O S&OP ou Sales and Operations Planning (Planejamento de Vendas e Operações, em português) é um processo integrado e moderno de administração logística e empresarial.
No mundo empresarial, as corporações que se destacam são aquelas que têm capacidade de antever o futuro da maneira mais certeira possível. Isso está intimamente relacionado ao planejamento estratégico buscado pela empresa para resolver determinadas situações, como a diminuição dos custos de produção e de transporte.
Nesse cenário, diversos métodos tendem a surgir com o objetivo de prestar auxílio às indústrias para que elas se organizem e se tornem cada vez mais produtivas. Um desses processos é o Sales and Operations Planning (S&OP).
Pensando nisso, desenvolvemos este artigo com informações sobre o que é S&OP para ajudar você a entendê-lo melhor e descobrir suas vantagens e seus desafios. Continue com a leitura para conferir!
Saiba que é S&OP
O S&OP é um processo de integração e entre administração logística e empresarial. Sua evolução se deu a partir dos diversos desafios enfrentados pelas indústrias nos anos 80, que passaram a buscar a integração das funções administrativas às da produção.
O S&OP representou, na época, uma ruptura da forma tradicional de planejamento. Na maior parte das organizações, o planejamento estratégico do negócio, o planejamento de vendas e o planejamento da produção eram atividades feitas por equipes diferentes, em momentos diferentes e sem qualquer troca de informações ou comunicação entre si.
Pouco a pouco, equipes de executivos oriundos planejamento estratégico, vendas e produção passaram a trabalhar em conjunto, realizando atividades em ciclos mensais para coordenar esforços e atingir melhores resultados, principalmente relativos a previsões de demanda, por meio da integração entre Vendas e Planejamento de Operações.
Este alinhamento entre as áreas envolvidas busca soluções em que se obtenha o máximo de lucratividade, combinando os recursos disponíveis com as restrições de fornecimento, produção e atendimento à demanda.
Conheça as 5 etapas do S&OP
1. Atualização de dados
Essa etapa é, em geral, responsabilidade da área comercial da empresa e feita com o auxílio das informações provenientes de dados das vendas realizadas, relatórios de previsão estatística e planilhas.
É feita uma atualização dos arquivos com os dados em relação ao período anterior referente a itens como volumes de compra, níveis de estoques e valores financeiros envolvidos.
Essa atualização é extremamente importante, pois é a partir dela que se pode prever as vendas para o próximo período. Quando prontas essas previsões, a equipe comercial as fornece à equipe executiva para que a segunda etapa entre em vigor.
2. Planejamento da demanda
O planejamento da demanda é a elaboração de um plano relacionado ao consumo de recursos que leva em consideração diversas informações quantitativas e qualitativas como histórico de dados, informações de mercado e episódios especiais.
3. Planejamento de produção e suprimentos
Aqui, é feito um delineamento dos suprimentos indispensáveis para as vendas previstas. Dessa maneira, elaboram-se alguns planos reserva, a fim de possibilitar o planejamento de demanda, aquele que mencionamos na etapa 2.
Para que isso ocorra, é necessário que haja a avaliação dos níveis desejados de estoques, o acompanhamento dos indicadores de giro, a cobertura para famílias de produtos, bem como o monitoramento da capacidade de fornecedores e dos recursos e materiais disponíveis.
4. Reunião prévia
A reunião prévia é realizada para que haja uma avaliação se o planejamento de demanda foi compatível com o planejamento de suprimentos. As diferenças encontradas nas duas etapas serão observadas com o objetivo de se delimitar qual o impacto financeiro das divergências encontradas.
Nessa etapa, é importante que todos os participantes entendam a situação e sugiram formas de melhorar os resultados. Caso não se chegue a um consenso sobre a solução na reunião prévia, as alternativas sugeridas serão, então, apresentadas na reunião final.
5. Reunião final
Também conhecida como reunião executiva S&OP, nessa etapa há a análise das alternativas sugeridas na reunião prévia. A partir daí, é possível a tomada de decisões mediante a aprovação de medidas de forma consensual.
Todas as questões serão decididas em aberto pelos gestores do grupo participante, uma espécie de comitê formado pela alta gerência da empresa.
Veja quais são os benefícios trazidos para a empresa com o S&OP
A partir do momento em que se entende o que é S&OP, aplicando-o à empresa, diversos benefícios podem ser observados. Entre eles, estão:
- Possibilidade de concretização do plano de negócios por meio de finanças mais sincronizadas e planejamento de vendas;
- Gerenciamento de transformações a partir de ações controladas que substituem ações reativas;
- Maior visibilidade da oferta e da demanda em toda a empresa, o que melhora o ciclo de vida do produto;
- Avaliação contínua do desempenho para conduzir mudanças e resolver imprevistos de forma mais ágil;
- Surgimento de planos e atividades realistas a serem enfrentados pelas áreas;
- Previsão de um orçamento preciso e melhorado;
- Valorização do trabalho em equipe por meio de decisões em consenso baseadas em números e fatos.
Além dos benefícios citados acima, com a utilização do S&OP também é possível observar um aumento significativo no nível de atendimento aos clientes e no giro de estoques: a consequência natural é a redução das compras desnecessárias e do inventário.
Tudo isso resulta na melhoria do relacionamento entre os setores da empresa — marketing, manufatura e administração —, que trabalharão de forma integrada e muito mais produtiva.
Entenda alguns dos principais desafios que podem ser encarados
Quando questionados acerca das medidas a serem adotadas para a superação dos desafios, muitos gestores podem não saber como proceder e nem quais respostas dar aos colaboradores.
Entretanto, não ter essas respostas resulta em fracasso no atendimento ao cliente. Quando isso acontece — mesmo que de forma não habitual —, é sinal de que muitas dores de cabeça virão, haja vista as diversas reclamações.
Diante disso, cada vez mais se faz necessário prever as necessidades dos clientes, com o propósito de minimizar a insatisfação e evitar comprometer a demanda dos produtos. Contudo, nessa jornada, alguns desafios tendem a surgir:
- Antecipar as necessidades de produção;
- Reduzir perdas e conter custos;
- Estabelecer uma comunicação efetiva entre as áreas;
- Liderar pessoas incentivando e subsidiando a tomada de decisões;
- Implementar mudanças;
- Integrar recursos para sincronizar os fluxos por meio de processos;
- Mitigar riscos e incertezas.
Para vencer esses desafios, deve-se, primeiramente, estabelecer uma maneira de trabalho harmoniosa entre todos os setores da empresa conforme a estratégia adotada pela corporação.
Instalar sistemas de informação mais elaborados é uma forma efetiva de gerenciar todo esse processo, pois, dessa maneira, há um compartilhamento de dados — em toda a empresa — acerca do planejamento da produção e das demandas do mercado.
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