O desafio de aumentar a produtividade na empresa concomitantemente à redução dos custos operacionais é enfrentado — e temido — por vários gestores da atualidade, não é mesmo? Ao buscar mais eficiência e também resultados melhores, algumas etapas essenciais de planejamento podem ser esquecidas e isso afeta seriamente o êxito de qualquer investimento.
A produtividade é um objetivo essencial em qualquer tipo de empresa e possui impacto decisivo no sucesso ou fracasso de um negócio. Isso porque, cada vez mais, os donos de negócios e gestores têm buscado fazer mais enquanto utilizam menos recursos e, assim, a companhia que não acompanha esse padrão acaba por não conseguir competir com as suas concorrentes.
Muitas das empresas atuais possuem ambientes de trabalho maçantes e com alto nível de estresse. Isso diminui o engajamento dos seus colaboradores que, muitas vezes, se sentem desestimulados a dar o seu melhor no desempenho das funções.
Nesse tipo de cenário, há uma visível baixa de produtividade que afeta todo o corpo da empresa de forma negativa. Por isso, investir em um bom planejamento e em alternativas que geram menos desperdício é imprescindível para ampliar o desenvolvimento do negócio e, consequentemente, a produtividade do negócio como um todo.
Pensando nisso, desenvolvemos o conteúdo deste post com 6 dicas de como aumentar a produtividade em uma empresa — sem que isso signifique aumentar custos e reduzir a qualidade dos produtos e/ou serviços — e algumas maneiras possíveis de medi-la. Continue lendo para saber mais sobre o assunto!
1. Estimule e motive os colaboradores
Quando falamos em aumentar a produtividade, a primeira coisa que a vem à cabeça da maioria dos gestores e profissionais de RH é a motivação e o estímulo dos colaboradores e esse é, de fato, um ponto importantíssimo em uma empresa.
Nesse sentido, algumas condutas podem ser adotadas para incentivar a eficiência através da motivação. Por isso, você precisa reconhecer o bom trabalho dos funcionários por meio de bônus, aumentos de salários ou gratificações e oferecer um ambiente de trabalho humanizado, agradável e organizado. Além disso, é necessário priorizar promoções internas para que seja possível realizar novas contratações.
2. Regule a comunicação interna
A má comunicação interna é um dos fatores que mais atrapalha a produtividade de uma empresa. É necessário que haja um diálogo claro e que a abertura da comunicação seja oportunizada para que os colaboradores sintam que estão recebendo a devida atenção dos superiores.
Também é necessário padronizar os demais meios de comunicação, como os e-mails e a intranet, por exemplo. Investir em um mural de recados também é uma boa opção para abrir o canal de comunicação entre todos.
3. Dê feedbacks
Se você busca uma forma poderosa e econômica para dar um retorno aos seus colaboradores, o feedback é a melhor opção. Além de ajudar no desenvolvimento individual, o feedback mostra exatamente onde está o erro e como consertá-lo.
Tudo isso impacta de maneira positiva e ajuda a aumentar a produtividade geral da empresa, já que os colaboradores se tornarão cada vez mais eficientes e proativos. Entretanto, é importante lembrar que esse retorno deve ser feito de forma amigável e construtiva — e nunca de uma forma que menospreze o trabalho feito.
4. Alinhe metas e objetivos
Muitas empresas ainda não se atentaram à importância do alinhamento de metas e objetivos para a produtividade. Para que a sua companhia tenha um diferencial, é imprescindível investir nesse tipo de estratégia.
Portanto, estabeleça metas de curto e longo prazo e comunique-as aos colaboradores. Ademais, é necessário que essas metas sejam tangíveis — pois de nada adianta propor algo que seja inalcançável, certo?
É interessante que cada um entenda a sua importância nesse processo de alinhamento de forma que eles consigam se empenhar ainda mais no desempenho de suas funções. Quando uma parte da engrenagem não funciona todo o corpo padece.
5. Mantenha a clareza dos processos e defina responsabilidades
Mapear e padronizar os processos são duas atitudes cruciais para definir o sucesso de uma empresa. É necessário elaborar um planejamento bem estruturado a fim de que as metas e objetivos estejam alinhados aos propósitos da companhia.
Além do mais, a clareza nos processos é essencial para definir os limites que cada colaborador pode atingir na execução de suas funções. Assim, é necessário estabelecer, em cada um deles, uma consciência acertada sobre influência das responsabilidades individuais no resultado final do processo.
Tudo isso, mais uma vez, só é possível a partir do alinhamento e da boa comunicabilidade interna.
6. Invista na qualificação dos colaboradores
Contratar bons profissionais é importante, mas não é garantia de que eles sempre oferecerão o suporte que a empresa necessita. Portanto, o foco na qualificação constante deve ser exercido para garantir que os profissionais sempre proporcionem um serviço de qualidade.
A solução é investir em treinamentos e atualizações — tanto para os novos funcionários, quanto para os mais antigos. Há também a possibilidade de oferecer cursos EAD e palestras com temas atuais ou sobre novas tecnologias.
Bônus: Maneiras em que a produtividade pode ser medida
Ao entender a importância desse indicador de sucesso, é também fundamental saber como medi-lo a fim de alterar as estratégias caso seus níveis se encontrem abaixo do desejado. Veja algumas dicas de como fazer essa medição.
Comparação entre planejamento e execução
Se você quer saber como anda a produtividade da sua empresa, é necessário fazer uma comparação entre o que foi planejado e o que foi, de fato, executado.
O ideal é que os resultados obtidos sejam 100% compatíveis e você deve se empenhar ao máximo para chegar o mais próximo possível disso.
Tempo dedicado a cada tipo de atividade
Aqui, o próprio nome já dá uma sugestão do que deve ser feito: medir quanto tempo os colaboradores têm se dedicado a cada tipo de serviço para saber quais áreas precisam de uma dedicação maior e quais podem se desenvolver normalmente sem demandar muito tempo.
Medição do retrabalho
Retrabalho é o tempo gasto consertando trabalhos que não ficaram bem-feitos, ou seja, é um tempo perdido que poderia ser gasto produzindo ainda mais.
É preciso descobrir onde os colaboradores estão errando e, a partir daí, buscar alternativas para solucionar os problemas — como treinamentos corporativos para o aumento da produtividade, por exemplo.
Como você pode perceber, aumentar a produtividade da empresa é possível ao aprender com os erros e a partir de mudanças pontuais no ambiente profissional. Portanto, não perca mais tempo e comece agora mesmo a aplicar as dicas acima para garantir o sucesso nos negócios!
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