Seleção e Desenvolvimento de Fornecedores

Definição

A seleção e desenvolvimento de fornecedores são atividades intimamente ligadas a função de Compras, que por meio de contratos estabelece a relação de suprimento de materiais e serviços para a empresa.

Mais do que compreender a necessidades dos diversos setores da empresa, os compradores devem estar aptos para qualificação dos fornecedores, de forma que atendam às necessidades da organização da maneira mais eficiente possível.

A figura abaixo resume a importante relação entre a empresa e os seus fornecedores a partir das atividades executadas por Compras.

Independente do volume e da variedade de itens ou serviços a serem comprados por diferentes empresas, alguns aspectos são fundamentais para todas elas, como:

• A qualidade da entrega: cada vez mais, ao invés de custosas inspeções, os fornecedores são encorajados a garantir a qualidade de suas entregas, certificando que o nível de qualidade atende aos desejos dos clientes. Por meio de auditorias, programas de certificação da qualidade avaliam a capacidade dos fornecedores em atender os requisitos estabelecidos em contrato;
• A quantidade e o momento da entrega: ambos os aspectos são importantes para garantir a fluidez dos processos da empresa. Tanto o adiantamento quanto o atraso de uma entrega podem comprometer a operação, seja pela falta de espaço para o recebimento e armazenamento, ou pela quebra da programação e até mesmo uma parada de linha;
• O preço correto: tido por muitas empresas como o principal objetivo de Compras, assegurar o menor preço possível proporciona uma grande vantagem, já que impacta diretamente no lucro da empresa;
• O tempo de resposta de uma cotação: em casos de itens que apresentam demandas incertas ou a necessidade de algum serviço emergencial (ex.: manutenção elétrica), a rapidez da resposta pode se tornar um diferencial importante na seleção de um fornecedor, já que potencializa a redução dos custos de pedido e de armazenagem;
• A flexibilidade do fornecedor mediante a alterações: dependendo do cenário, tal aspecto pode se sobrepor aos demais objetivos, normalmente preferido por empresas que atuam em mercados incertos.

Em resumo, o que se percebe é que atualmente a seleção e desenvolvimento de fornecedores devem estar alinhados com a estratégia organizacional, ou seja, são componentes determinantes para competitividade da empresa. Portanto, se torna importante o estabelecimento de indicadores chave que auxiliem no monitoramento destes fornecedores.

Etapas

A gestão dos fornecedores pode ser descrita como um processo estruturado em três etapas: seleção, qualificação e avaliação.

• Seleção dos fornecedores: esta etapa pode ser realizada durante o próprio processo de cotação de Compras. Contudo, em muitos casos, os fornecedores precisam ser homologados, ou seja, devem atender e comprovar exigências que garantam as especificações de qualidade do produto ou serviço prestado, passando por um processo rigoroso de qualificação, nossa próxima etapa;
• Qualificação dos fornecedores: após a seleção dos possíveis fornecedores, inicia-se a fase da qualificação, que normalmente é realizada com visitas as instalações dos fornecedores, onde deverá ser preenchido um questionário de qualificação contendo diferentes requisitos, como: análise social, análise técnica, análise econômico-financeira, análise jurídica;
• Avaliação dos fornecedores: etapa responsável por monitorar o desempenho dos fornecedores ao longo do tempo por meio de indicadores de desempenho, como:
  • Entrega dentro do prazo;
  • Entrega da quantidade total ou parcial;
  • Ocorrência de devolução;
  • Não conformidades na entrega (itens errados, quantidades erradas, valores errados ou itens  avariados);
  • Tempo de resposta da cotação.

Benefícios

Entre os benefícios apresentados pode-se destacar:

1. Redução dos custos, ao forçar preços baixos mediante a concorrência;
2. Aumento da competitividade, proporcionado atingir maiores metas de crescimento;
3. Critérios robustos para decisão de continuidade ou desligamento de um fornecedor, melhor entendimento sobre o fornecedor;
4. Reestruturar procedimentos que auxiliem os fornecedores em suas práticas.

Aplicação

A seguir será apresentado um caso de qualificação de fornecedores estruturado para uma empresa do ramo alimentício. Ficou definido que o procedimento de qualificação seria dividido em duas fases: (1) Análise preliminar e (2) Fase final.

Análise Preliminar

Consiste na análise de documentos apresentados pelo interessado no cadastramento, visando definir o andamento ou não do processo.

Os candidatos a fornecedor devem enviar os seguintes documentos para análise:

• Obrigatoriamente para todos os fornecedores:
  • Ato constitutivo da empresa, estatutos ou contrato social e alterações;
  • Linha de produtos e/ou serviços oferecidos.
• Obrigatoriamente para fornecedores de produtos comercializáveis pela empresa:
  • Ficha técnica do produto (laudo);
  • Ficha cadastral de produto preenchida:

• Quando aplicável:
• Cópias dos dois últimos balanços;
• Atestados de capacidade técnica e/ou de fornecimento a outras empresas de ramo e porte equivalente;
• Memorando descritivo de bens móveis e imóveis;
• Referências comerciais e/ou bancárias.

A partir desses documentos, as seguintes análises serão realizadas:

Análise Social

Realizada por meio do ato constitutivo, verificando-se seu objetivo, capital e composição acionária. Os seguintes critérios são adotados como parâmetros para vetar o cadastramento da empresa.

• Sócio ou ex-sócio de empresas excluídas do cadastro por falta grave;
• A composição acionária é composta por funcionários da De Marchi, salvo mediante autorização formal e por escrito da diretoria da De Marchi.

Análise técnica preliminar

É realizada baseando através dos seguintes documentos:

• Questionário de Auto-Avaliação do fornecedor; tabulado e avaliado conforme Anexo 3. Este é o principal documento de decisão sobre a continuidade do processo de cadastro do fornecedor.
• Atestados de capacidade técnica e/ou de fornecimento a outras empresas de ramo e porte equivalente (quando aplicável), visando analisar a capacidade de fornecimento e/ou fabricação do produto.
• Memorando descritivo de bens móveis e imóveis (quando aplicável), para estimativa de porte da empresa e risco.

Define-se também, nessa fase, a necessidade ou não de visita técnica, qualificação de produtos ou testes de materiais, os quais serão efetuados durante a fase final.

Análise econômico-financeira, quando aplicável

É constatada por meio dos balanços, referências bancárias e/ou cartas de crédito, cadastrando-se somente empresas idôneas.

Fase Final

Procede-se à análise final para as empresas aprovadas na fase preliminar, a qual definirá ou não o registro. As análises realizadas nessa fase visam atender aos aspectos legais e técnicos.

Análise Jurídica

Para a análise jurídica, os seguintes documentos deverão ser providenciados e enviados à empresa para análise, com o pleno apoio do órgão de assessoria jurídica da empresa se necessário.

• Certidões positivas de cartórios de feitos executivos; com validade máxima de 60 dias;
• Certidões negativas de falência ou concordata, com validade máxima de 60 dias.

Análise Técnica conclusiva, quando aplicável

A análise técnica conclusiva consiste em visita às instalações do cliente, oportunidade na qual será preenchida a Ficha de Inspeção in-loco (figura abaixo), sendo esta uma etapa opcional e definida durante a Análise Preliminar. A visita técnica deve ser realizada, preferencialmente, por uma pessoa que possua treinamento em BPF.

A partir da tabulação da Ficha de Inspeção in-loco, conforme indicado abaixo, o candidato poderá ou não ser incluído na lista de fornecedores homologados.

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