe, tal modelo de pensamento foi desenvolvido pelo norte-americano Walter A. Shewhart, que é conhecido como o pai do controle estatístico do processo, na década de 20. Mais tarde, após sua criação, o sistema foi disseminado por William Edward Deming mundo afora e, por esse motivo, também ficou conhecido como ciclo de melhoria Deming.
Um dos grandes cases da aplicação do ciclo PDCA é do Japão pós-guerra. Deming levou o método para o país se recuperar das inúmeras perdas que teve, principalmente em seu parque industrial. Ao aplicar a metodologia nas empresas locais, o Japão rapidamente recuperou sua economia.
A seguir, resolvemos falar um pouco mais sobre o ciclo PDCA, mostrando também as melhores formas de aplicá-lo em um negócio. Continue a leitura!
Afinal, o que é o ciclo PDCA?
PDCA nada mais é do que um mnemônico em inglês, usado para lembrarmos os elementos da gestão da qualidade que devem ser aplicados em uma organização. São eles: Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar) e Act (agir ou ajustar). Bem simples, não é verdade?
Vale destacar que o PDCA é um ciclo que precisa ser repetido constantemente para, assim, trabalharmos em um processo de melhoria contínua. Vamos conferir cada uma das fases?
- Plan (planejar): nessa etapa, é fundamental identificar quais são as necessidades da empresa ou os problemas que precisam ser resolvidos e, em seguida, desenvolver o planejamento. A ideia é criar planos de ação, métricas e objetivos para que o ciclo se inicie;
- Do (fazer): o segundo ponto do PDCA é o “fazer”. Após identificar o problema (ou a necessidade do negócio) e desenvolver o planejamento, é chegada a hora de colocar todas as soluções pensadas em prática;
- Check (checar): não adianta nada colocar a mão na massa se os resultados não forem mensurados — afinal, o objetivo do PDCA é a melhoria contínua. Por isso, o uso de indicadores de desempenho é indispensável para acompanhar os resultados;
- Action or Adjust (ação ou ajustar): para fechar, temos o último passo do PDCA, que é a ação (ou o ajuste). Após a realização de todas as etapas anteriores, o gestor precisa verificar se a situação melhorou ou não. Em caso negativo, é importante retornar à primeira fase e adotar ações corretivas.
Como você pode perceber, o PDCA tem como objetivo final resolver problemas ou suprir necessidades da instituição. Ele não se contenta apenas com a tentativa, sendo um processo contínuo, que busca o aperfeiçoamento constante da empresa.
Esse é o grande segredo para a resiliência de um negócio no longo prazo, principalmente considerando que, com os avanços constantes da tecnologia, é fundamental que as companhias se mantenham atualizadas e com alto poder de adaptação. O PDCA é perfeito para isso.
Quais são seus benefícios?
Melhoria contínua dos processos
Em primeiro lugar, como já vimos, o PDCA permite a melhoria contínua dos processos do negócio. Com isso, a empresa se mantém competitiva no mercado, já que terá a garantia de atualização e aprimoramento constantes para enfrentar a concorrência de igual para igual.
Diminuição dos gargalos de produção
Além disso, o PDCA ajuda a diminuir os gargalos de produção. Estamos falando de processos ineficientes que, normalmente, geram desperdícios para a organização. Com isso, você conta com processos mais enxutos.
Incentivo à inovação
Alguns ainda pensam nos obstáculos como problemas, mas quem usa o PDCA sabe que se trata apenas de oportunidades de melhoria. E é assim, aprimorando ponto por ponto, que se torna possível incentivar a inovação na organização. Afinal, as soluções encontradas podem ser justamente aquilo que ainda não existe no mercado.
Avanço dos resultados
Com processos mais eficientes, inovação e a eliminação completa dos gargalos de produção, é claro que o benefício final não poderia ser diferente: o ciclo PDCA pode ajudar a melhorar (e muito) os resultados de um negócio. Afinal, a empresa desenvolverá seus trabalhos de forma muito mais rápida e eficiente.
Como aplicá-lo em uma empresa?
Foque no conceito de melhoria contínua
A primeira dica é muito simples, mas não poderíamos deixar de mencioná-la neste artigo. Afinal, existem muitos gestores que não aplicam o PDCA em sua plenitude e se satisfazem com resultados rasos. O método busca o aprimoramento contínuo da empresa e, por esse motivo, deve ser aplicado constantemente.
Utilize os indicadores de desempenho apropriados
Como foi possível perceber, o método depende muito da análise e da interpretação de dados. Por esse motivo, a utilização de indicadores de desempenho é indispensável para garantir o sucesso desse tipo de ação. Quanto mais dados relevantes você acompanhar, maior será sua base para avaliação, o que facilita a identificação de problemas e necessidades.
Crie uma cultura organizacional forte
Pode ter certeza: a cultura organizacional influencia bastante os resultados do PDCA. Se, por um lado, é preciso haver o comprometimento dos colaboradores, por outro, os gestores devem focar no desenvolvimento constante do negócio. E tudo isso só é possível quando a empresa tem valores sólidos e uma boa cultura voltada para a melhoria contínua.
Conte com a tecnologia
Sim, o PDCA já é usado há mais de 70 anos nas organizações, mas isso não quer dizer que não podemos contar com a tecnologia para aprimorar os resultados da metodologia. Afinal, com sistemas internos, você consegue mapear processos, coletar dados e realizar essa análise minuciosa do negócio com muito mais facilidade.
Para fechar, o ciclo PDCA pode apresentar excelentes resultados em um negócio. Isso porque, apesar de estarmos falando de uma metodologia muito antiga, ela continua extremamente atual no contexto do mercado, principalmente quando consideramos a necessidade cada vez maior de adaptação e aprimoramento das organizações.
