As 4 Disciplinas da Execução (4DX), método desenvolvido pela Franklin Covey Consulting, constituem uma fórmula simples, repetível e comprovada para você executar suas mais importantes prioridades estratégicas em meio ao redemoinho. Com Foco no crucialmente importante, Atuação nas medidas de direção, Manutenção de um placar envolvente e a Criação de uma cadência de responsabilidade, os líderes podem gerar resultados surpreendentes, até mesmo quando a execução da estratégia demanda significativa mudança no comportamento de suas equipes.
Muitas iniciativas de melhorias nas empresas morrem e normalmente ninguém percebe o que aconteceu. Elas são lentamente sufocadas por outras prioridades que surgem constantemente.
O “redemoinho” de atividades urgentes necessário para manter as coisas funcionando no dia a dia devora todo o tempo e energia necessários para investir na execução da estratégia para o amanhã.
Quando as empresas ou indivíduos aderem a estas 4 disciplinas de execução, alcançam ótimos resultados, independentemente do objetivo a ser alcançado. 4DX representa um novo modo de pensar e trabalhar essencial para a prosperidade no clima competitivo da atualidade.
Etapas
A solução para os obstáculos à execução é um conjunto de 4DX, adotadas por todas as equipes que executa atividades com excelência.
Disciplina 1 – Foque no Crucialmente Necessário
É necessário ter foco em objetivos que realmente façam a diferença, ao invés de esforçar-se de forma mediana para atender dezenas de objetivos ao mesmo tempo. Execução começa com foco. Sem ele, as outras 3 Disciplinas não serão capazes de contribuir para o sucesso.
Na verdade, todos os líderes sabem que ter foco é necessário, mas definitivamente continuam identificando e competindo com várias prioridades ao mesmo tempo e colocando seus times em diferentes direções. Essa é uma questão endêmica!
Focar em objetivos realmente necessários significa reduzir o número de metas e iniciativas a serem alcançadas e desenvolvidas para que seja possível executá-las durante a demanda imposta pela rotina do dia a dia.
As chances de alcançar 2 a 3 metas com excelência são altas, mas quanto mais metas ou iniciativas você aloca de uma única vez, menor a probabilidade de alcançá-las.
Seres humanos são geneticamente projetados para pensar em uma coisa de cada vez com Excelência. Nós até podemos pensar que somos multitarefas e capazes de executar várias coisas ao mesmo tempo, porém para objetivos e metas realmente importantes, precisamos dedicar nosso maior e melhor esforço!
Vamos utilizar de uma situação do nosso dia a dia para exemplificar o quanto a falta de foco pode prejudicar o resultado de um processo. Veja o vídeo a seguir.
Moral da história: É impossível ter alta performance no trânsito falando no celular ao mesmo tempo.
Da mesma maneira acontece na rotina do dia a dia do trabalho nas empresas. As pessoas que tentam atingir vários objetivos ao mesmo tempo conseguem resultados medianos.
Sendo assim, é importante abandonar o pensamento convencional de que:
- Todos seus objetivos e metas são Prioridade 1;
- Nós podemos lidar com multitarefas e atingir todas as metas concomitantemente;
- Tudo que precisamos fazer é trabalhar duro.
E começar a praticar as seguintes ideias:
- Todas os nossos objetivos e metas são importantes, mas 2 ou 3 são realmente importantes;
- Nossos melhores resultados só serão alcançados se focarmos em poucos objetivos.
Para identificar o que é mais importante e o que devemos realmente direcionar o foco do nosso trabalho, algumas regras são preciosas:
- Regra 1: Nenhum time deve focar mais do que 3 objetivos, metas e iniciativas ao mesmo tempo;
- Regra 2: As batalhas que escolhemos enfrentar devem vencer a guerra;
- Regra 3: Líderes podem vetar ideias, mas nunca impor ações;
- Regra 4: Todas os objetivos, metas e iniciativas devem ser mensurados e ter prazos de execução bem definidos.
O exemplo da NASA (National Aeronautics and Space Administration) é de grande valia para entendermos a importância de ter foco para atingir um determinado objetivo.
Em 1958, as metas da NASA eram:
- The expansion of human knowledge of phenomena in the atmosphere and space;
- The improvement of the usefulness, performance, speed, safety, and efficiency of aeronautical and space vehicles;
- The development and operation of vehicles capable of carrying instruments, equipment, supplies, and living organisms through space;
- The establishment of long-range studies of the potential benefits to be gained from, the opportunities for, and the problems involved in the utilization of aeronautical and space activities for peaceful and scientific purposes;
- The preservation of the role of the United States as a leader in aeronautical and space science and technology and in the application thereof to the conduct of peaceful activities within and outside the atmosphere;
- The making available to agencies directly concerned with national defense of discoveries that have military value or significance, and the furnishing by such agencies, to the civilian agency established to direct and control nonmilitary aeronautical and space activities, of information as to discoveries which have value or significance to that agency;
- Cooperation by the United States with other nations and groups of nations in work done pursuant to this Act and in the peaceful application of the results thereof;
- The most effective utilization of the scientific and engineering resources of the United States, with close cooperation among all interested agencies of the United States in order to avoid unnecessary duplication of effort, facilities and equipment.
Perceba que 8 itens faziam parte dos objetivos da NASA para a década de 60. Como resultado, Yuri Alekseievitch Gagarin, um cosmonauta soviético, foi o primeiro homem a viajar pelo espaço, em 12 de abril de 1961, a bordo da Vostok 1.
Em resposta a este evento, as metas da NASA para a mesma década foram alteradas pelo Presidente Kennedy em 25 de maio de 1961. Veja:
“I believe that this nation should commit itself to achieving the goal, before this decade is out, of landing a man on the Moon and returning him safely to Earth. No single space project in this period will be more impressive to mankind, or more important in the long-range exploration of space; and none will be so difficult or expensive to accomplish.”
Como resultado de adotar uma única meta para dar foco ao que os EUA consideravam crucialmente necessário, em 16 de julho 1969, Neil Armstrong foi o primeiro homem a pisar na lua.
Disciplina 2 – Atue nas Medidas de Direção
As Medidas de Direção são as medidas relacionadas às atividades que se conectam por meio de uma relação de causa e efeito com as Medidas de Resultados. As Medidas de Direção são aquelas que se relacionam com o dia a dia dos times de trabalho.
Veja o exemplo: enquanto você não pode controlar com que frequência seu carro vai quebrar (uma medida de resultado), você certamente pode controlar com que frequência realiza as manutenções preventivas (medidas de direção). Quanto mais você trabalha nas Medidas de Direção, mais provavelmente você consegue influenciar as Medidas de Resultados
Imagine que sua Medida de Resultado seja aumentar a produção de milho de uma grande fazenda de 200 para 300 toneladas até dezembro deste ano. Todos nós sabemos que as chuvas são muito importantes para a produção de milho e elas podem ser previstas. Portanto, as chuvas representam uma Medida de Direção, certo?
A resposta é não! Elas são previsíveis, porém não são influenciáveis! Porém, a qualidade do solo e a quantidade de fertilizantes são medidas de direção.
Um dos fatores mais importantes da 2ª Disciplina da Execução é entender o que realmente é uma Medida de Direção e um dos grandes problemas é que os líderes normalmente passam toda sua carreira focando apenas nas Medidas de Resultado, apesar de não conseguirem afeta-las diretamente.
Há 2 razões para isso:
- Medidas de Resultado são medidas de sucesso, ou seja, os resultados que temos que alcançar;
- É muito mais fácil obter as Medidas de Resultado do que as Medidas de Direção.
Sendo assim, o princípio chave para identificar as Medidas de Direção é: INFLUÊNCIA. Uma Medida de Direção é previsível e influenciável.
Atualmente uma das medidas de resultado mais importantes na aviação é a aterrisagem/decolagem em segurança. Mas, em 1930 muitos desastres aconteciam devido a erros cometidos pelos pilotos. Um fato marcante aconteceu em 1935, quando o Major Pete Hill se envolveu em um grande acidente nos EUA: ele esqueceu de certificar-se que os elevadores de cauda foram destravados antes de decolar!
Exemplos de acidentes aéreos corriqueiros na década de 1930.
Foi aí que um grupo de pilotos se reuniu e criou algumas medidas denominadas “preflight checklist”. Seguir o check list de decolagem e aterrissagem toma alguns minutos dos pilotos, mas tem um impacto positivo enorme no resultado de um voo.
Disciplina 3 – Mantenha um Placar Envolvente
O fato de manter um placar envolvente assegura que cada pessoa conheça os resultados de seus processos em todos os momentos, de modo que saibam se estão vencendo ou não. As pessoas atuam de forma diferente quando mantêm um placar.
As pessoas atuam de forma diferente quando mantêm um placar. Se as medidas históricas (de resultados) e as medidas de direção não forem visualizadas em um placar e atualizadas regularmente, desaparecerão em meio ao redemoinho.
As pessoas perdem o engajamento quando desconhecem o placar e, quando constatam, por meio de uma rápida consulta, se estão ou não tendo êxito, se tornam profundamente engajadas.
Imagine assistir a um jogo de basquete sem que haja a presença de um placar no ginásio poliesportivo onde a partida está ocorrendo. Será que a plateia vai prestar atenção ao jogo? A plateia terá momentos de empolgação para incentivar o time a superar desafios durante o jogo? O time saberá em que momentos deve atacar com mais intensidade ou recuar para garantir o resultado satisfatório?
Grandes equipes sabem, a cada momento, se estão vencendo ou não. Elas têm que saber, do contrário, não saberão o que fazer para ganhar o jogo.
Ao contrário do que muitos líderes pensam, os placares:
- Não são apenas para os líderes;
- Não compreendem planilhas complexas com milhares de números.
Na verdade, os placares:
- São para toda a equipe;
- Servem para impulsionar a execução;
- Deve conter poucos gráficos simples e que indiquem: “precisamos estar aqui e nos encontramos aqui neste exato momento. ”
Um placar envolvente informa à equipe onde ela se encontra e onde deveria estar, informação essencial para solução de problemas e tomadas de decisão.
Para ajudar a definir se um placar é realmente envolvente, as seguintes perguntas devem ser respondidas:
- É simples? Ele tem que ser simples!;
- Posso vê-lo facilmente? O placar deve ficar visível para a equipe! Sem um placar visível, as metas crucialmente importantes poderão ser esquecidas em poucas semanas em meio às urgências das responsabilidades diárias;
- As medidas de resultado e as medidas de direção são visíveis? A medida de direção é a que o time pode afetar e a medida de resultado é o que desejam realizar!
- Consigo saber instantaneamente se estou vencendo? Use a regra dos 5 segundos!
Enfim, é importante ter em mente que resultados produzem engajamento. Isto é verdadeiro quando a equipe consegue ver o impacto direto de suas ações nos resultados de seus processos e da empresa.
Nada afeta mais o moral e o engajamento do que o sentimento de uma pessoa por estar vencendo. Ter êxito, muitas vezes é mais poderoso do que recompensas em dinheiro, pacote de benefícios etc.
Disciplina 4 – Crie uma Cadência de Responsabilidade
Criar cadência de responsabilidade significa criar um ciclo ao qual se recorre frequentemente para a informação sobre o desempenho passado e planejamento para que o placar evolua.
É nesta disciplina que a execução realmente acontece.
Muitos líderes definem execução como capacidade de estabelecer uma meta e alcança-la. As disciplinas 1, 2 e 3 propiciam foco, clareza e engajamento. Já a disciplina 4 faz com que a equipe assegure que a meta seja alcançada e cria responsabilização.
Responsabilização significa assumir compromissos pessoais perante a equipe para impulsionar o placar e depois prestar contas de um modo disciplinado.
Para manter essa disciplina é importante que a equipe se reúna pelo menos 1 vez por semana por no máximo 20 a 30 minutos, estabelecendo sua cadência de responsabilidade para avançar em direção ao objetivo proposto.
O foco da reunião de cadência é manter a prestação de contas mútua pela tomada de ações que impulsionarão as medidas de direção. Para manter o foco com objetivo de realizar as reuniões periódicas de cadência é necessário seguir 2 regras importantes:
- A reunião deve ser realizada sempre no mesmo dia e horário (essa consistência é crítica para sustentar o ritmo de desempenho;
- O redemoinho (dia a dia) nunca é permitido numa reunião de cadência. Não importa quão urgente uma questão possa parecer, a reunião se limita exclusivamente a ações e resultados que movem o placar.
As reuniões podem variar em conteúdo, mas a agenda é sempre a mesma:
- Prestar contas: reporte os compromissos assumidos;
- Revisar o placar: aprenda com os sucessos e fracassos;
- Planejar: libere o caminho e assuma novos compromissos.
Exemplo de situação que ilustra o modelo representado pela figura acima:
- Antonio é membro de uma equipe de vendas cuja medida de direção é apresentar duas novas propostas a cada semana. Ele sabe que sua lista de novos clientes está se esgotando. Assim sendo, para esta semana, o seu compromisso poderia ser conseguir novos nomes e informações para contatos com novos clientes, assegurando o suficiente para que tenha êxito na mudança de dois deles para o estágio de proposta.
Sem o ritmo constante de responsabilização da Disciplina 4, haverá sempre coisas que os membros da equipe sabem que devem fazer, mas que na verdade nunca fazem com regularidade.
Benefícios das 4DX
Com a implantação das quatro Disciplinas da da Execução, os seguintes benefícios são alcançados:
- Maior foco e aumento da probabilidade de atingir as metas desejadas para o negócio;
- Garantia da sustentação do negócio;
- Entendimento da relação de causa e efeito entre medidas de resultado e medidas de direção;
- Maior probabilidade de solucionar problemas;
- Aumento do engajamento da equipe;
- Criação de um ambiente de comprometimento e responsabilidade com as ações que devem ser conduzidas no dia a dia para atingir os resultados almejados.
Aplicação
A Nortegubisian realizou um projeto de Estruturação e Implantação do Modelo de Gestão e Melhoria Contínua envolvendo desde a estratégia até a operação em uma operadora logística.
O modelo mental para o desenvolvimento deste projeto foi baseado nas quatro Disciplinas da Execução e os seguintes passos foram desenvolvidos:
- Revisão anual do modelo de negócios – Estratégia da empresa Quadro Canvas;
- Revisão e acompanhamento mensal do BSC (Balanced Scorecard nas RGEs) – Reuniões de Gerenciamento Estratégico;
- Seleção das batalhas do ano;
- Desdobramento dos indicadores estratégicos em indicadores táticos e operacionais para permitir a atuação sobre as medidas de direção;
- Reuniões de Gerenciamento Estratégico (RGE) para apresentação dos indicadores do mês, apresentação dos status dos planos de ação em desenvolvimento e priorização das novas frentes de melhoria a serem trabalhadas;
- Os indicadores operacionais vinculados as batalhas e que exercem forte influência sobre elas devem ser monitorados constantemente e devem estar à vista de todos os colaboradores;
- Seleção dos projetos a serem executados com base nas batalhas a serem travadas;
- Desenvolvimento do modelo de ata de convocação para a RGO – Reunião de Gerenciamento Operacional – descrevendo os convocados e as dados e informações que cada membro precisará preparar para a reunião;
- Reunião de Gerenciamento Operacional (RGO) para discussão em torno da causa de um problema relacionado a uma batalha travada pela empresa e que foi pontuada na RGE como um ponto crítico e, portanto, passível de ser trabalhado para a proposição de uma solução;
- Consolidação do plano de ação e formalização para a equipe envolvida – Plano de Ação em formato A3 para facilitar a Gestão Visual;
- Paralelamente ao ciclo de reuniões, as equipes são submetidas a treinamentos para aplicação de ferramentas básicas da qualidade. Esta iniciativa tende a melhorar a visão crítica da equipe para resolução de problemas e consequentemente para a proposição de soluções cada vez mais assertivas;
- Inserção das atividades previstas no plano de ação no sistema Kanban de gerenciamento das ações (por área e por responsável) garantindo que os prazos sejam cumpridos conforme o planejamento;
- A adoção de ferramentas de gestão de projeto permite uma visualização global de todas as ações em andamento, por departamento e por responsável. Este aspecto é de extrema relevância para identificar os recursos que se encontram sobrecarregados e aqueles que estão sendo pouco demandados. Assim, é possível realizar uma distribuição de tarefas mais harmônica, reduzindo substancialmente a taxa de insucesso dos planos de ação e projetos em execução;
- Finalizada a etapa de planejamento, os planos de ação são formalizados para a equipe executadora e em seguida são expostos nos quadros de gestão à vista;
- Início do ciclo de acompanhamento e realização das reuniões de cadência cujo objetivo é avaliar a progressão das ações;
- Um recurso interno, juntamente com o apoio da consultoria, é o facilitador das reuniões de cadência, responsável por manter o ritmo de trabalho e a constância das reuniões e ainda por prestar o suporte técnico necessário;
- As melhorias implementadas refletem nos indicadores de desempenho da empresa que por sua vez influenciam o Programa de Reconhecimento e Recompensa dos colaboradores, gerando um ciclo virtuoso de motivação e melhoria contínua.
Como resultado do trabalho de um ano de parceria, a operadora logística conseguiu reverter o cenário de prejuízo e retomou o ponto de equilíbrio operacional.
Agora o desafio é retomar a lucratividade almejada.
Referência: A metodologia das 4DX foi desenvolvida pela Franklin Covey Consulting e adotada pela Nortegubisian.
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